Mitarbeiter-PC: Vorsicht bei Leasingverträgen

Die private Nutzung von betrieblichen PCs, Smartphones und Co. ist lohnsteuerfrei möglich (§3 Nr. 45 Einkommensteuergesetz). Weil dies auch dann gilt, wenn die Geräte dauerhaft außerhalb des Betriebs – z.B. in der Privatwohnung – genutzt werden, eignet sich die Steuerbegünstigung gut, um Mitarbeitern ein pfiffiges Gehaltsextra zu verschaffen (vgl. ausführlich AWA 9/2017). Die Geräte müssen dazu begrifflich „zum Betrieb“ des Arbeitgebers gehören. Dies wird regelmäßig dann bejaht, wenn sie Eigentum des Arbeitgebers bzw. von ihm geleast oder gemietet sind.

Ein aktueller Fall aus der Finanzrechtsprechung zeigt, dass die Beteiligten auch bei vermeintlich gängigen „Gestaltungsmodellen“ größte Sorgfalt an den Tag legen sollten: Ein Arbeitgeber hatte – wie durchaus verbreitet – mittels Leasingverträgen PCs angemietet und sie seinen Mitarbeitern auch zur privaten Nutzung überlassen. Nach den mit den Mitarbeitern getroffenen Vereinbarungen erfolgte die Überlassung zwar unentgeltlich. Allerdings wurden die Leasingraten, die der Arbeitgeber als Leasingnehmer an den Leasinggeber zu entrichten hatte, für die Dauer der Überlassung vom Gehalt der Beschäftigten einbehalten. Am Ende der 24-monatigen Nutzungszeit hatten die Mitarbeiter die Möglichkeit, den jeweiligen PC zu einem Preis von 3% der ursprünglichen Anschaffungskosten zu erwerben.

Nachdem die Lohnsteueraußenprüfung die Steuerfreiheit für diesen „Sachbezug“ versagt hatte, landete die Sache beim Sächsischen Finanzgericht. Die Richter waren der Auffassung, dass die PCs aufgrund der Bestimmungen des Nutzungsvertrags mit den Mitarbeitern gar nicht als „betriebliche Geräte“ des Arbeitgebers zu beurteilen seien (Urteil vom 02.11.2017, Aktenzeichen: 8 K 870/17). Dieser habe sich nämlich keine wesentlichen Befugnisse zurückbehalten. Die PCs seien also faktisch von Anfang an den Mitarbeitern zuzurechnen. Somit würden sie nicht „zum Betrieb“ des Arbeitgebers gehören. Und deshalb käme auch die Steuerbefreiung nicht in Betracht.

Das Finanzgericht verwies darauf, dass der Arbeitgeber seine Rechte und Pflichten aus dem Leasingvertrag über den Nutzungsvertrag an seine Mitarbeiter abgetreten habe. Außerdem sei der Rückgabeanspruch des Arbeitgebers am Ende der Nutzungszeit obsolet: In Anbetracht des äußerst niedrigen „Ankaufspreises“ (von eben nur 3% der ursprünglichen Anschaffungskosten) ging das Gericht offenbar davon aus, dass die Mitarbeiter die PCs (natürlich) stets erwerben und nicht mehr an den Arbeitgeber zurückgeben würden.

Prinzipiell spielt der „Kaufoptionspreis“ eine wesentliche Rolle bei der Beurteilung der Frage, ob ein geleastes Wirtschaftsgut steuerlich dem Leasinggeber oder dem Leasingnehmer zuzurechnen ist, wenn die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer über die Grundmietzeit hinaus geht. Diese Grundsätze wendete das Gericht vorliegend offenbar analog für die Beurteilung der Frage an, ob die vom Arbeitgeber geleasten PCs tatsächlich auch zu dessen Betrieb gehören.

Hinweis: Wenn Sie im Vorfeld einer lohnsteuerlichen Gestaltung Rechtssicherheit haben möchten, können Sie kostenfrei eine Lohnsteuer-Anrufungsauskunft bei Ihrem Betriebsstätten-Finanzamt einholen. Das Finanzamt ist dann im Lohnsteuerabzugsverfahren an seine Einschätzung gebunden.

Helmut Lehr, Dipl.-Finanzwirt (FH), Steuerberater, 55437 Appenheim