Wie Sie bedarfsgerecht mittels digitaler Hilfsmittel planen

Die Personaleinsatzplanung ist häufig ein sehr zeitaufwendiges Thema bei der Leitung einer Apotheke bzw. eines Apothekenverbundes. Durch den gezielten Einsatz von digitalen Hilfsmitteln lässt sie sich allerdings weitestgehend automatisieren und mit wenig Aufwand optimal organisieren. So kann z.B. auch die Besetzungsstärke an die saisonale Kundenfrequenz angepasst werden.

Viele Bereiche der Arbeitswelt sind von einer immer stärkeren Flexibilisierung der Arbeitsplätze betroffen. Beispielsweise verfügen pharmazeutische Unternehmen heutzutage oft nur noch über Schreibtische für zwei Drittel ihrer Mitarbeiter und bieten keine festen Sitzplätze mehr an. Homeoffice-Arbeitsplätze an mehreren Wochentagen sind zur Regel geworden. In den Apotheken hingegen verhält es sich anders: Hier ist man auf die Präsenz der Mitarbeiter angewiesen.

Die Ansprüche der Kunden in Zeiten der Digitalisierung haben sich auch gewaltig verändert. Patienten kommen teilweise genervt von langen Wartezeiten aus der Arztpraxis und wollen ihre Verordnung so schnell wie möglich erhalten. Nun lassen sich Online-Bestellungen mit einem gefühlt geringeren Zeitaufwand abwickeln als ein Apothekenbesuch. Insofern sind die kompetente Beratung und die gleichzeitig zügige Bedienung der Kunden wichtige Wettbewerbsfaktoren für die stationäre Apotheke – und damit differenzierende Merkmale gegenüber dem Online-Geschäft. Voraussetzung hierfür ist wiederum, dass das Personal in ausreichender Zahl vorhanden ist und auch die notwendige Zeit zur Beratung hat.

Das Personal stellt den größten Kostenblock der Apotheke dar. Gleichzeitig wird es auf dem Arbeitsmarkt immer knapper. Ein optimierter Einsatz dieser wertvollsten Ressource ist demnach ein Thema von enormer Wichtigkeit – ein sogenannter „Kittel-Brenn-Faktor“! Doch wonach sollten Sie sich beim Personaleinsatz richten? Und wie können Sie das in der Praxis umsetzen?

Apothekenangestellte wünschen sich häufig einen möglichst konstanten Dienstplan. Dieser lässt sich auch durchaus gut mit der klassischen „Papierplanung“ oder mit Tabellenkalkulationen abbilden. Die Ergebnisse können anschließend in der Apotheke ausgehängt bzw. in Kopie verteilt werden. Allerdings ist bei der manuellen, papierbasierten Planung die Flexibilität meist gering. Zudem führt ein solches Vorgehen häufig dazu, dass die personellen Ressourcen innerhalb der Öffnungszeiten falsch verteilt werden.

Zwei Beispiele: Zum einen die Landapotheke, die für den morgendlichen Kundenansturm zu wenig Personal hat, während das Team mittags über so viel Zeit verfügt, dass es die Kunden, die die Nachlieferungen vom Morgen abholen, bei Kaffee und Kuchen bedienen kann. Zum anderen die gut etablierte Centerapotheke, in der das Personal während der ersten Öffnungsstunden überbesetzt ist, während das Team am Abend kaum nachkommt, die Vielzahl an Kunden zu bedienen – und schon über den Einsatz von Rollschuhen zur Beschleunigung der Arbeitsabläufe nachgedacht hat.

Diese Beispiele verdeutlichen, dass die Kundenfrequenzen in unterschiedlichen Apotheken zu unterschiedlichen Zeitpunkten ihre Spitzen haben. Und nach denen wiederum schwankt auch der Personalbedarf. Dem sollte natürlich bei der Planung Rechnung getragen werden.

Übrigens kommen zwei Faktoren bei der Planung zusätzlich erschwerend hinzu: Zum einen die bereits genannte Personalknappheit. Zum anderen die Tatsache, dass viele Apotheken einen hohen Anteil an Teilzeitkräften beschäftigen.

Eine sinnvolle Personaleinsatzplanung richtet sich nach den Erfordernissen der Kunden und stellt somit einen Schlüssel für den Geschäftserfolg dar. Die modernen Warenwirtschaftssysteme bieten die Möglichkeit, die Kundenfrequenz einer Apotheke präzise auszuwerten. Anhand dieses wichtigen Indikators besteht die Möglichkeit, eine bedarfsgerechte Personalbesetzung zu bestimmen.

Dazu sollten Sie sich eine aktuelle Planungssoftware zulegen: Sie ermöglicht Ihnen den Import der saisonalen und tageszeitspezifischen Kundenfrequenzdaten. Anschließend kann die Software den optimalen Personalbedarf für alle Zeiträume berechnen. Im Idealfall sollte dies die Grundlage für die Besetzung und die individuellen Arbeitszeiten der Teammitglieder sein.

Die Planungssoftware kann auf diesem Wege übrigens auch ein mitarbeiterspezifisches Stundenkonto führen. Dies eröffnet beispielsweise die Möglichkeit, dass Mitarbeiter in den typischen saisonalen Hochphasen – Stichwort „Weihnachtsgeschäft“ – dokumentiert Überstunden anhäufen, welche sie dann in den ruhigeren Monaten wieder abbauen können. Daraus ergibt sich eine Flexibilisierung der täglichen und saisonalen Arbeitszeit, die sich in dieser Form bei einer klassischen papierbasierten Planung oder einer Tabellenkalkulation kaum realisieren lässt.

Des Weiteren haben die Mitarbeiter stets einen Überblick über ihre aktuellen Über- bzw. Unterstunden und weiterhin über ihre noch zur Verfügung stehenden Urlaubstage im aktuellen Kalenderjahr. Zudem können sich sowohl Teammitglieder als auch Apothekenleiter stets über die Besetzung der Apotheke/n und die An- bzw. Abwesenheiten ihrer Kollegen informieren.

Ein weiterer Vorteil der Planungssoftware: Sie können Abteilungen innerhalb des Apothekenbetriebs definieren, so z.B. für die Dokumentation, für den Handverkauf, für das Marketing, für die Rezeptur oder für das Warenlager. Abhängig von der Kundenfrequenz ist es möglich, den Mitarbeitern Tätigkeiten in diesen Abteilungen zuzuweisen. Auf diese Weise können Sie beispielsweise verhindern, dass Mitarbeiter in „Hochfrequenzphasen“ versuchen, sich dem Stress zu entziehen, indem sie sich in den Backoffice-Bereich verabschieden.

Bei einer „abteilungsweisen“ Planung können Sie auch die Arbeitsstunden pro Abteilung über das Geschäftsjahr erfassen. Dies ermöglicht es, die Wirtschaftlichkeit einzelner Abteilungen bzw. Tätigkeiten innerhalb der Apotheke zu berechnen. Gerade für die Tätigkeiten in der Rezeptur ist das – insbesondere nach der letzten Honorarerhöhung – durchaus nicht uninteressant.

Im Rahmen einer Betriebsprüfung kann der Prüfer auch verlangen, dass Sie die von Ihren Mitarbeitern geleisteten Stunden nachweisen. Gerade bei Aushilfen oder Minijobbern, die gerne als Reinigungspersonal oder Botenfahrer eingesetzt werden, gilt es, über die Stunden zu zeigen, dass der gesetzliche Mindestlohn nicht unterschritten wurde. Mittels der digitalen Personaleinsatzplanung ist dies möglich: Diese enthält ja eben auch die Stundenkonten aller Mitarbeiter und belegt somit deren tatsächlichen Arbeitsaufwand.

Der konsequente Einsatz einer digitalen Personaleinsatzplanung spart nicht nur Zeit für die Apothekenleitung, sondern stellt auch ansonsten wirtschaftlich ein wertvolles Instrument dar.

Dr. Uwe Weidenauer, Apotheker, 69469 Weinheim, E-Mail: uwe.weidenauer@gesundheit-rheinneckar.de