Aufbewahrungspflichtige Unterlagen

Die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen verursacht nicht unerhebliche Kosten und führt schnell zu räumlichen Engpässen. Die Aufwendun­gen sind zwar steuerlich absetzbar und zum Teil sogar rückstellungsfähig (vgl. AWA -Ausgabe Nr. 1 vom 1. Januar 2007, Seite 18), dennoch sollte das Archiv nicht aus den Nähten platzen. Beim Aussortieren müssen Apotheker allerdings streng darauf achten, dass sie keine Unterlagen vernichten, die insbesondere für steuerliche Zwecke noch benötigt werden.

Das Steuerrecht schreibt allgemein recht lange Aufbewahrungsfristen vor. Bücher, Aufzeichnungen, Inventare und Jahresabschlüsse sind zehn Jahre aufzubewahren. Gleiches gilt für herkömmliche Buchungsbelege (vgl. § 147 Absatz 3 Satz 1 Abga­benordnung). Sonstige Unterlagen wie Handels- und Geschäftsbriefe, Lohnkonten und Kassenabrechnungen müssen immerhin noch sechs Jahre aufbewahrt werden.

Hinweis: Die Fristen gelten auch für elektronisch archivierte Belege. Der Apotheker muss für die Zeit der Aufbewahrung die jederzeitige „Lesbarmachung“ der Unterlagen (am Bildschirm) sicherstellen. Es genügt nicht, wenn die jeweiligen Dateien dem Finanzamt lediglich ausgedruckt in Papierform zur Verfügung gestellt werden (Beschluss des Bundesfinanzhofs vom 26. September 2007, Aktenzeichen I B 53, 54/07).

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht bzw. das Inventar, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss aufgestellt wurden.

Das Ende der Frist wird in der Praxis in sehr vielen Fällen über Jahre hinweg hinausgezögert. Sind die Unterlagen nämlich noch für Steuern von Bedeutung, die noch nicht festsetzungsverjährt sind, endet auch die Aufbewahrungsfrist insoweit nicht.

Hinweis: Vor der Vernichtung der Unterlagen muss deshalb sorgfältig geprüft werden, ob die Dokumente für eine begonnene Außenprüfung bzw. sonstige finanzamtliche Ermittlungen (Straf- oder Bußgeldverfahren) noch von Bedeutung sind. Auch die im- mer zahlreicher werdenden „vorläufigen Steuerfestsetzungen“ und ruhenden Einspruchsverfahren sind hierbei nicht aus den Augen zu verlieren.

Diese Unterlagen können im Jahr 2008 vernichtet werden, sofern der Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gehemmt ist:

• Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen, die im Jahr 1997 oder davor erstellt worden sind.
• Inventare aus dem Jahr 1997 und davor.
• Buchungsbelege aus dem Jahr 1997 und davor.
• Handelsbücher aus dem Jahr 1997 und davor.
• Lohnkonten und dazugehörende Belege mit Eintragungen aus dem Jahr 2001 und davor.
• Sonstige Unterlagen aus 2001 und davor, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind und es sich nicht bereits um Buchungsbelege handelt.