So behalten Sie Ihre Kosten im Griff

Dabei sind unterschiedliche Kostenarten zu differenzieren.

Für Apotheken ist der Wareneinsatz meist die wichtigste Kostenart. Überprüfen Sie daher regelmäßig die Auswahl und Anzahl der Lieferanten (Direktbezug, Großhandel, Einkaufskooperationen), die Aufteilung des Einkaufsvolumens auf diese Lieferanten sowie die aktuellen Einkaufskonditionen (Rabatte, Skonti, Zahlungsziele, Retourenregelungen). Alle für den Einkauf zuständigen Personen sollten zu diesen Themen professionell geschult sein.

Meist ist es sinnvoll, den Wareneinkauf auf wenige Lieferanten zu konzentrieren. Denn hohe Einkaufsvolumina sichern günstige Einkaufskonditionen. Ein Direktbezug wird sich in der Regel nur bei großen Bestellmengen lohnen. Einkaufskooperationen bieten oft günstige Konditionen, verlangen aber häufig eine Kooperationsgebühr, die erst durch Preisvorteile kompensiert werden muss.

Die Personalkosten sind in der Apotheke die zweite wichtige Kostenart. Wesentliche Einflussfaktoren sind tarifvertragliche Vereinbarungen, die Anzahl der Mitarbeiter und die Öffnungszeiten. Center-Apotheken haben bereits durch die längeren Öffnungszeiten unvermeidbar höhere Personalkosten als Landapotheken. Wenn die Zahl der eingesetzten Mitarbeiter in Abhängigkeit von der individuellen Kundenfrequenz gut geplant ist, gibt es bei den Personalkosten meist keine weiteren Optimierungsmöglichkeiten.

Die Raumkosten setzen sich aus der Miete sowie den Nebenkosten zusammen. Die Miete ist aufgrund langfristig abgeschlossener Mietverträge meist nicht beeinflussbar. Bei den Nebenkosten (Gas, Strom, Wasser, Heizung, Reinigung) können Sie eventuell durch einen Wechsel des Anbieters oder durch energiesparende (Bau-)Maßnahmen eine Kostensenkung erreichen. Nutzen Sie bei Bedarf Vergleichsportale im Internet oder eine professionelle Energieberatung.

Die Raumkosten sind überdies Bestandteil einer weiteren Kostenart, der Lagerkosten für die Warenvorräte. Bei letzteren müssen zudem noch Kapitalkosten berücksichtigt werden, weil sich das in das Warenlager investierte Kapital nicht anderweitig verzinslich anlegen lässt. Hinzu kommen gegebenenfalls noch Kosten für den Verfall oder Verderb von Waren. Wenn Sie allerdings Ihr Warenlager zur Kostensenkung reduzieren, führt dies oft zu einer Verschlechterung der Einkaufskonditionen, einer geringeren Lieferfähigkeit und steigenden Kosten für den Botendienst. Vielen Apothekern ist daher ein attraktives Sortiment und eine hohe Lieferfähigkeit wichtiger als eine Reduzierung der Lagerkosten.

In regelmäßigen Abständen ist auch eine Überprüfung der Finanzierungskosten sinnvoll. In Zeiten niedriger Zinssätze können Sie durch eine Umstellung von Darlehen oft eine erhebliche Zinsersparnis erzielen. Erstellen Sie daher einen Darlehenspiegel mit den wichtigsten Informationen zu allen betrieblichen Darlehen. In einem jährlichen Termin mit Ihrem Finanzberater können Sie dann über mögliche Optimierungsmaßnahmen sprechen.

Überprüfen Sie zudem regelmäßig Ihre Versicherungen. Durch eine Kündigung unnötiger Versicherungen, die Vereinbarung von Selbstbeteiligungen oder einen Wechsel des Versicherers lassen sich oft erhebliche Summen einsparen. Nutzen Sie Vergleichsportale im Internet oder einen unabhängigen Versicherungsmakler, um zum gewünschten Versicherungsschutz den günstigsten Anbieter zu ermitteln. Damit Sie stets die Übersicht über alle vorhandenen Versicherungen behalten, können Sie einen individuellen „Versicherungsspiegel“ erstellen, in dem alle Versicherungen, der genaue Umfang des Versicherungsschutzes und die Höhe der Prämien aufgelistet sind. So lassen sich Vergleichsangebote stets schnell beurteilen.

Übrigens: Überlegungen zur Senkung der sonstigen Kosten (für Werbung, Telefon, Fachliteratur usw.) haben in der Regel einen eher ergänzenden Charakter.

Der Zeitvergleich ist ein einfaches und bewährtes Instrument, um die Entwicklung der apothekeneigenen Kostenstruktur im Zeitverlauf zu überwachen und Veränderungen zeitnah zu erkennen. So sollten Sie z.B. die Kosten des gerade abgelaufenen Monats mit den Vormonaten oder dem jeweiligen Monat des Vorjahrs vergleichen. Eine Basis dafür bietet die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA). Zudem gilt es, auch die Entwicklung der einzelnen Kostenarten über die letzten Jahre im Blick zu behalten. Möglich ist dies z.B. über den Jahresabschluss.

Für den Zeitvergleich können Sie entweder die Kostenhöhe in Euro oder den prozentualen Anteil der einzelnen Kostenarten bezogen auf den Nettoumsatz verwenden.

Vergleichen Sie die Kostenstruktur Ihrer Apotheke auch mit Branchenwerten, die in Fachzeitschriften und von Berufsverbänden veröffentlicht werden. Eventuell hat auch Ihr Steuerberater Zugriff auf detaillierte Branchenkennzahlen.

Derartige Werte liefern eine grobe Orientierung über die übliche Höhe der wichtigsten Kostenarten. Im Durchschnitt betragen der Wareneinsatz 75%, die Personalkosten 10% und die übrigen Kosten 7–8% vom Nettoumsatz. Diese Durchschnittswerte berücksichtigen allerdings nicht das individuelle Versorgungsprofil der Apotheke. Denn eine City-Apotheke mit hohem Barverkauf wird beispielsweise etwas andere Werte haben als eine Ärztehaus-Apotheke mit hohem Rezeptanteil.

Anhand Ihrer Kostenstruktur können Sie die Frage beantworten, wie viel Umsatz bzw. wie viele Kunden mindestens erforderlich sind, um alle betrieblichen Kosten zu decken. Beide Größen ermöglichen mit geringem Aufwand eine laufende und zeitnahe Überwachung der Geschäftsentwicklung. Unten finden Sie dazu ein Rechenbeispiel. Ein Gewinn wird bei der entsprechend ermittelten Mindestkundenzahl bzw. dem ermittelten Mindestumsatz allerdings noch nicht erzielt. Überdies müssten bei bestehenden Darlehen zusätzlich die Tilgungsleistungen erwirtschaftet werden.

Durch eine jährliche Planungsrechnung können Sie zu Beginn eines jeden Jahres die angestrebten Umsätze, Kosten und Gewinne für die kommenden zwölf Monate als Zielgröße festlegen. Anschließend lässt sich monatlich überprüfen, ob diese Ziele erreicht wurden. So steuern Sie die Apotheke stets aktiv und vorausschauend.

Kostenanalysen lohnen sich fast immer, da jede Kostensenkung unmittelbar den Gewinn der Apotheke erhöht. Viele Einsparungen wirken zudem nicht nur einmalig, sodass sich der Vorteil über die Jahre vervielfältigt. Die erforderliche Zeit ist daher meist sehr sinnvoll investiert.

Dr. Andreas Nagel, Diplom-Ökonom, Akademie für Apothekenmanagement, 31535 Neustadt am Rübenberge, E-Mail: dr.andreasnagel@t-online.de