Verwirrende Vielfalt

Ist die Schriftform gesetzlich festgelegt, so bedeutet dies, dass das Schriftstück, die Erklärung oder der Vertrag mittels eigenhändiger Namensunterschrift unterzeichnet werden muss, um Gültigkeit zu erlangen. Die Person des Ausstellers muss dabei individuell erkennbar sein, was grundsätzlich die Unterzeichnung mittels Familiennamen erforderlich macht (vgl. BGH, Urteil vom 25.10.2002, V ZR 279/01). Während der Vorname allein nicht als Unterschrift genügt, ist er in Verbindung mit dem Nachnamen auch nicht zwingend hinzuzufügen. Die Vorgaben an die Leserlichkeit der Unterschrift sind relativ niedrig: Die Unterschrift muss individualisierbar sein und bestimmte charakteristische Merkmale enthalten. Bloße Namenskürzel sind nicht ausreichend (vgl. BGH, Urteil vom 10.07.1997, IX ZR 24/97).

Die elektronische Form kann die gesetzliche Schriftform nur dann ersetzen, wenn dies gesetzlich nicht verboten ist (vgl. § 126 Abs. 3 BGB). Um die elektronische Form zu wahren, muss der Aussteller seiner Erklärung seinen Namen hinzufügen und mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur versehen (vgl. § 126 a BGB). Es bedarf insofern eines zusätzlichen Zertifikats, das eine vorherige Identitätsprüfung sicherstellen soll. Eine lediglich eingescannte Unterschrift erfüllt diese Erfordernisse nicht.

Im Befristungsrecht – also immer dann, wenn ein Arbeitsverhältnis nur für einen bestimmten Zeitraum bestehen soll – gilt, dass die Befristungsabrede schriftlich von beiden Vertragsparteien unterzeichnet sein muss, bevor die Tätigkeit durch den Arbeitnehmer aufgenommen wird (§ 14 Abs. 4 TzBfG).

Wird die Schriftform nicht eingehalten, sieht das Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) eine eindeutige Rechtsfolge vor: Das Arbeitsverhältnis wird dann automatisch zu einem unbefristeten Arbeitsverhältnis, was vor allem im Bereich des Kündigungsschutzes gravierende Folgen hat.

Dann endet das Arbeitsverhältnis nämlich nicht, wie ursprünglich vorgesehen, mit Erreichen eines Zwecks, eines bestimmten Datums oder mit Wegfall eines festgelegten Sachgrundes, sondern vielmehr bedarf es einer Kündigung und in der Regel eines Kündigungsgrundes, wenn das Arbeitsverhältnis beendet werden soll.

Gleiches gilt für Änderungs- bzw. Ergänzungsvereinbarungen: Auch jene bedürfen der Schriftform. Zwar ist es zulässig, dass die Schriftform der Befristungsabrede durch die elektronische Form ersetzt wird. Hierzu bedarf es allerdings von beiden Vertragsparteien jeweils einer qualifizierten elektronischen Signatur.

Wurde ein Arbeitsverhältnis – ob befristet oder unbefristet – begründet und die erste Arbeitsleistung erbracht, dann schreibt § 108 Abs. 1 S. 1 Gewerbeordnung (GewO) vor, dass der Arbeitgeber über die Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung erstellen muss. Diese muss zumindest in Textform gewährt werden. Damit soll sichergestellt werden, dass der Arbeitnehmer transparent nachvollziehen kann, welche Berechnungen der Zahlung zugrunde liegen. Grundsätzlich keinen Anspruch hat der Arbeitnehmer darauf, die Entgeltabrechnung in ausgedruckter Version zu verlangen.

Sofern eine Arbeitnehmerin die Nachricht über eine festgestellte Schwangerschaft erhält, muss sie den Arbeitgeber gemäß § 15 MuSchG über die Schwangerschaft und den voraussichtlichen Entbindungstermin informieren. Dazu ist kein gesetzliches Formerfordernis einzuhalten.

Begehrt ein Elternteil sodann Elternzeit, muss dies gegenüber dem Arbeitgeber in Schriftform bzw. alternativ mittels qualifizierter elektronischer Signatur erklärt werden. Die Nichteinhaltung der Schriftform kann unter Umständen dazu führen, dass das Begehren als unwirksam gilt.

Grundsätzlich führen in bestehenden Arbeitsverhältnissen weder Langzeiterkrankungen noch Elternzeiten dazu, dass kein Anspruch auf Erholungsurlaub entsteht. Anders als bei langzeiterkrankten Arbeitnehmern kann jedoch der Urlaub für jeden vollen Monat der Elternzeit um ein Zwölftel gekürzt werden (§ 17 Abs. 1 S. 1 BEEG), sofern der Arbeitnehmer in der Elternzeit keiner Teilzeitbeschäftigung bei demselben Arbeitgeber nachgeht. Die anteilige Kürzung des Urlaubs muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer jedoch mitteilen. Eine Formerfordernis gilt hier zwar nicht, es bietet sich jedoch schon aus Beweiszwecken an, eine solche Erklärung in schriftlicher Form abzugeben und sich den Empfang bestätigen zu lassen.

Sollen Arbeitszeiten in ihrem Umfang dauerhaft verringert werden? Dann muss der Arbeitnehmer seinen Wunsch in Textform an den Arbeitgeber richten (§ 8 Abs 2 TzBfG). Der Arbeitgeber ist sodann verpflichtet, dem Arbeitnehmer seine Entscheidung in Textform mitzuteilen (§ 8 Abs. 5 S. 1 TzBfG). Gleiches gilt für eine Verlängerung der Arbeitszeit (§ 9 TzBfG).

Wenn der Arbeitgeber den Entschluss fasst, seinen Betrieb zu übertragen, verpachten, verkaufen oder verschenken, dann gelten in der Regel die Vorschriften zum arbeitsrechtlichen Betriebsübergang (§ 613 a BGB). So muss der bisherige oder neue Inhaber die Belegschaft über den Betriebsübergang informieren, konkret zum Zeitpunkt, dem Grund, die rechtlichen, wirtschaftlichen und sozialen Folgen sowie die geplanten Maßnahmen.

Diese Unterrichtung kann in Textform erfolgen. Sofern diese nicht erfüllt wird, gilt die Unterrichtung als nicht erfolgt. Dies kann gravierende Folgen haben: Eine rechtsunwirksame Unterrichtung löst die Monatsfrist zum Widerspruch der Arbeitnehmer nicht aus, weshalb sie auch noch Jahre später dem Betriebsübergang widersprechen können (vgl. BAG, Urteil vom 21.12.2017, 8 AZR 700/16).

Sofern der Arbeitnehmer dem Betriebsübergang widersprechen möchte, so kann er dies in Schriftform oder in elektronischer Form tun (§ 613a Abs. 6 S. 1 BGB).

Wenn das Arbeitsverhältnis einseitig durch Kündigung beendet werden soll – unabhängig, ob von Seiten des Arbeitnehmers oder Arbeitgebers – so muss dies zwingend in Schriftform erfolgen (§ 623 S. 1, 1. Alt. BGB). Eine Kündigung via E-Mail, über Kurzmessenger oder sogar mündlich ist unwirksam.

Auch dann, wenn sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber einig sind, dass das Arbeitsverhältnis beendet werden soll, kann ein einvernehmlich geschlossener Aufhebungsvertrag das Arbeitsverhältnis nur in Schriftform beenden (§ 623 S. 1, 2. Alt. BGB).

Gleiches gilt, wenn der Arbeitnehmer einen Anspruch auf Ausstellen eines Arbeitszeugnisses geltend macht: Dies bedarf zwingend der Schriftform, die elektronische Form ist ausgeschlossen (§ 106 Abs. 3 GewO).

So sinnvoll die strengen gesetzlichen Formvorschriften im Arbeitsrecht aus Gründen der Transparenz und des Arbeitnehmerschutzes auch sein mögen, für Arbeitgeber stellen die vielen unterschiedlichen Erfordernisse jedoch hohe Hürden in der Praxis dar.

Hier wäre aus Gründen der Vereinfachung der Gesetzgeber gefragt, klare und vor allem nachvollziehbare Regelungen zu treffen. Sofern das Nachweisgesetz tatsächlich angepasst wird, wäre dies ein wichtiger Schritt in die richtige Richtung.

Jasmin Johanna Herbst, LL.M, Rechtsanwältin, Fachanwältin für Arbeitsrecht, Mediatorin, 56068 Koblenz, E-Mail: jasmin.herbst@dr-sup.de