Den Letzten beißen die Hunde!

Abhängig vom Kosten- und Ergebnisdruck unterliegen die Großhandelskonditionen für Apotheken einer ständigen Dynamik. Das Prinzip ist es immer das gleiche: Die Arzneimittel-Großhändler gewähren ihren Apotheken zunächst einen großen Rabatt, machen diesen dann aber durch verschiedene Maßnahmen immer kleiner, bis er wirtschaftlich „erträglich“ ist. Einige dieser Maßnahmen sind offensichtlich und leicht nachzuvollziehen, andere sind in ihrer Wirkweise nicht gleich erkennbar und werden deshalb in ihrer Auswirkung häufig unterschätzt.

Mit diesem Artikel wollen wir uns nicht den Rabatten, Vorteilen und Boni zuwenden, sondern insbesondere all denjenigen Bestandteilen der Großhandelsvereinbarung, die deren Wert wieder senken. Gemeint sind hier im Einzelnen alle mit dem Warenbezug verbundenen Kosten, die Retouren-Regelungen und die Artikelgruppen, die grundsätzlich von der Rabattierung ausgeschlossen werden. Letztere verursachen laut Aussagen des Großhandels einen besonderen Aufwand, der seitens der Apotheke separat zu vergüten ist.

Kontingentartikel sind PZN, welche von der Pharmaindustrie nicht in ausreichendem Maße hergestellt werden und deren Nachfrage im Markt höher ist als das verfügbare Warenangebot. Aus diesem Grund stellen alle Großhändler den Apotheken im Internet Listen zur Verfügung, auf denen diese Kontingentartikel aufgeführt sind. Diese Listen differieren je nach Großhandel zum Teil stark voneinander und umfassen zwischen 200 und mehreren tausend Artikeln. Dieser Unterschied überrascht insofern, als seitens der Industrie betont wird, dass man alle Großhändler im gleichen Maß beliefern würde. Glaubt man diesen Aussagen, legt das nur einen Schluss nahe: Die Großhändler erstellen diese Listen willkürlich nach nicht nachvollziehbaren Kriterien. Offensichtlich gibt es in diesem Kontext sehr unterschiedliche Vorstellungen von Transparenz im Markt ...

Rechnet man die vom Großhandel erhobenen Kosten gegen die Konditionen, so entsteht für die Apotheken beim Warenbezug im Rx-Segment durch den Handelsspannenausgleich ein Malus von 0,5 % bis 0,8 %. Für den Kaufmann gebietet sich in diesem Kontext eine nüchterne Betrachtung der Nettoeinkaufsrendite (Rabatte, Skonto und Boni minus aller Kosten) und nicht bloß der Blick auf den Gesamtertrag.

Im Ergebnis sind alle auf diesen Listen aufgeführten Kontingentartikel von der Rabattierung und Skontierung ausgeschlossen. Bezogen auf den Rx-Umsatz machen die Kontingentartikel einen Anteil zwischen 5 % und 10 % aus – der „Spitzenreiter“ unter den Großhändlern bringt es auf 25 % bis 30 % Kontingentartikel am Rx-Gesamtumsatz. Dies bedeutet, dass knapp ein Drittel des Rx-Umsatzes weder rabattiert noch skontiert wird!

Wären diese Gegebenheiten wenigstens für alle Apotheken gleich, dann wäre das zwar schlimm genug, aber noch einigermaßen akzeptabel. Der Blick auf die Rechnungen der Großhändler zeigt aber, dass es neben dem Volumen der Kontingentartikel auch noch große Schwankungen beim Umgang mit denselben gibt: Einige Apotheken erhalten weder Rabatt noch Skonto, andere erhalten einen Rabatt von 3 % und kein Skonto, und wieder andere Apotheken bekommen sowohl den vereinbarten Rabatt als auch das verhandelte Skonto. Hier zeigt sich, dass die Großhändler mit verschiedenen Messlatten arbeiten. Umso mehr kommt es auf das Verhandlungsgeschick des einzelnen Apothekers an, in den Jahresgesprächen mit seinem Großhändler bestmögliche Konditionen durchzusetzen!

Damit könnten wir dieses Kapitel eigentlich schließen, würden dann aber einen wichtigen Zusatzeffekt – genau genommen „Kollateralschaden“ – übersehen: Denn trotz des Ausschlusses von der Rabattierung und Skontierung werden die Kontingentartikel zur Berechnung des Handelsspannenausgleichs in den Rx-Umsatz mit eingerechnet. Damit erhöht sich der Rx-Gesamtumsatz, von dem nun der prozentuale Ausgleich des Großhandles ermittelt wird. Also erhält die Apotheke erstens keinen Rabatt für die Kontingentartikel und bezahlt zweitens dann noch eine prozentuale Strafe in Form des Handelsspannenausgleiches (siehe Praxistipp). Das ist weder ausgewogen noch fair, und sollte dringend korrigiert werden!

Kontingentartikel sind nicht die einzige Produktgruppe, die aus der Rabattierung und Skontierung ausgeschlossen werden (können). Nimmt man die Konditionsvereinbarungen der verschiedenen Großhändler genauer unter die Lupe, findet man dort eine ganze Palette von weiteren Ausschluss-Artikeln: Das beginnt bei Netto- oder Sonderkonditionsartikeln (was immer diese Bezeichnung beinhaltet) und geht über Hochpreisartikel (mit einem Preis größer als 1.237,50 €), saisonale Impfstoffe, Betäubungsmittel (BTM), Zytostatika und Insulin bis hin zu Kühlartikeln, Dispositionen, Minderspannenartikel sowie dem Beschaffungs- oder Blitzservice. Für all diese Warengruppen können Ausschlüsse vereinbart werden – müssen aber nicht.

Hier liegt es an Ihrem Verhandlungsgeschick als Apothekeninhaber oder -leiter, für welche Artikel Sie letztlich einen Rabattausschluss durch Ihren Großhändler akzeptieren und für welche nicht. Bei einer soliden, vernünftigen Vereinbarung können Sie davon ausgehen, dass Sie für 5 % bis 10 % Ihres Rx-Umsatzes ohne Rabatt und Skonto auskommen müssen. Beliebteste Kategorie zurzeit sind die Nettoartikel oder Artikel zu AEK (Apotheken-Einkaufspreis).

Dass die zuletzt stark gestiegenen Energie- und Lohnkosten dem Großhandel schwer zu schaffen machen, verwundert nicht. Auf der Suche nach Lösungen zur Kostendämpfung wurde ein Teil der Mehrkosten in den letzten Monaten schlicht auf die Apotheken abgewälzt. Nun gehört die Frage nach den Kosten für den Warenbezug zwischen Lieferanten und Kunden offen angesprochen und geklärt; doch in der Geschäftsbeziehung zwischen Apotheke und Großhandel führte dies zu einigen bemerkenswerten Verwerfungen: Als der Dieselpreis im Jahr 2021/22 auf Höchstpreise kletterte, wurde vom Großhandel ein Energiekostenzuschuss in Form einer Pauschale eingeführt. Deren Höhe liegt in der Spitze bei 250 € pauschal. Apotheken, die nicht mit einer solchen Pauschale „beglückt“ wurden, „durften“ in der Regel eine Abgabe zwischen 1 € und 1,98 € pro Tour bezahlen.

Eigentlich sollte man vermuten, dass diese Sonderbeträge vom Großhandel an die Spediteure weitergegeben werden. Verdeutlicht man sich nun, dass jede Apotheke, die auf einer Großhandels-Tour liegt, diese Mehrkosten bezahlt, müssten sich doch leicht Logistikunternehmen finden, welche für die Großhändler fahren wollen. In der Praxis zeigt sich jedoch eher das Gegenteil: Für viele Spediteure scheint es nicht lukrativ zu sein, mit dem Arzneimittel-Großhandel zusammenzuarbeiten. Stellt sich also die Frage, wieviel der von den Apotheken bezahlten Zusatzabgaben dort ankommen, wo die Mehrkosten tatsächlich anfallen – beim Spediteur. Zudem hat sich der Dieselpreis mittlerweile wieder deutlich nach unten entwickelt – die erhobenen Gebühren blieben davon bislang aber unberührt.

Auch hat der Großhandel die Erhöhung des Mindestlohns auf 12 € zum Anlass genommen, die Apothekenkunden durch zusätzliche Pauschalen zur Kasse zu bitten. Hier werden Personalkosten weitergegeben, die sich in erster Linie durch die Beschäftigten, die für die Kommissionierung der Ware verantwortlich sind, ergeben. Das wäre in etwa so, wie wenn eine Apotheke die Tariferhöhung für eine PKA an die Endverbraucher weiterbelasten wollte. Die internen Kosten des Großhandles sind zunächst ausschließlich seine Sache! Eine Weiterbelastung in Form einer Pauschale kann sicher diskutiert – aber nicht einfach einseitig über die Köpfe der Apotheken hinweg beschlossen werden. Die Höhe dieser Pauschalen geht bis 250 € je Apotheke.

Mittlerweile gibt es zumindest „sprachliche Anpassungen“: So wurden Mindestlohnpauschale und Energiekostenzuschuss unter der schönen Bezeichnung „Servicebeiträge“ zusammengefasst. Wer will schließlich keinen tollen Service …? In einigen Fällen wird dieser Beitrag sogar prozentual vom Gesamtumsatz berechnet.

Zusätzliche Gebühren fallen in der Regel auch beim Bezug von Betäubungsmitteln an. Neben dem Ausschluss von Rabattierung und/ oder Skontierung fällt fast immer der obligatorische Betrag von 1 € für den BTM-Beleg an. Hier können drei oder vier Positionen aufgeführt werden, oft sind es jedoch weniger. Mit dieser Gebühr werden keine großen Gewinne erzielt, es ist aber doch zumindest eine Überprüfung wert, ob nicht für jedes bestellte Betäubungsmittel ein eigener Beleg erstellt wird.

Ein besonderer Aufwand für den Großhandel ist mit der Lieferung von Kühlware und Kühlkettenartikeln verbunden. Die Ware muss in speziellen Behältnissen geliefert werden und eventuell muss die Einhaltung besonderer Lagervorschriften (z. B. maximal 5 Grad Celsius) nachgewiesen werden. Mit diesem Mehraufwand werden sowohl der Ausschluss von Rabattierung und Skontierung, als auch Zusatzkosten für den Warenbezug (zwischen 0,50 € und 0,70 € je gelieferter Packung) begründet. Die Gebühren für Dispositionen – also Artikel, die der Großhändler für eine Apotheke einmalig bei einem Hersteller bestellt, da er sie nicht ständig im Sortiment hat – liegen zwischen 2 € und 5 €.

Die Retouren-Vereinbarung regelt, wie ein bestellter Artikel, den die Apotheke nicht abgeben konnte, an den Großhandel zurückgesendet werden kann. Früher war das eine Dienstleistung, die aus Kulanzgründen kostenlos erfolgte. Doch verursachen die Bearbeitung und Gutschrift der Retouren beim Großhandel hohe Kosten, deshalb wurden die Retouren-Vereinbarungen zuletzt immer mehr verschärft. In der Regel werden Quoten vom Umsatz vereinbart (z. B. 2 %), innerhalb derer die Apotheken Ware kostenfrei zurückgeben kann. Bei Überschreitung der Quote wird ein Abzug in Höhe von 20 % oder 30 % erhoben. Dieser liegt bei einigen Großhändlern mittlerweile bei 40 %.

Außerdem werden seit neuestem die im Fixzuschlag enthaltenen 0,70 € bei einer Retoure nicht mehr erstattet. Diesen Zuschlag hat die Apotheke aber im Vorfeld schon bezahlt. Noch größer wird der Abzug, wenn ein Hochpreisartikel retourniert wird: Hier wird nicht nur die übliche Rückrechnung des Rabattes durchgeführt, die Apotheke bezahlt auch noch pro Packung einen Fixabschlag in Höhe von bis zu 50 € pro Packung.

Zu guter Letzt wurde die Frist für eine Mängelrüge teilweise auf fünf Tage verkürzt, und die Rückgabefrist bei einem Verfall von nur 6 bis 12 Monaten auf zehn Arbeitstage ab Belegdatum. Kühlartikel und BTM können nur nach vorheriger Anmeldung und gegen eine Kostenpauschale retourniert werden.

Die Großhändler arbeiten mit verschiedenen Messlatten und es gibt große Schwankungen bei den Konditionen. Umso mehr kommt es auf das Verhandlungsgeschick des einzelnen Apothekeninhabers an, in den Jahresgesprächen bestmögliche Konditionen durchzusetzen!

All diese Veränderungen sollten Sie als Apothekeninhaber zum Anlass nehmen, Ihre Retouren-Vereinbarung zu prüfen und ggf. mit Ihrem Großhändler in Ihrem Sinne nachzuverhandeln. Generell sollten Retouren vermieden werden, denn sie verursachen Mehraufwand auf allen Seiten – im Falle des Falles sollte eine Retoure aber zu fairen Konditionen an den Großhandel zurückgeschickt werden können.

Joachim Ullrich, Apothekenberatung und -entwicklung, 61381 Friedrichsdorf, E-Mail: info@apothekenberatung-ullrich.de