Wie Sie die Digitalisierung nutzen können

Die Digitalisierung der Welt nimmt immer schneller an Fahrt auf. Mittlerweile hat sie bereits sehr viele Bereiche unseres Alltags erfasst: Wer kann sich heute noch ein Leben ohne Smartphone vorstellen? Bankgeschäfte und zahlreiche Einkäufe werden online erledigt. Und Lastkraftwagen wie Elektroautos für den Personenverkehr können schon autonom fahren – auch wenn dies bisher gesetzlich nur unter Kontrolle eines Fahrers zulässig ist.

Vor einigen Jahrzehnten herrschte die Angst vor, dass Arbeiter (sogenannte „Blue Collars“) durch Roboter ersetzt werden könnten. Diese Befürchtung hat sich in vielen produzierenden Betrieben bewahrheitet. Dabei sind die typischen Tätigkeiten der Arbeiter zunehmend anspruchsvoller geworden und beschränken sich keinesfalls mehr auf die beispielsweise einfachen repetitiven Tätigkeiten einer Fließbandproduktion.

Der fortschreitende Digitalisierungsgrad ermöglicht es mittlerweile, sogar die Tätigkeiten der Angestellten (sogenannte „White Collars“) zu ersetzen. Eine Tatsache, die sich auch Apotheken zunutze machen sollten: Gerade in Zeiten, in denen sich der Personalmangel am Arbeitsmarkt weiter verschärft, ist die Digitalisierung von Tätigkeiten ein adäquates Mittel, um die Arbeitslast von den Apothekenteams zu nehmen. So können sich diese weiterhin voll auf das Kerngeschäft konzentrieren – die Beratung und Versorgung der Bevölkerung mit Gesundheitsprodukten.

Häufig wird die Digitalisierung als Gegner der Apotheken und als Bedrohung für die Apotheken-Arbeitsplätze gesehen: Stichworte „Online-Versandapotheken“ oder „Abgabeautomaten“. Realistisch betrachtet stellt allerdings der Mangel an geeigneten Arbeitskräften für die deutschen Apotheken den größten „Kittel-Brenn-Faktor“ – also das dringlichste Problem – dar.

Unter Apothekern herrscht derzeit eine Beschäftigungsquote von über 99% (zur Erinnerung: ab 97% spricht man von „Vollbeschäftigung“). Die Bundesagentur für Arbeit hat den Apothekerberuf offiziell als Mangelberuf anerkannt. Eine Situation, welche die leidgeplagten Kollegen nicht überraschen dürfte, denn die Personalsituation in den Apotheken ist seit Jahrzehnten extrem angespannt, und pharmazeutisches Personal lässt sich kaum auf dem Arbeitsmarkt finden.

Hinzu kommt, dass sich in den kommenden Jahren die sogenannte „Babyboomer-Generation“ in den Ruhestand verabschiedet. Hierdurch wird es zu einer weiteren Verschärfung der Personalsituation kommen: Es ist davon auszugehen, dass nicht nur das „Angebot“ an pharmazeutischem, sondern auch an nicht-pharmazeutischem Personal weiter stark zurückgehen wird.

Für Apothekenleiter ist dies problematisch, da Stellen oft über Jahre unbesetzt bleiben. Außerdem werden zum Teil Angestellte beschäftigt, die den Ansprüchen nicht genügen. Aufgrund des Mangels muss aber mit diesem Personal weitergearbeitet werden – Alternativen fehlen. Die Folge ist ein eindeutiger Qualitätsverlust.

Dem lässt sich entgegenwirken: Im Apothekenalltag können zahlreiche Tätigkeiten und Arbeitsabläufe vereinfacht und unter Umständen sogar vollständig durch Digitalisierung bzw. Automatisierung übernommen werden. Die folgenden Beispiele zeigen Ihnen, in welchen Bereichen Sie dies nutzen können.

Beispiel 1: Warenwirtschaft

Kommissionierer können Großhandelssendungen vollautomatisch einräumen und sogar die Verfalldaten auslesen und an das Warenwirtschaftssystem melden (vgl. auch den Beitrag "Welche Vorteile bietet ein adäquates Konzept mitsamt Kommissionierer"). Um Lesefehler zu vermeiden, bieten die Systemanbieter selbstlernende Softwareprogramme an. Diese lernen nach Rückmeldung durch das Personal, die Verfalldaten bei den entsprechenden Artikeln zukünftig korrekt auszulesen. Das trägt zu einer enormen Reduktion des Arbeitsaufwandes im Bereich der Warenwirtschaft bei und ersetzt in Teilen die PKA.

Beispiel 2: Temperaturüberwachung

Die Überwachung und Aufzeichnung der Umgebungstemperatur wird mittlerweile von der Apothekenbetriebsordnung verlangt. Auf dem Markt sind technische Lösungen erhältlich, die eine permanente Temperaturmessung und -aufzeichnung in einer Cloud ermöglichen. Reports in grafischer und tabellarischer Form können nach Anforderungen entsprechend vollautomatisch generiert und den Behörden auf Verlangen vorgezeigt werden.

Beispiel 3: Dokumentation

Nahezu die gesamte Buchhaltung der Apotheke lässt sich auf ein elektronisches Archiv umstellen. In der täglichen Routine werden Lieferscheine und Rechnungen gescannt und in einem elektronischen Dokumentenmanagementsystem (DMS) abgelegt. Damit können Sie den Anforderungen der Finanzbehörden gerecht werden, die eine Aufbewahrung der Großhandelslieferscheine für zehn Jahre verlangen – ohne dass Sie dabei in Papier versinken!

Ein DMS bietet neben dem elektronischen Archiv auch die Programmierung von sogenannten „Workflows“, die es Ihnen beispielsweise ermöglichen, das Überweisen von Rechnungen und andere Routinen automatisch in die Wege zu leiten.

Des Weiteren können die Buchhaltungsunterlagen auf vollständig elektronischem Wege an den Steuerberater übertragen werden. Hierdurch lässt sich der Arbeitsaufwand sowohl für die Apotheke als auch die Steuerkanzlei enorm reduzieren.

Abgesehen davon ist es im Rahmen einer Betriebsprüfung erheblich leichter, Dokumente aufzufinden und bereitzustellen.

Beispiel 4: Mitarbeitereinsatzplanung

Häufig ist es lästig und zeitaufwendig, den Einsatz der Mitarbeiter zu planen und Stundenkonten zu führen. Auch hierfür gibt bereits einige preisgünstige webbasierte Lösungen auf dem Markt: Neben der übersichtlichen Darstellung des individuellen Arbeitsplanes haben die Mitarbeiter so immer eine aktuelle Übersicht über die Besetzung der Apotheke und über das eigene Stunden- und Urlaubskonto – sowohl im entsprechenden Internetportal als auch über Apps auf ihren mobilen Endgeräten wie Smartphones oder Tablets.

Der Apothekenleiter kann mittlerweile über Schnittstellen zwischen Warenwirtschaftssystemen und der Einsatzplanungssoftware die Besetzung der Apotheke optimiert planen. Dabei besteht die Möglichkeit, sich am Umsatz bzw. der entsprechenden Kundenfrequenz zu orientieren.

Aufgrund der aktuellen Personalsituation auf dem Apothekenmarkt ist eine digitale Vereinfachung der Arbeitsabläufe ein wichtiger Erfolgsfaktor für die nächsten Jahre.

Häufige Argumente gegen die Digitalisierung sind die anfallenden Kosten und der scheinbare Mehraufwand. Dies schlägt sicherlich bei der Einführung der digitalen Hilfsmittel zu Buche. Hier müssen Sie unbedingt darauf achten, dass Ihr Team hinreichend geschult und die Hilfsmittel dann ebenso konsequent wie korrekt eingesetzt werden. Nur so können Sie die vollen Potenziale der Digitalisierung heben, um damit das bestehende Team zu entlasten.

Die Personalkosten stellen den größten Kostenblock in Ihrer Apotheke dar. Bei konsequenter Umsetzung der digitalen Konzepte können Sie allerdings deutlich Personal einsparen und infolgedessen die Erträge des Apothekengeschäfts steigern.

Dr. Uwe Weidenauer, Apotheker, 69469 Weinheim, E-Mail: uwe.weidenauer@gesundheit-rheinneckar.de