Die Sicherung der Apotheke im Mittelpunkt

Fällt der Apothekeninhaber plötzlich aus, stellt sich die Frage: Was ist zu tun? Um diese (Übergangs-)Phase geordnet bewältigen zu können, empfiehlt es sich im Vorfeld, einen detaillierten Notfallplan zu erstellen.

Dieser Plan sollte konkrete Handlungsanweisungen enthalten, wer welche Schritte zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebes einzuleiten hat. Herzstück ist die Bestimmung eines „Stellvertreters“, der sich um alle Belange kümmert. Das sollte eine mit der Führung einer Apotheke vertraute Person sein. Dieser obliegt nicht nur die vorübergehende Organisation der Apotheke, sondern auch der notwendige Kontakt mit Erben, Behörden etc. Für den Todesfall kann es sinnvoll sein, einen entsprechend versierten Testamentsvollstrecker damit zu betreuen oder einem Stellvertreter zur Seite zu stellen.

Es ist ratsam, diesen Plan regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren. Zudem sollte der Inhalt dieses Plans mit den verantwortlichen Personen im Vorfeld besprochen werden. Ein solcher Plan sollte im Kern folgende Punkte beinhalten:

Es muss eine zügige Kontaktaufnahme mit den Behörden erfolgen, um das weitere Vorgehen abzustimmen. Das kann eine vorübergehende Fortführung der Apotheke bis zur Verwaltung, Verpachtung oder zum Verkauf bedeuten. Die wichtigsten Vertrags- und Geschäftspartner sind zu informieren, ebenso die Mitarbeiter – beides sehr wichtig, um Unruhe zu vermeiden und die Kontinuität in der Apotheke zu gewährleisten.

Ferner muss sichergestellt werden, dass Zugriff auf alle wichtigen Verträge sowie auf alle betriebswirtschaftlichen und steuerrelevanten Unterlagen besteht. Diese sind geordnet bereitzustellen – was im übrigen auch im Apothekenalltag von großem Wert ist.

Schon vor Eintritt des Notfalls ist es in der Regel sinnvoll, Bankvollmacht zu erteilen und Passwörter, PIN-Codes, Geheimzahlen und Schlüssel zugänglich zu verwalten. Daneben gehört die Erteilung von General- bzw. Spezialvollmachten zum Rüstzeug für unvorhergesehene Abwesenheiten. Im Todes- oder Krankheitsfall können diese Vollmachten Gold wert sein.

Beides sind unverzichtbare Hilfen, die zu Lebzeiten des Apothekers greifen, wenn dieser nicht mehr handlungsfähig ist. Gute Arbeitshilfen finden Sie auf der Homepage des Bundesministeriums für Justiz. Bitte beachten Sie, dass die Vorsorgevollmacht neben der persönlichen Sorge auch die Vermögenssorge umfasst für den Fall, dass der Apotheker handlungsunfähig wird.

Die Vorsorgevollmacht bedarf dabei in der Regel nur dann der Beurkundung, wenn Immobilien zum Vermögen gehören. Während die Vorsorgevollmacht üblicherweise an Familienangehörige ausgestellt wird, kann das bei den sonstigen Vollmachten zur Führung des Geschäftsbetriebes auch eine andere Person sein. Insoweit ist darauf zu achten, dass die Vollmachten aufeinander abgestimmt werden.

Fehlt eine Vollmacht, hilft seit dem 01.01.2023 das Notvertretungsrecht des Ehegatten gemäß § 1358 BGB, das bis zur Bestellung eines Betreuers nach 6 Monaten den Ehegatten berechtigt, alle notwendigen Entscheidungen zu treffen.

Das Apothekengesetz (ApoG) hilft der Familie des dauerhaft erkrankten oder verstorbenen Apothekers auf zweifache Weise.

Im Todesfall des Apothekers dürfen Erben die Apotheke für längstens 12 Monate durch einen Apotheker verwalten lassen. Die große Herausforderung besteht darin, einen geeigneten Verwalter zu finden. Insofern ist es ratsam, schon zu Lebzeiten mit möglichen Kandidaten in Kontakt zu treten.

Die Praxis zeigt leider, dass kaum noch Apotheker zu finden sind, die bereit sind, die Verantwortung für den kurzen Zeitraum der Verwaltung zu übernehmen. Und es werden dann häufig maßlos überzogene Gehaltsvorstellungen geäußert. Hat man einen Verwalter gefunden, ist es wichtig, im Vertrag die Entscheidungskompetenzen des Verwalters mittels detaillierter vertraglicher Regelung zu begrenzen. Die Behörden sind meist sehr großzügig und gewähren ausreichend Zeit, einen Verwalter zu finden.

Spätestens nach Beendigung der Verwaltung ist die Apotheke zu verpachten oder zu verkaufen, es sei denn, sie wird von einem Apothekererben fortgeführt.

Nach § 9 Abs. 1 Nr. 2 ApoG dürfen erbberechtigte Kinder die Apotheke verpachten, bis das jüngste Kind das 23. Lebensjahr vollendet hat. Wenn eines der Kinder den Apothekerberuf ergreift, kann die Frist verlängert werden, bis es alt genug ist, die Erlaubnis selbst zu erhalten.

Ehegatten oder Lebenspartnern steht dasselbe Recht zu, bis sie wiederverheiratet sind. Ist der Apotheker aus persönlichen Gründen gehindert, die Apotheke zu führen (Alter oder Krankheit), kann die Apotheke ebenfalls nach § 9 Abs. 1 Nr. 1 ApoG verpachtet werden.

Langfristig ist es ratsam, eine umfassende Nachfolgeplanung zu entwickeln. Diese sollte frühzeitig beginnen und potenzielle Nachfolger identifizieren und vorbereiten. Die Nachfolgeplanung kann den Übergang erleichtern und sicherstellen, dass das Unternehmen auch nach dem Tod des Apothekeninhabers erfolgreich fortgeführt wird.

Wird die Apotheke nicht zu Lebzeiten übertragen, ist sie Bestandteil des Nachlasses und geht im Wege der Gesamtrechtsnachfolge auf die Erben über. Das überlässt man in der Regel nicht der gesetzlichen Erbfolge, sondern verfasst ein Testament, in dem der gesamte Nachlass geregelt wird.

Das Testament muss genauestens regeln, wer Erbe der Apotheke wird. Diese Frage wird bei Apothekerehegatten bzw. Kindern zumindest inhaltlich leicht zu beantworten sein. Es ist dann darauf zu achten, dass der entsprechende Wille erb- und apothekenrechtlich und mit möglichst geringen Steuerfolgen richtig umgesetzt wird. Der Versorgungscharakter der Erben, die Verteilungsgerechtigkeit sowie die praktische Durchführbarkeit müssen dabei im Vordergrund stehen. Ist die Nachfolgeregelung sehr komplex, ist es unter Umständen wiederum sinnvoll, einen Testamentsvollstrecker zu bestimmen.

Sehr sorgfältige Überlegungen sind auch anzustellen, wenn die Apotheke durch die Erben langfristig verpachtet werden soll. Denn – wie oben beschrieben – müssen die Erben auch langfristig berechtigt sein, die Apotheke zu verpachten.

Falsche testamentarische Gestaltungen – oder die gesetzliche Erbfolge – machen leider oft gut gemeinte Überlegungen für die Fortführung der Apotheke durch die Erben zunichte. Das ist z. B. häufig der Fall, wenn nicht der zur Verpachtung vorgesehene Nachfolger auch rechtlich Erbe wird, sondern dieser gemeinsam mit anderen Erben. Denn die Erbengemeinschaft ist nur dann zur Verpachtung berechtigt, wenn alle Erben die Voraussetzungen erfüllen.

Wird beispielsweise der Ehegatte mit zwei Kindern gemeinsam Erbe, müssen alle drei zur Verpachtung berechtigt sein. Heiratet der Ehepartner wieder oder wird eines der Kinder 23 Jahre alt, entfällt die Verpachtungsberechtigung insgesamt.

Die Apotheke müsste dann auf den Erben übertragen werden, der langfristig verpachten soll. Das kann aus der Erbengemeinschaft heraus mit rechtlichen, wirtschaftlichen und steuerlichen Problemen behaftet sein.

Deshalb ist es so wichtig, die Apotheke im Testament schon dem Nachfolger zukommen zu lassen, der sie langfristig verpachten soll. Das kann im Wege des Erbes oder des Vermächtnisses geschehen.

Aber auch wenn noch gar nicht feststeht, ob beispielsweise eines der Kinder die Nachfolge als Apotheker antreten wird, gibt es zu Lebzeiten und für den Todesfall rechtliche Möglichkeiten, dies rechtssicher zu regeln, ohne dass die Verpachtungsberechtigung verloren geht.

Dr. Markus Rohner, Rechtsanwalt, Fachanwalt für Steuerrecht, RST Dr. Rohner & Partner mbB, 45128 Essen, E-Mail: mrohner@rst-beratung.de