QR-Code auf Kassenbons hält Prüfer auf Abstand

Seit dem 01. Januar 2020 gilt für alle Unternehmen, die ein elektronisches (PC-)Kassensystem nutzen, eine Belegausgabepflicht. Damit müssen auch Apotheken einen Kassenbeleg an ihre Kunden herausgeben bzw. diesen elektronisch zur Verfügung stellen. Mit der Einführung der Belegausgabepflicht war Deutschland eines der letzten Länder in Europa.

Zudem müssen spätestens seit dem 01. April 2021 alle elektronischen Kassensysteme über die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt werden. Sie stellt die Manipulationssicherheit der Kassendaten sicher.

Die TSE besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle. Das Sicherheitsmodul protokolliert mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs die Eingaben. Eine nachträgliche Änderung der Eingaben darf nicht unerkannt möglich sein. Die dokumentierten Aufzeichnungen werden anschließend fälschungssicher auf dem Speichermedium abgelegt. Über die Schnittstelle wird die Datenübertragung für eine Kassennachschau oder digitale Betriebsprüfung verlässlich gewährleistet.

Durch die Änderung der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) wurden die bereits nach dem Umsatzsteuerrecht geforderten Belegangaben um weitere Pflichtangaben ergänzt. Damit muss ein ordnungsgemäßer Kassenbon mindestens folgende Angaben enthalten:

• den Namen und die vollständige Anschrift des Unternehmers,
• das Datum der Belegausstellung und den Zeitpunkt des Vorgangsbeginns sowie Vorgangsendes,
• die Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
• die Transaktionsnummer,
• das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz,
• im Fall einer Steuerbefreiung einen entsprechenden Hinweis sowie
• die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls.

Diese Angaben werden von der technischen Sicherheitseinrichtung manipulationssicher generiert und auch auf dem Bon ausgegeben. Ab dem 01. Januar 2024 ist zudem der vom Sicherheitsmodul der TSE im Rahmen einer aufgezeichneten Transaktion festgelegte Prüfwert sowie der fortlaufende Signaturzähler auf dem Beleg auszuweisen.

Die notwendigen Angaben auf dem Beleg können – wie bisher – für jedermann ohne maschinelle Unterstützung lesbar oder als auslesbarer QR-Code ausgewiesen werden. Kassenbelege werden damit auch kürzer, sodass Papier gespart wird. Der QR-Code muss der digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung (DSFinV) entsprechen, die auf der Internetseite des Bundeszentralamtes für Steuern veröffentlicht wird. Im April 2022 wurde dort eine neue Version online gestellt, die für Aufzeichnungen seit dem 01. Juli 2022 anzuwenden ist. Zum Auslesen des QR-Codes gibt es verschiedene kostenlose Apps wie z.B. "fiskalcheck" oder den "DF QR-Code Checker".

Die Finanzverwaltung prüft, ob elektronische Kassensysteme über eine TSE verfügen und diese ordnungsgemäß programmiert ist. Aktuell kann das nur vor Ort – in der Apotheke – geprüft werden. Ein beliebtes Prüfinstrument ist die Kassennachschau: Damit können die Prüfer der Finanzverwaltung die Kassenführung in Ihrer Offizin – anders als bei einer klassischen Betriebsprüfung – unangemeldet kontrollieren.

Anhand der Belege und der darauf befindlichen Angaben kann die Finanzverwaltung prüfen, ob

• das Kassensystem durch eine TSE geschützt wird,
• Geschäftsvorfälle laufend erfasst und signiert werden,
• die Anforderungen des Umsatzsteuerrechts sowie der KassenSichV erfüllt werden.

Die im QR-Code eines Kassenbons ausgewiesenen TSE-Mindestangaben ermöglichen den Finanzbeamten – z.B. im Rahmen eines Testkaufs – eine schnelle Belegverifikation. Mithilfe der App "AmadeusVerify" lässt sich die Integrität und Authentizität der Aufzeichnungen überprüfen, ohne dass es zu einer Störung des laufenden Apothekenbetriebs kommt. Im Idealfall kann eine Kassennachschau damit auf ein Mindestmaß beschränkt werden. Enthält der Bon dagegen keinen QR-Code, können die Daten lediglich durch einen Datenexport aus dem (PC-) Kassensystem oder der TSE geprüft werden. In diesen Fällen muss in der Regel mit Störungen im betrieblichen Ablauf der Apotheke gerechnet werden.

Um sicherzustellen, dass Sie Ihren Aufzeichnungspflichten als Unternehmer nachkommen, wurde Anfang 2018 als Ergänzung zur normalen Betriebsprüfung die Kassennachschau ins Leben gerufen. Diese gestattet es den Prüfern, sich ohne vorherige schriftliche Ankündigung einen Einblick in das Kassenbuch und die Kassensysteme samt Anleitungen und Programmierprotokollen zu verschaffen.

Die genannten Dokumente sind jedoch nur Teil einer von Ihnen zusammenzustellenden Verfahrensdokumentation. Weitere betreffen die Geschäftsprozesse, das Datensicherungskonzept sowie das interne Kontrollsystem (IKS). Letzteres stellt sicher, dass die Vorgänge gemäß den Richtlinien der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) aufgezeichnet, verarbeitet und archiviert werden, um das Manipulationsrisiko zu minimieren. Auch ein Auszählen der Kasse kann Bestandteil einer Kassennachschau sein.

Sollte es zu einer Kassennachschau kommen und hierbei Mängel in der Kassenführung aufgedeckt werden, hat der Prüfer vom Finanzamt das Recht, ohne vorige Prüfungsanordnung in eine Außenprüfung überzuleiten.

Auch wenn Apotheken aufgrund der hoch technologisierten Warenwirtschaftssysteme nach Einschätzung der meisten Finanzverwaltungsbehörden nicht zu den klassischen "Risikobetrieben" im Sinne bargeldintensiver Unternehmen gehören, kann durch den freiwilligen Aufdruck des QR-Codes die Wahrscheinlichkeit einer detaillierten Kassennachschau mit nachfolgender Betriebsprüfung deutlich minimiert werden!

• Auskunft zu verlangen (nicht länger als sechs Monate zurück!) über ...
• einen Datenträger mit Kopien der o. g. Auskünfte zu bekommen,
• Fotokopien, Scans oder Fotos von Belegen anzufertigen,
• einen "Kassensturz" zu verlangen,
• öffentlich zugängliche Räume selbstständig zu betreten sowie
• sich nicht-öffentlich zugängliche Räume in Begleitung eines Mitarbeiters zeigen zu lassen.

• Geld zu beschlagnahmen,
• eigenständig das Geld in der Kasse zu zählen,
• sich selbst Zugang zum Kassensystem zu verschaffen,
• verschlossene Schränke oder Behälter zu öffnen sowie
• nicht-öffentlich zugängliche Betriebsräume alleine zu betreten.

Es empfiehlt sich zu prüfen, ob bei Ausdruck eines QR-Codes (die Finanzverwaltung empfiehlt eine Kantenlänge von 3 cm) die technische Möglichkeit besteht, die vorher abgebildeten Daten (die jetzt im QR-Code enthalten sind) nicht zusätzlich auch noch auf dem Bon auszuweisen. Fragen Sie diesbezüglich Ihren Warenwirtschaftsanbieter oder das Kassensystemhaus. Grundsätzlich sollte sich in der Software auswählen lassen, wie der Kassenbon bedruckt wird.

Carmen Brünig, Steuerberater, Leiterin Apotheken-Branche, ETL Advision – Steuerberatung im Gesundheitswesen, 10117 Berlin, E-Mail: carmen.bruenig@etl.de