Was gilt beim Arbeitnehmer-Datenschutz?

Als Arbeitgeber verfügen Sie über eine Fülle von Daten Ihrer Arbeitnehmer, angefangen bei Bewerbungsunterlagen über Bank- und Sozialversicherungsdaten bis hin zu eventuellen Lohnpfändungen. Jeder Arbeitnehmer hat ein Recht darauf, dass mit diesen Daten sorgsam umgegangen wird.

Im Datenschutzrecht gilt der Grundsatz des Verbots mit Erlaubnisvorbehalt. Das bedeutet vereinfacht gesagt: Es ist alles verboten, was nicht ausdrücklich erlaubt ist. Für jede Erhebung, Nutzung, Speicherung oder Veröffentlichung von Daten bedarf es also einer rechtlichen Grundlage.

Das Bundesdatenschutzgesetz erlaubt dem Arbeitgeber, mit Mitarbeiterdaten zu arbeiten, sofern dies für die Begründung und Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses notwendig ist.

Das Führen einer Personalakte ist ohne Weiteres notwendig und damit erlaubt. Der Umfang der Akte wird allerdings begrenzt durch einen weiteren Grundsatz im Datenschutzrecht, den der Datensparsamkeit: In die Akte gehört also nur das, was für die Begründung und Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist. Das sind insbesondere der Arbeitsvertrag, gegebenenfalls die Bewerbungsunterlagen, Bank- und Sozialversicherungsdaten sowie Zeugnisse über Fortbildungen, Abmahnungen und Ergebnisse von Mitarbeiterbesprechungen. Alle diese Unterlagen haben einen direkten Bezug zum Arbeitsverhältnis.

Nicht in die Personalakte gehören dagegen Unterlagen, die sich auf private Belange des Arbeitnehmers beziehen, also beispielsweise eine Liste mit Angaben zu Krankheitstagen und dem Grund für die Arbeitsunfähigkeit, Daten aus Social-Media-Profilen des Arbeitnehmers oder Angaben zu Vereinsmitgliedschaften, privaten Interessen und Vorlieben.

Die Personalakten sind so aufzubewahren, dass Unbefugte keinen Zugriff haben, beispielsweise in einem verschlossenen Aktenschrank. Wenn sie nicht analog in einer Papierakte aufbewahrt werden sollen, sondern in Form einer elektronischen Personalakte, ist dies grundsätzlich kein Problem. Der Arbeitgeber muss dann aber durch entsprechende Zugriffsbeschränkungen dafür Sorge tragen, dass ein unberechtigter Zugriff auf diese Dateien verhindert wird.

Auf der Homepage einer Apotheke finden sich oft Angaben zu den dort Beschäftigten. Damit der Kunde sich buchstäblich „ein Bild machen“ kann, werden neben dem Namen, der Funktion und den Kontaktdaten auch häufig Fotos der Mitarbeiter veröffentlicht.

Bei den sogenannten „Funktionsträgern“ eines Betriebs ist die Veröffentlichung von Kommunikationsdaten erlaubt. Ein Funktionsträger ist ein Mitarbeiter mit einem übergeordneten Verantwortungsbereich – in der Apotheke kann das insbesondere der Filialleiter, aber auch der Datenschutzbeauftragte sein. Die Angaben, die eine Kontaktaufnahme mit diesen Mitarbeitern ermöglichen, dürfen auch ohne deren ausdrückliche Einwilligung genannt werden. Veröffentlicht werden dürfen also

• der Name,
• die Funktion,
• die (dienstliche) Telefonnummer und
• eine Mail-Adresse.

Weitere Daten – dazu gehören auch Mitarbeiterfotos – sind von der gesetzlichen Erlaubnis nicht umfasst.

Fotos von Mitarbeitern dürfen nur angefertigt werden, wenn sich diese damit einverstanden erklärt haben. Das umfasst auch das Fotografieren während der Tätigkeit in der Apotheke. Wer freundlich in die Kamera lächelt, erklärt damit stillschweigend sein Einverständnis mit der Aufnahme – mehr jedoch nicht. Das Einverständnis des Mitarbeiters muss sich aber auch auf die geplante Verwendung der Fotos beziehen. Sollen also Mitarbeiterfotos in Imagebroschüren oder im Internet veröffentlicht werden, so muss sich der Arbeitnehmer mit dieser Verwendung ausdrücklich einverstanden erklären.

Der Apothekenleiter als Verantwortlicher für den Umgang mit den Mitarbeiterdaten muss nachweisen können, dass er die Fotos von seinen Mitarbeitern verwenden durfte. Zu Beweiszwecken sollte die Einwilligung daher schriftlich vorliegen. Die Einwilligung eines Mitarbeiters ist nur dann wirksam und kann lediglich dann Rechtsgrundlage für die Veröffentlichung von Fotos sein, wenn sie freiwillig erfolgt ist, der Mitarbeiter also tatsächlich eine Wahl hatte. Mitarbeiter dürfen sich somit nicht unter Druck gesetzt fühlen und insbesondere keine Nachteile zu befürchten haben, wenn sie sich weigern.

Weiterhin müssen die Mitarbeiter über die geplante Verwendung hinreichend aufgeklärt worden sein. Die beabsichtigte Verwendung sollte also möglichst genau aus dem Text der Einwilligung hervorgehen.

Mit Beendigung eines Arbeitsverhältnisses kann die Rechtsgrundlage für die weitere Aufbewahrung von Daten entfallen. Es stellt sich also die Frage, wie dann mit der Personalakte zu verfahren ist.

Selbst wenn das Arbeitsverhältnis abgewickelt wurde, sämtliche Arbeitspapiere und ein Zeugnis übergeben sind und kein Kündigungsschutzverfahren anhängig ist, kann nach wie vor ein berechtigtes Bedürfnis an der weiteren Aufbewahrung von Unterlagen bestehen. So verjähren Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis nach drei Jahren. Während dieses Zeitraums kann also der Zugriff auf Unterlagen aus der Personalakte notwendig sein. Daneben sind auch gesetzliche Aufbewahrungsfristen zu beachten, beispielsweise von zehn Jahren für Lohnsteuerunterlagen. Kein Bedürfnis für eine Aufbewahrung hingegen besteht für Bewerbungsunterlagen, Abmahnungen oder Protokolle über Mitarbeiterbesprechungen. Solche Unterlagen sind zu vernichten. Es empfiehlt sich daher, nach Beendigung eines Arbeitsverhältnisses die Personalakte in Abstimmung mit dem Steuerberater durchzugehen und zu überprüfen, welche Unterlagen nicht mehr benötigt werden.

Im Jahre 2009 hat das Landesarbeitsgericht Köln entschieden, dass das Foto einer Mitarbeiterin auch nach deren Ausscheiden auf der Homepage des Arbeitgebers bleiben dürfe, solange es nur zu Illustrationszwecken genutzt werde (Urteil vom 10.07.2009, Aktenzeichen: 7 Ta 126/09).

Zu Illustrationszwecken wird ein Foto dann genutzt, wenn es keinen direkten Bezug zur Person des Arbeitnehmers hat. Dies wäre beispielsweise dann der Fall, wenn auf einem Foto der Apotheke eine PTA im Kundengespräch zu sehen ist, ohne dass dabei ihr Name genannt wird. Das bedeutet im Umkehrschluss aber auch, dass Mitarbeiterprofile einschließlich der Fotos nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr veröffentlicht werden dürfen.

Wie verhält es sich nun, wenn ein Mitarbeiter ursprünglich seine Einwilligung gegeben hat, ein Foto rein zu Illustrationszwecken anzufertigen, dann aber aus dem Unternehmen ausscheidet und die Einwilligung widerruft? Nach Auffassung des Bundesarbeitsgerichts zumindest darf das Foto trotz des Widerrufs weiter verwendet werden (Urteil vom 11.12.2014, Aktenzeichen: 8 AZR 1010/13). Gelten soll dies bei einer allgemeinen Darstellung des Unternehmens, bei der die Person des Arbeitnehmers nicht hervorgehoben, sein Name nicht genannt und die Identität seiner Person auch sonst nicht herausgestellt wird. Demzufolge dürfen beispielsweise Gruppenaufnahmen der Belegschaft weiter genutzt werden, selbst wenn sich ihre Zusammensetzung zwischenzeitlich geändert hat. Ob diese Rechtsprechung angesichts der neuen DS-GVO allerdings weiter Bestand haben wird, bleibt abzuwarten.

Jasmin Theuringer, Rechtsanwältin, Bellinger Rechtsanwälte und Steuerberater, 40212 Düsseldorf, E-Mail: theuringer@bellinger.de