Wie Sie wieder Ordnung in Ihre Apotheken-Angelegenheiten bringen

Immerhin: Die Bundesregierung hat die Vor-Ort-Apotheken als "systemrelevant" eingestuft. Das sollte doch ein Ansporn sein, alles, was wir bislang schon gut gemacht haben, zukünftig noch besser zu machen. Nicht zuletzt gilt das natürlich auch für die vielen Neuerungen, die die Corona-Pandemie mit sich gebracht hat. Während wir zunächst alle Neuland betreten haben und vieles freihändig improvisieren mussten, weil es keine Blaupause gab, sind wir mittlerweile – auch wenn die Krise noch lange nicht vorbei ist – zumindest an einiges gewöhnt. So kehrt immerhin eine gewisse Routine ein. Nun gilt es also, all die Dinge anzupacken, die zu kurz gekommen sind.

Chefsache ist zunächst einmal das Thema Mitarbeiter. Sofern noch nicht geschehen, sollten Sie also überprüfen bzw. in Ihrer Planung berücksichtigen, wer im Laufe des Jahres

• wann Geburtstag hat,
• ein Jubiläum feiert, also z.B. fünf oder zehn Jahre bei Ihnen arbeitet,
• in Rente geht oder
• bei wem – sofern schon absehbar – Mutterschutz bzw. Elternzeit ansteht.

So können Sie die Nachfolger- bzw. Vertretungssuche rechtzeitig angehen und haben auch immer im Blick, wann Sie für wen ein kleines Dankeschön, wie z.B. einen Blumenstrauß, besorgen müssen.

Durchaus sinnvoll ist es, eine Umfrage im Team zu machen: Erkundigen Sie sich (gegebenenfalls ohne Namensangabe), womit Ihre Mitarbeiter besonders zufrieden sind und wo sie Verbesserungspotenzial sehen – derzeit gerade bei den speziellen, Pandemie-bedingten Arbeitsabläufen.

Weiterhin sollten Sie die Mitarbeitergespräche angehen. Darin können Sie beispielsweise auch Fortbildungsmöglichkeiten thematisieren – sei es, dass Sie dabei auf externe Unterstützung zurückgreifen oder selbst schulen (vgl. dazu AWA 1/2021).

Die Motivation können Sie steigern, indem Sie Mitarbeitern, die es verdient haben, eine Gehaltserhöhung anbieten. Sofern Sie das proaktiv tun, ist der Effekt noch einmal ein ganz anderer, als wenn der Mitarbeiter selbst darum bitten muss.

Denken Sie auch über Sonderzulagen nach. Sofern nicht vollständig in Anspruch genommen, bietet sich hier weiterhin der Corona-Bonus von insgesamt bis zu 1.500 € an, den Sie Ihren Mitarbeitern nach der Fristverlängerung nun noch bis zum 30. Juni 2021 gewähren können (vgl. AWA 2/2021).

Auch Ihre Papierberge sollten Sie in Angriff nehmen. So gilt es erst einmal, Ihren Miet- oder Pachtvertrag zu überprüfen.

Ebenfalls in Augenschein nehmen sollten Sie Ihren EDV-Vertrag: Läuft er eventuell bald aus? Oder haben Sie die Möglichkeit, ihn zu optimieren, gegebenenfalls indem Sie einen neuen Vertrag zu besseren Konditionen abschließen?

Dann ist da natürlich das Thema "Ausmisten", das nicht nur für das Lager ansteht, sondern auch für Ihren Schreibtisch und Ihre Aktenschränke. Wenn sich hier die Papiere türmen, bietet es sich an, drei Stapel zu bilden:

• den Stapel "Aufbewahren",
• den Stapel "Noch einmal anschauen" und
• den Stapel "Wegwerfen".

Diese Drei-Stapel-Methode sollten Sie übrigens in Leerlaufzeiten für die ganze Apotheke durchführen. Denn selbst im Dekokeller werden Sie Plakate finden, auf denen bestimmte Produkte in einem längst schon überholten Design abgebildet sind – die sollten Sie dann getrost entsorgen.

Ein Sonderfall sind all jene Unterlagen, für welche die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelten (vgl. unsere Checkliste "Aufbewahrungspflichtige Unterlagen 2021"). Diese Unterlagen sollten Sie in Ordner oder Kartons packen und dick darauf notieren, wann sie vernichtet werden dürfen. Das Ganze können Sie dann platzsparend lagern und entsprechend immer zu Beginn eines neuen Jahres durch ein Aktenvernichtungsunternehmen abholen lassen.

Auf Ihrer Agenda sollten auch allgemeine organisatorische Themen stehen. Viele Aufgaben können Sie an Ihre Mitarbeiter delegieren, natürlich an diejenigen mit der dafür höchsten Kompetenz. Nicht vergessen: Benennen Sie für jede vergebene Aufgabe stets auch einen Stellvertreter. Denn es kann immer vorkommen, dass ein Mitarbeiter ausfällt. Dafür sollten Sie abgesichert sein.

Zu den entsprechenden Aufgaben gehört es beispielsweise, einen Aktions- und damit einhergehend einen Dekorationsplan zu erstellen. In diesem Zusammenhang ist es zudem sinnvoll, Listen mit den Verfalldaten anzulegen – getrennt nach Rx- und Handverkauf (HV). Eventuell in Kürze verfallende Nicht-Rx-Präparate können Sie anschließend gleich in einer Aktion abverkaufen.

Nehmen Sie außerdem die Jahresgespräche mit Ihren Großhändlern und Direktlieferanten in Angriff. Handeln Sie darin u.a. aus, welche Einkaufsvolumina in welchen zeitlichen Abständen geliefert werden sollen – und dass Sie, sofern notwendig, "nachjustieren" können. Dabei gilt immer: Je langfristiger Sie planen, umso besser. Denn insbesondere Adhoc-Einkäufe kommen Sie in der Regel doch teurer zu stehen.

Übrigens: Diese Lieferantengespräche sollten nicht nur Ihre für den Wareneinkauf zuständigen Mitarbeiter führen. Nehmen Sie als Chef auch selbst daran teil.

Gehen Sie weiterhin grundsätzliche Fragen an: Sind etwa in der nächsten Zeit Sanierungsmaßnahmen nötig – gerade auch, um einen Investitionsstau zu verhindern? Machen Sie dafür – gemeinsam mit ein oder zwei Mitarbeitern – einen Rundgang durch sämtliche Apothekenräume, und schauen Sie sich gezielt nach "Schwachstellen" um.

Diesen Rundgang können Sie gleichzeitig dazu nutzen, eine Eigen-Revision durchzuführen. Damit sind Sie dann auch auf einen unangekündigten Besuch des Pharmazierates bzw. Amtsapothekers bestens vorbereitet.

Überlegen Sie sich zudem, ob Sie nicht in Ihrer Offizin etwas umstellen oder gar umbauen können: Gibt es vielleicht eine Möglichkeit, dass sich hierdurch trotz Pandemie mehr Kunden als bislang gleichzeitig sicher in der Apotheke aufhalten können – und dass sich vor der Apotheke keine langen Schlangen bilden?

Die Versender gehen fraglos als Gewinner aus der Pandemie hervor. Nehmen Sie das aber keinesfalls einfach so hin! Führen Sie daher mit Ihren Mitarbeitern in einer Teambesprechung ein Brainstorming durch: Wie können Sie als lokale Apotheke bei Ihren Kunden gegen die Konkurrenz aus dem Netz punkten – und die "Systemrelevanz" wirklich mit Leben füllen?

Dazu zählt z.B. ein Lieferservice, sei es per Fahrrad oder Leasing-Wagen. Sofern Sie solch einen Service bislang nicht anbieten, sollten Sie alles dafür Notwendige sofort in die Wege leiten, und gegebenenfalls auch einen zusätzlichen Mini-Jobber ins Team aufnehmen. Je nach Umfang Ihrer Lieferaktivitäten kann zudem eine Botendienst-App sinnvoll sein (vgl. AWA 17/2020). Ein eigener Just-in-time-Lieferservice ist heute einfach ein "Muss", um gegen die Versender bestehen zu können.

Überprüfen Sie schließlich auch, ob Ihre Öffnungszeiten noch zeitgemäß sind oder an die Bedürfnisse der Kunden angepasst werden sollten. Hier mag es zwar ehrenhaft sein, wenn ein Chef den speziellen Wünschen seines Personals nachgibt, um den Hausfrieden zu wahren. Aber: Manch einer hat damit schon den eigenen "Untergang" eingeleitet. Denn letztlich ist doch der Kunde König!

Karin Wahl, Fachapothekerin für Offizinpharmazie, Beraterin im Gesundheitswesen, 70195 Stuttgart, E-Mail: karinruthwahl@t-online.de