Welche Vorteile bietet ein adäquates Konzept mitsamt Kommissionierer?

Über die Vorteile von Kommissionierern ist schon sehr viel gesprochen und geschrieben worden (vgl. auch den nachfolgenden Beitrag "Wie Sie die Digitalisierung nutzen können"). Genannt werden dabei vor allem:

• Platzersparnis bei der Warenlagerung,
• Einsparungen im Personalbereich,
• Optimierung von Prozessen und
• Vermeidung von Fehlern.

Sicherlich sind all diese Gründe für die Anschaffung eines Kommissionierers richtig. Doch sie beleuchten nur Teilaspekte des großen Themas „Inhouse-Logistik in der Apotheke“. Denn ein Kommissionierer lässt sich nicht isoliert von den gesamten Arbeitsabläufen betrachten. Vielmehr muss er in das Inhouse-Logistik-Konzept integriert und dann auch sinnvoll genutzt werden.

Dafür ist es notwendig, dass Sie schon im Vorfeld der Anschaffung die Arbeitsabläufe mit dem Kommissionierer durchdenken, beschreiben und mit konkreten Zielen verbinden. Zwei dieser Ziele könnten beispielhaft sein:

• Sie wollen Ihre Großhandelslieferungen dahingehend anpassen, dass die Warenverfügbarkeit in der Apotheke höher wird und Sie somit einen Vorteil im Wettbewerb um die Kunden erzielen.
• Sie wollen neue Mitarbeiter durch technisch gut ausgestattete Arbeitsplätze gewinnen.

Doch schon hier fangen die Probleme an: Viele Apothekenleiter fragen sich im Vorfeld nicht: „Was will ich eigentlich erreichen?“ Vielmehr legen sie sich einen Kommissionierer zu, stellen ihn in der Apotheke auf und passen dann die entsprechenden Arbeitsprozesse an den Automaten an. Sie zäumen das Pferd also von hinten auf.

Planen Sie die Räumlichkeiten einer neuen Apotheke und wollen in diese auch einen Kommissionierer einbauen? Dann heißt es: Achtung! Denn oftmals wird die gesamte Planung der Apotheke – also sowohl von Offizin als auch von Backoffice – am Kommissionierer und seinen Abmessungen ausgerichtet. Dabei gilt das Credo, dass der Kommissionierer immer unmittelbar hinter der Sichtwahl zu stehen hat, um eine aufwendige Fördertechnik mit langen Wegen zu vermeiden. Doch diese Vorgehensweise schränkt die planerischen Möglichkeiten sehr stark ein. Erstellen Sie also auch in diesem Fall zunächst ein Konzept und legen Sie dann erst davon ausgehend den Standort des Kommissionierers fest.

Im Folgenden wollen wir nun näher auf die beiden schon beispielhaft angeführten Ziele eingehen, die Sie mit Ihrem Inhouse-Logistik-Konzept erreichen können. Wenden wir uns also zunächst der Bestellung und Bearbeitung von Großhandelslieferungen zu: Denkbar wäre hier z.B., dass die Apotheke das Konzept hat, sich sehr häufig beliefern zu lassen. Ihr Warenlager ist somit mehr oder weniger das des Großhandels. Ein Kommissionierer ist dafür nicht notwendig.

In Rahmen eines anderen Konzeptes hingegen versucht die Apotheke, auf ein gut ausgesteuertes Warenlager zurückzugreifen. Dazu muss sie in der Lage sein, eine größere Warenmenge in möglichst kurzer Zeit zu bearbeiten – optimalerweise dann, wenn das Kundenaufkommen möglichst gering ist.

Was sind die Voraussetzungen, um das zu gewährlichesten? Zum einen ein Programm für Ihre Warenwirtschaft, das den Prozess der Mengenbündelung unterstützt. Ein solches Programm optimiert die Bestellung: Es schlägt Ihnen also vor, wie viele und welche Artikel mit welcher Sendung geliefert werden sollen. Zum anderen kommt hier der Kommissionierer ins Spiel: Er gewährleistet eine schnelle und zügige Warenbearbeitung – wenn er vollautomatisch funktioniert und mit einer Verfalldatenerkennung ausgestattet sind, sogar außerhalb der Apothekenöffnungszeiten. Als Folge ist ein Großteil der regelmäßig benötigten Ware immer in der Apotheke verfügbar – und nicht erst auf dem Weg dorthin oder im Großhandelslager. Damit lässt sich auch die Anzahl der Artikel, die eventuell über einen Botendienst nachgeliefert werden müssen, deutlich reduzieren.

Mit einem solchen Konzept sparen Sie – nach den entsprechenden Investitionen – Folgendes ein:

• Personalkosten für die Warenbearbeitung,
• Personalkosten für die Botenfahrten,
• Gebühren, die der Großhandel eventuell für jede einzelne Tour zur Apotheke verlangt.

Zudem wird auch die Umwelt mit jeder Fahrt, die ein Bote nicht zum Kunden und der Großhändler nicht zu Ihnen unternehmen muss, weniger geschädigt.

Für die Zukunft wichtig ist aber vor allem auch ein weiterer Aspekt: Mit der höheren Warenverfügbarkeit steigern Sie die Kundenzufriedenheit. Hierdurch haben Sie einen Wettbewerbsvorteil gegenüber dem Versandhandel: Denn wenn der Kunde seine Medikamente bei Ihnen gleich mitnehmen kann, verzichtet er vielleicht darauf, sie im Internet zu bestellen.

Weiterhin sollten Sie auch nicht vergessen, welche Wirkung Ihr Inhouse-Logistik-Konzept auf die Personalsituation in Ihrer Apotheke haben kann: In der heutigen Zeit wollen Menschen sinnvoll beschäftigt werden. Dazu aber zählt beispielsweise die manuelle Bearbeitung einer seitenlangen „Renner-/Penner“-Liste definitiv nicht: Sie ist mühsam und zeitintensiv. Und darüber hinaus – im Hinblick auf die Personalkosten – auch noch teuer. Zudem sind die Ergebnisse meistens fehlerhaft. Dabei haben Sie heute alle technischen Möglichkeiten, diese Arbeitsabläufe elektronisch durchzuführen. Im besten Fall müssen Sie das Ergebnis dann nur noch kontrollieren.

Damit ein potenzieller Mitarbeiter auch bei der angespannten Situation auf dem Personalmarkt beschließt, für Sie zu arbeiten, müssen zunächst Gehalt und Sozialleistungen stimmen. Entscheidend sind aber die weichen Faktoren wie das Arbeitsklima und die Zukunftssicherheit des Arbeitsplatzes. Ist Ihre technische Ausstattung zeitgemäß und stark ausgeprägt, werden potenzielle Mitarbeiter das mit einer solchen Zukunftssicherheit in Verbindung bringen – zumal sie an ihre Tablets und Smartphones gewöhnt sind und eine entsprechende Technik auch an ihrem Arbeitsplatz wiederfinden wollen. Mit einem modernen Inhouse-Logistik-Konzept – inklusive leistungsstarkem Programm für Ihre Warenwirtschaft und Kommissionierer – können Sie das gewährleisten. Sie stellen damit zudem Arbeitsbereiche zur Verfügung, die technikaffinen Mitarbeitern allerhand Möglichkeiten zum Ausprobieren und Optimieren bieten. Das steigert die Arbeitszufriedenheit und damit auch die Ergebnisse (vgl. auch den Beitrag "Wie Sie Mitarbeiter und Kunden binden").

Natürlich sollten Sie Ihre Mitarbeiter adäquat schulen (lassen), damit sie die Potenziale Ihrer Inhouse-Logistik auch möglichst in ihrer Gänze nutzen können. Das nämlich ist in der Praxis leider selten der Fall.

Ein Kommissionierer kann ein wichtiger Teil Ihres Inhouse-Logistik-Konzeptes sein. Sie sollten ihn dabei allerdings nicht um seiner selbst willen anschaffen. Fragen Sie sich vielmehr, welche Ziele Sie haben und wie bzw. ob Sie den Kommissionierer dafür sinnvoll in Ihr Konzept integrieren können. Ist Ihr Konzept ablauf-, ergebnis- und mitarbeiterorientiert, können Sie einen Kommissionierer in der Regel zielführend einsetzen.

Joachim Ullrich, Apothekenberatung und -entwicklung, 61381 Friedrichsdorf, E-Mail: info@apothekenberatung-ullrich.de