Großes Einsparpotenzial bei weichen Faktoren

Schon aus moralischen Gründen sollten weiche Faktoren wie die Mitarbeiterzufriedenheit in jedem Unternehmen groß geschrieben werden. Doch selbst wenn wir derartige Gründe ausklammern, zahlen sich weiche Faktoren aus finanzieller und damit auch aus unternehmerischer Sicht aus.

Ein schlechtes Betriebsklima macht sich an vielen Stellen im Unternehmen direkt oder indirekt finanziell bemerkbar: Es kann sowohl zu einer Zunahme von Krankheitstagen, zu kontraproduktivem Verhalten als auch zu einer erhöhten Mitarbeiterfluktuation führen.

Mitarbeiter sehen beispielsweise bei einem belastenden Konflikt nur noch die Kündigung als Ausweg. Oder sie fühlen sich benachteiligt und versuchen, ihre erlebte Benachteiligung durch „Arbeitszeitmissbrauch“ wieder auszugleichen. Schlechte Kommunikation oder Spannungen im Apothekenteam können auch von den eigentlichen Aufgaben ablenken und dazu führen, dass sich beispielsweise Versäumnisse gegenüber Patienten ergeben.

Die Kosten, die entstehen, wenn Sie die weichen Faktoren nicht ausreichend berücksichtigen, sind auf den ersten Blick nur schwierig zu erkennen. Um den Zusammenhang mit der Wirtschaftlichkeit Ihrer Apotheke besser nachvollziehen zu können, wollen wir deswegen versuchen, die weichen Faktoren in Geldeinheiten zu „übersetzen“.

Um zu konkreten Werten für die Kosten zu gelangen, seien drei Faktoren herausgegriffen und an einem Fallbeispiel durchgespielt. Stellen wir uns also vor, unsere Beispielapotheke habe drei approbierte Apotheker und sieben PTA (alle Vollzeit), die – um der Vereinfachung willen – alle seit sechs Jahren dort arbeiten, 13 Monatsgehälter erhalten und 10% über Tarif (Faktor 1,1) bezahlt werden. Zugrunde liege der Gehaltstarifvertrag zwischen dem Arbeitgeberverband Deutscher Apotheken (ADA) und der Apothekengewerkschaft ADEXA mit Gültigkeit ab 01.06.2017. Die Vergütungsbeiträge für die Notdienstbereitschaften seien – ebenfalls um der Vereinfachung willen – außen vor gelassen.

Die Gesamtkosten eines Mitarbeiters pro Jahr setzen sich vordergründig aus dem Bruttogehalt zuzüglich der Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung zusammen. Werden die weiteren Kosten wie Umlagen für Krankenkassen, Arbeitsmittel etc. berücksichtigt, müssen in etwa 25% (Faktor 1,25) auf das Bruttogehalt addiert werden. Für unsere Beispielapotheke bedeutet das (jeweils gerundet):

Kosten für die drei Apotheker:

3∙3.727 €∙13∙1,1∙1,25=199.860 €

Kosten für die sieben PTA:

7∙2.307 €∙13∙1,1∙1,25=288.663 €

Die jährlichen Personalkosten liegen somit bei 488.523 €. Davon ausgehend lassen sich schnell Schätzungen zu relevanten Faktoren machen.

Laut Statistischem Bundesamt fehlten Mitarbeiter im Jahr 2016 durchschnittlich 10,8 Tage krankheitsbedingt [1]. Unter Verrechnung von Wochenenden sowie Feier-, Urlaubs- und Krankheitstagen besteht das Jahr durchschnittlich aus 219 effektiven Arbeitstagen. Unsere durchschnittlichen Personalkosten pro Tag betragen dementsprechend 2.231 € (488.523 €/219). Die jährlichen Kosten – bei 10,8 Krankheitstagen je Mitarbeiter – liegen in unserer Beispielapotheke somit insgesamt bei 24.095 € (2.231 €∙10,8).

Schwieriger zu messen sind die Konfliktkosten, also jene Kosten, die durch die für Konflikte verwendete Arbeitszeit entstehen. Orientieren wir uns dafür an einer groß angelegten Studie von KPMG [2]: Die 111 befragten Unternehmen gaben an, dass ihre Mitarbeiter 10% bis 15% ihrer Arbeitszeit darauf verwenden, Konflikte entweder auszutragen oder sich gedanklich damit zu beschäftigen. Wenn wir nun für unsere Beispielapotheke auf den Mittelwert von 12,5% zurückgreifen, liegen die Konfliktkosten bei jährlich 61.065 € (488.523 €∙0,125).

Ein ebenfalls massiv unterschätztes Einsparpotenzial liegt in den Fluktuationskosten. Die Kündigung eines einzigen qualifizierten Mitarbeiters wird häufig mit Kosten in der Höhe eines Jahresgehalts beziffert. Dieser hohe Wert setzt sich – von Fall zu Fall unterschiedlich – aus verschiedensten Faktoren zusammen, so z.B. aus

• auszuzahlenden Resturlaubstagen,
• Kosten für Formalitäten der Kündigung selbst (Abmeldung, Dienstzeugnis etc.),
• Erfahrung sowie Kosten für Schulungen und Weiterbildungen des ehemaligen Arbeitnehmers, von denen die Apotheke nun nicht mehr profitiert („verlorenes Wissen“),
• u.U. Abfindungszahlungen,
• Kosten für das neue Bewerbungsverfahren (Ausschreibungen erstellen, eingehende Bewerbungen sichten, Bewerbungsgespräche führen etc.),
• Kosten für Formalitäten der Neueinstellung (Anmeldung, Arbeitsvertrag etc.),
• Kosten für die Einarbeitungszeit (Zahlung des vollen Gehalts trotz zumeist noch nicht voller Leistung, Kosten für Doppelbesetzungen etc.) und
• Kosten für die Schulung und Weiterbildung des neuen Arbeitnehmers.

Nehmen wir nun an, dass jährlich ein (durchschnittlicher) Mitarbeiter unsere Apotheke verlässt und ein neuer eingestellt wird. Gehen wir außerdem davon aus, dass ein halbes Jahresgehalt die Fluktuationskosten für einen Apothekenmitarbeiter realistischer wiedergibt als ein ganzes: Dann lägen diese Kosten bei 24.426 €.

Addieren wir die Kosten für Krankheitstage (24.095 €), für auf Konflikte verwendete Arbeitszeit (61.065 €) und für Fluktuation (24.426 €) in unserer Beispielapotheke, ergeben sich jährliche Kosten von 109.586 €.

Selbst wenn Mitarbeiter zufrieden sind, lässt sich nicht immer verhindern, dass sie krank werden oder – aus welchen Gründen auch immer – das Unternehmen verlassen. Denn selbstverständlich können Sie nicht jeden Krankheitstag oder jede Kündigung auf ein schlechtes Betriebsklima zurückführen.

Aber einmal angenommen, Sie schaffen es, dass Ihre Mitarbeiter durchschnittlich zwei Tage im Jahr weniger krank sind. Und es gelingt Ihnen überdies, dass sich alle zwei Jahre ein Mitarbeiter doch dazu entscheidet, in Ihrer Apotheke zu bleiben: Dann sparen Sie im Jahr 16.675 € (2.231 €∙2 + 24.426 €/2). Und wenn Sie überdies ein Betriebsklima in Ihrer Apotheke schaffen, in dem nur noch halb so viel gestritten wird, fallen weitere 30.533 € (61.065 €/2) an Konfliktkosten weg.

In Zeiten, in denen Apothekenmitarbeiter über hohe Belastung klagen, qualifiziertes Personal aufgrund eines hohen Fachkräftemangels nur schwer zu bekommen ist und die Ansprüche der jüngeren Generationen an ihre Arbeitgeber steigen, werden die weichen Faktoren immer wichtiger. Trotzdem scheint es, dass viele Apotheken die Bedeutung dieser Faktoren noch nicht wirklich verinnerlicht haben.

Deswegen ein Tipp an jeden Apothekenchef: Setzen Sie Ihre entsprechenden Werte in diesen Text ein und ermitteln Sie so zumindest schätzungsweise, welche Kosten bei Ihnen selbst für Krankheitstage, Konfliktaustragung und die Fluktuation Ihrer Mitarbeiter anfallen!

[1] Statistisches Bundesamt: Qualität der Arbeit – Geld verdienen und was sonst noch zählt 2017

[2] KPMG AG (2009): Konfliktkostenstudie – Die Kosten von Reibungsverlusten in Industrieunternehmen

Michel Eggebrecht, Berater für Konfliktmanagement und Teamentwicklung in Apotheken, 22087 Hamburg, E-Mail: me@miteinander-in-apotheken.de