Wie Sie neue Wege bei Personalrekrutierung und -einsatz gehen können

Den Klagen in den pharmazeutischen Medien zum Personalmangel in den deutschen Apotheken liegen häufig hausgemachte Probleme zugrunde: Nur selten sind die Apothekenleiter bereit, beispielsweise bei der Personalrekrutierung oder beim Personaleinsatz von Standards abzuweichen.

Die wichtigste Aufgabe in der Apotheke ist und bleibt es, für die Kunden da zu sein – umso mehr, weil die Kunden mehrheitlich Patienten sind und somit der vollen Präsenz und Aufmerksamkeit bedürfen. Außerdem gilt: Ohne Kunden gibt es weder Umsatz noch Gewinn – und damit auch keine Existenzgrundlage für Ihr Personal und für Sie selbst!

Die mangelnde Präsenz und Zuwendung für die Kunden sind mit die Ursachen für immer mehr Apothekenschließungen. Doch statt zu handeln und dem entgegenzutreten, dampft so manch ein Apothekenleiter sein Personal noch mehr ein: Wenn dabei die Chancen der Digitalisierung nicht ausgenutzt werden, müssen immer weniger Teammitglieder weiterhin alle Arbeitsbereiche in der Apotheke abdecken. In der Folge haben sie damit immer weniger Zeit und Geduld für die Kunden. Das ist also genau der falsche Weg.

Doch wie könnte der richtige Weg aussehen? Zunächst sollten Sie – wo möglich und finanzierbar – die Digitalisierung und Automatisierung implementieren (vgl. den Beitrag "Wie Sie Digitalisierung nutzen können"). Anschließend gilt es, alle Tätigkeiten des gesamten Teams – inklusive Ihrer eigenen – am besten tabellarisch auf den Prüfstand zu stellen. Unterscheiden Sie dabei unbedingt zwischen den Tätigkeiten im HV-Bereich und denjenigen im Back-Office.

Für jede Berufsgruppe in der Apotheke (also v.a. Apotheker, PTAs und PKAs) gibt es klassische Berufsbeschreibungen mit Aufgaben, Pflichten, Grenzen und Verboten. Es besteht kein Zweifel daran, dass diese gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden müssen und eine PKA beispielsweise keine verschreibungs- oder apothekenpflichtigen Arzneimittel abgeben darf. Jenseits dieser Vorgaben jedoch bestehen durchaus Spielräume.

Um diese auszuloten, listen Sie also die Tätigkeiten aller Teammitglieder akribisch auf und ermitteln, wer sie im Moment ausführt. Dabei wird sich zeigen, dass sehr viele vom Fachpersonal geleisteten Aufgaben auch von anderen Personen erledigt werden können.

Und ja, es gibt sie sehr wohl: Jede Menge Menschen, die für diese Aufgaben geeignet sind. So ist z.B. die neue Rentnergeneration körperlich und geistig fit. Senior-Apotheker haben menschliche und fachliche Erfahrung über Jahrzehnte. Sie würden gerne als Teilzeitmitarbeiter oder Mini-Jobber in der Apotheke arbeiten. Dabei geht es ihnen nicht immer nur um eine hohe Bezahlung, sondern darum, wieder stundenweise eine sinnvolle Aufgabe zu haben und gebraucht zu werden. Deswegen sind sie zumeist auch begeistert bei der Sache!

Allerdings haben sie womöglich Defizite bei der Bedienung der Apotheken-EDV. Doch das ist kein unüberwindbares Hindernis: So können Sie als interessierter Chef eine EDV-Schulung anbieten und auch finanzieren.

Sie sollten die Senior-Apotheker nicht sofort mit dem Trubel des Handverkaufs konfrontieren. Übertragen Sie ihnen zunächst andere Tätigkeiten, die pharmazeutischen Sachverstand erfordern. Dazu zählen z.B. die Rezeptkontrolle, die Überwachung des Abholregals oder auch das Abhalten einer Sprechstunde für bestimmte Patientengruppen.

Es gibt sogar Approbierte im Seniorenalter, die mobil und sehr gerne als qualifizierte Boten unterwegs sind. Sie schwärmen, wie schön es sei, endlich mal Zeit für ein Gespräch mit dem Kunden zu haben und das mitgebrachte Arzneimittel kompetent zu erklären. Ein solcher Bote ist im Übrigen sicher wesentlich besser für das Apotheken-Image als ein Schüler oder ein ungepflegter Raucher!

Sehr gut einsetzen können Sie übrigens auch Apothekerinnen, PTAs und PKAs nach der Familienphase. Bevor etwa eine PKA an der Kasse beim Discounter arbeitet, sollten Sie sie für eine stundenweise Arbeit in Ihrer Apotheke gewinnen!

Neben den bereits genannten gibt es eine Reihe weiterer Tätigkeiten außerhalb des Handverkaufs, die sie übertragen können. Sehr viele davon müssen noch nicht einmal zu einer bestimmten Zeit bearbeitet werden: Sie lassen sich auch außerhalb der Öffnungszeiten – frühmorgens, spätabends oder an einem Samstag Nachmittag – erledigen. Zu diesen Tätigkeiten zählen (jeweils unter Beachtung der rechtlichen Vorschriften) z.B.:

• Arbeiten in Labor/Rezeptur,
• Verblisterung von Medikamenten,
• Betreuung eines zu beliefernden Heimes als fester Ansprechpartner,
• Dokumentationen,
• Arbeiten als QMS-Beauftragter,
• Erstellen und Auswerten der vielfältigen EDV-Statistiken,
• Erstellen der Bestelllisten für den Direkteinkauf,
• wöchentliche oder zweimal monatliche Bearbeitung von Retouren,
• Auffüllen der Sicht- und Freiwahlregale, des Verpackungsmaterials und der Behältnisse in der Rezeptur,
• körperliche Inventur des Warenlagers,
• Erstellen von Arbeits- und Urlaubsplänen,
• Verwaltung der Incentives für Kunden und der Kundenzeitschriften,
• Vorbereitung für Aktionen mit der Industrie als regelmäßige Events zur Kundenbindung,
• Dekoration von Verkaufsraum und Schaufenster,
• Pflege der Homepage und Konzeption von Flyern,
• Besuch relevanter Tagesseminare mit der Auflage, ein Protokoll zu erstellen und an alle Kollegen bei einer Teambesprechung weiterzuleiten,
• „Außendienst-Funktion“ für die Apotheke bei Arztpraxen, Heimen, Schulen, Kindergärten und Sportvereinen, um Wünsche und Anliegen zu erfragen bzw. Vorträge anzubieten und auch zu halten (vgl. auch AWA 18/2017).

Wenn Sie diese Tätigkeiten an Teilzeitkräfte oder Mini-Jobber übertragen, ist es unverzichtbar, diesen Personen zu vermitteln, dass sie zum Team gehören. Sie sollten sie deswegen auch zu den Teambesprechungen einladen. Ebenso sollten Sie ihnen immer wieder Schulungen anbieten und deren Kosten auch tragen. Vermeiden Sie unbedingt, dass sich diese Menschen als Mitarbeiter zweiter Klasse fühlen!

Einwenden ließe sich eventuell, dass die Personalkosten ausufern könnten. Dieses Argument ist allerdings leicht zu entkräften, wenn Sie den Personaleinsatz wirtschaftlich sinnvoll planen. Achten Sie dabei zum einen auf die Flexibilität für die Mitarbeiter und zum anderen darauf, dass während der gesamten Öffnungszeiten immer genügend Personal vor Ort ist – doch auch nicht mehr als tatsächlich benötigt wird (vgl. auch AWA 17/2017).

Sie selbst als Chef sollten dabei immer der Joker sein. Denn schließlich kann es doch hin und wieder vorkommen, dass ein Mitarbeiter z.B. durch unerwartete Krankheit ausfällt.

In einer größeren Apotheke bietet es sich zudem an, einen Betriebswirt als Entlastung des Chefs einzustellen. Dieser kümmert sich dann z.B. professionell um die Finanzen und den Direkteinkauf. Zudem übernimmt er auch die sonstigen nicht-apothekerlichen Verwaltungsaufgaben. Sie selbst haben dann zum einen mehr Zeit für Ihre Kunden und zum anderen – was ebenso wichtig ist – für die Führung Ihres Teams!

Karin Wahl, Fachapothekerin für Offizinpharmazie Unternehmensberatung e.K., 70195 Stuttgart, E-Mail: karin.wahl@t-online.de