Die wichtigsten Stellschrauben für Apotheken

Nicht nur, dass die Gewinne leiden – zu allem Überfluss zeigt sich, dass die Wertschätzung der Politik für die Apotheken vor Ort bereits seit Jahren stark nachgelassen hat. Auf politische Unterstützung können Apothekeninhaber daher schon lange nicht mehr zählen. Viele Apotheker wissen nicht, wie sie unter diesen Bedingungen agieren sollen. Doch es gibt Stellschrauben, an denen Apotheker jetzt priorisiert drehen sollten.

Apothekeninhaber müssen sich darauf konzentrieren, ihre Apotheken rentabel zu gestalten, neue Kunden zu gewinnen, rentable Leistungen auszubauen und eine klare Positionierung zu entwickeln. Bürokratie und hoher Arbeitsdruck beanspruchen jedoch viel Zeit und führen oft zu einer Schockstarre, in der wichtige Maßnahmen übersehen werden.

Zudem unterstützen viele Inhaber ihr Team bei Aufgaben, für die sie letztlich überqualifiziert sind, aus der Überzeugung heraus, dass nur sie diese richtig erledigen können. Einige Inhaber denken auch, dass sie ihr Team im Stich lassen, wenn sie es nicht täglich unterstützen – ein Denkfehler, denn diese Angst davor, Verantwortung abzugeben, verhindert, dass sie sich auf wesentliche, gewinnbringende Maßnahmen konzentrieren.

Es gibt klare Schritte, die jeder Inhaber umsetzen kann, um die Rentabilität nachhaltig zu verbessern. Dabei sollten sich Apothekeninhaber allerdings nicht mit Kleinigkeiten verzetteln oder versuchen, alle Probleme selbst zu lösen. Sinnvoller ist es, Aufgaben zu delegieren, Unterstützung in Anspruch zu nehmen und sich auf ertragsstarke Maßnahmen zu fokussieren. Und das sind nun im Folgenden die wichtigsten Stellschrauben für eine bessere Rentabilität.

Kommunikation nimmt in Apotheken einen erheblichen Teil der täglichen Arbeit ein, sei es zwischen Inhaber und Team, in Kundengesprächen oder mit Arztpraxen. Dieser Aufwand bringt jedoch oft keinen direkten finanziellen Mehrwert. Daher ist es entscheidend, einheitliche Abläufe zu schaffen, um den Aufwand zu reduzieren.

Dafür brauchen die Mitarbeiter eine strukturierte Führungsebene, die in diesen Fällen als Ansprechpartner zur Verfügung steht. Vor allem aber sollten Inhaber ihren Mitarbeitern vom ersten Arbeitstag an alle Informationen, die sie brauchen, um den Job exzellent ausüben zu können, einfach und leicht verständlich zur Verfügung stellen. Eine digitale Schulungsplattform kann hilfreich sein, da sie alle relevanten Informationen zentral bereitstellt und jederzeit zugänglich macht.

Digitale Lösungen (Onlineshop und -bestellung, digitale Terminbuchungstools u. a.) können die Kommunikation mit Kunden effizienter gestalten. Eine zeitgemäße Website und die Nutzung von Social Media zur Aufklärung über Bestellwege und häufige Fragen ist nicht nur für Kunden hilfreich, sondern entlastet auch das Team: Mit benutzerfreundlichen digitalen Wegen für Bestellungen und Terminbuchungen lässt sich die Anzahl der direkten Kundenanrufe reduzieren, und das Team wird von einem Großteil der Kundenkommunikation entlastet.

Auch mit externen Partnern wie Arztpraxen oder Pflegeheimen sollten klare Kommunikationsprozesse vereinbart werden, um wiederholte Rückfragen und Rezeptanforderungen zu minimieren.

Oftmals nehmen in Apotheken verschiedene Mitarbeiter das Telefon entgegen, was dazu führen kann, dass hochqualifizierte Fachkräfte wie Apotheker für Routineanrufe eingespannt werden. Das kann zu einem ineffizienten Einsatz von Personalressourcen führen. Eine bewährte Praxis, um dieses Problem zu lösen, ist die Festlegung eines festen „Telefonisten“ innerhalb des Teams. Diese Person führt Telefonate nach einem klaren Leitfaden, wodurch die Gesprächsdauer effizient minimiert wird.

Ein effizienter Einkauf ist entscheidend, denn „im Einkauf liegt der Gewinn“. Leider passieren gerade hier die meisten Fehler. Oft wird dieser wichtige Bereich einfach Mitarbeitern übertragen, ohne dass diese eine eindeutige Vorgabe haben, wie sie vorgehen sollen. Ein strukturierter Leitfaden kann Abhilfe schaffen.

Dieser sollte festlegen, bei welchem Großhändler was bestellt wird, unter welchen Bedingungen Direktbestellungen sinnvoll sind und welche Konsequenzen es bei Abweichung von vereinbarten Konditionen gibt. Solche Vorgaben ermöglichen es den Mitarbeitern, auch ohne direkte Anweisungen wirtschaftlich und effizient zu handeln.

In Apotheken fehlt es oft an klarer Anleitung für Zusatzverkäufe im Handverkauf. Während Mitarbeiter grundsätzlich offen für Zusatzverkäufe sind, fehlt ihnen oft eine klare Gesprächsstruktur, was dazu führt, dass sie diese Möglichkeiten nicht konsequent nutzen und ihnen Umsätze entgehen. Dabei wünschen sich viele gesundheitsbewusste Menschen heutzutage zusätzliche Empfehlungen oder ergänzende Therapiemöglichkeiten.

Somit sollten Apothekeninhaber klare Leitlinien für Beratungsgespräche entwickeln und ihre Mitarbeiter im Bereich Zusatzverkäufe ausbilden, um ihnen die Angst zu nehmen und sie zu selbstbewusstem Handeln zu befähigen.

Viele Apotheken vernachlässigen ihr Marketing oder machen den Erfolg ihrer Maßnahmen nicht messbar. Aufgrund der kritischen Lage in der Branche reduzieren viele Apothekeninhaber ihr Marketing sogar – was natürlich fatal ist.

Andere Apotheken wiederum geben wahllos Geld für Marketing aus, ohne klare Ziele oder Überprüfung der Ergebnisse. Doch sie sollten darauf achten, dass sie bei einem durchschnittlichen Rohertragssatz („Spanne“) von beispielsweise 20 % für jeden eingesetzten Euro mindestens 5 Euro Umsatz generieren. Andernfalls wird nicht einmal das investierte Kapital gedeckt!

Häufig erreichen traditionelle Marketingmaßnahmen wie Flyer oder Bonusprogramme vor allem bestehende Kunden, während die Neukundengewinnung ausbleibt.

Marketing ist allerdings nur dann rentabel, wenn es gezielt neue Zielgruppen erschließt und planbar ist. Sowohl große als auch kleinere Apotheken müssen wachsen, um im Markt bestehen zu können und sich gegen große Online-Händler zu behaupten.

Dabei bieten sich insbesondere mittels Social Media durchaus Möglichkeiten für Apotheken, neue Zielgruppen anzusprechen und für sich zu gewinnen. Hier erreichen sie jüngere Nutzer und können so ihren Kundenstamm drastisch erweitern.

Durch die Nutzung von Social Media können Apotheken zudem die Effektivität ihrer Marketingmaßnahmen direkt verfolgen und die Kosten für Neukundengewinnung besser kontrollieren, was zu einer höheren Rentabilität und einem nachhaltigen Wachstum führt.

So können Apothekeninhaber beispielsweise für jeden eingesetzten Euro sehen, wie viele Personen aus ihrer Zielgruppe mit einer bestimmten Kampagne erreicht wurden, was eine gezielte Optimierung der Marketingstrategien ermöglicht.

Viele Apothekeninhaber suchen nach schnellen Lösungen für unmittelbare Verbesserungen, doch die Realität zeigt: Es gibt keine „Wunderpille“ für sofortige Ergebnisse. Eine nachhaltige Verbesserung der Rentabilität erfordert stattdessen ein langfristiges Denken und die Etablierung effizienter Strukturen für alle Bereiche.

Sei es in der Teamkommunikation, beim Einkauf, bei Zusatzverkäufen oder bei messbaren Marketingaktivitäten – einheitliche Strukturen sind entscheidend. Jeder der genannten Aspekte spielt eine zentrale Rolle, um die Rentabilität zu steigern. Nur so kann gewährleistet werden, dass alle Teilbereiche optimal und wirtschaftlich umgesetzt werden.

Apothekeninhaber sollten sich daher auf wesentliche Maßnahmen konzentrieren, Aufgaben delegieren und gezielt Unterstützung in Anspruch nehmen, um ihre Ressourcen optimal zu nutzen und das volle Potenzial ihrer Apotheke auszuschöpfen.

Nur durch diese umfassende und zielgerichtete Herangehensweise kann sichergestellt werden, dass Apotheken den Herausforderungen des Marktes gewachsen sind und auf lange Sicht erfolgreich bleiben.

Nicolas Klose, Geschäftsführer, Klose Consulting GmbH, E-Mail: kontakt@kloseconsulting.de