So vermeiden Sie Fehlschläge

Ging es in der letzten AWA-Ausgabe (Nr. 11 vom 1. Juni 2010, Seite 5 bis 7) um die Bewerber­suche, so soll hier nun die Personalauswahl an sich näher betrachtet werden. Je nach Suchstrategie werden über­wiegend schriftliche Bewerbungen eingehen – klassisch auf Papier bzw. vorteilhaft per E-Mail – oder aber Sie werden gleich direkt telefonisch kontaktiert. Üblicherwei­se dürfte nach spätestens drei Wochen die Phase des „Sammelns“ abgeschlossen sein. Stehen Sie unter Zeitdruck, sollte schon Ihre Anzeige einen Hinweis auf den Bewerbungsschluss enthalten.

Bei der Sichtung der Unterlagen bilden Sie am besten drei Gruppen:

• Erster Stapel: die erste Wahl – in jedem Fall Kontakt aufnehmen.
• Zweiter Stapel: Reservekandidaten, mit Einschränkungen geeignet.
• Dritter Stapel: erkennbar ungeeignet – absagen.

Haben Sie idealerweise ein gutes Anforderungsprofil formuliert, können Sie nun die Bewerber in Form eines „Soll-Ist-Abgleichs“ sortieren. Falls Sie mit Bewerbungen überschüttet werden, gibt es eine harte, aber effektive Methode, um sich die Arbeit zu erleichtern. Dazu sondern Sie nach einem rasch ersichtlichen Kriterium aus, meist sind das die Noten, insbesondere der Abgangszeugnisse. Jeder, der schlechter als z.B. Note 2,0 ist, wird erst einmal zur Seite gelegt. Bei Kriterien wie Alter und Geschlecht passen Sie auf, dass Sie zumindest nicht offenkundig mit dem Allgemeinen Gleichbehandlungs­gesetz kollidieren. Manch einer sucht sogar nach dem Sympathiewert der Fotos aus.

Diese Auswahl wird der jeweiligen Person nicht gerecht, weil Noten nicht alles sind? Richtig! Aber Sie können sehr viel Zeit damit verbringen, Dut­zende von Unterlagen auf Herz und Nieren zu prüfen, oder aber Sie beschränken sich auf die 20% Besten. Diese Zahl ist oftmals immer noch so groß, dass Sie mit ziemli­cher Wahrscheinlichkeit darunter den Richtigen finden werden. Zur Not bleibt ja noch der Stapel zur Nachsuche...

Die Erstauswahl ist getroffen. Profis nehmen jetzt zunächst telefonisch Kontakt auf. Sie erhalten einen ersten persön­li­chen Eindruck und können Ihre noch allgemein gehalte­nen Vorstellungen (ungefähres Arbeitsgebiet, Arbeitszeiten usw.) bereits näher umreißen. Manches lässt sich so schon im Vorfeld klären und der eine oder andere Vorstellungstermin erübrigt sich dadurch.

Kommt es dann zum ersten Termin „Auge in Auge“, sind nicht wenige Chefs ebenso nervös wie ihr Gegenüber. Dies gilt umso mehr, falls Sie keine klaren Vorstellungen über sich, die Apotheke und die Zukunftsper­spektiven haben. Vergessen Sie deshalb nicht: Der Bewerber schaut auf Sie! Auch er hat eine Vorstellung von einem souveränen Chef.

Das führt zu einem Spruch, der verdaut sein will: Erstklassi­ge Chefs stellen erstklassige Mitarbeiter ein, zweitklassi­ge Chefs suchen sich drittklassige Leute... Doch darin liegt ein wahrer Kern, der Ansporn genug sein sollte, selbst zu den erstklassigen Chefs zu gehören und mit Top-Mitarbeitern Erfolge gegen die zweit- und drittklassigen Wettbe­werber einzufahren. Wenn Sie einen Moment nachdenken, erkennen Sie, dass an der Personalauswahl viel hängt – nämlich Ihre Wettbewerbs­position in einem härter werdenden Verdrängungsmarkt.

Bedenken Sie auch, dass Ihr Ge­genüber im Gespräch zumindest erspürt, wie Sie „ticken“. Vor allem auf Absicherung und Erhalt des Beste­henden bedacht? Klar und strukturiert? Zielorientiert und stra­tegisch? Klug argumentierend? Mutig, visionär? Betont menschlich und „psy­cho­lo­gisch angehaucht“? Cha­otisch und unsicher?

Deshalb ist es gar keine schlechte Idee, sich selbst erst einmal ein Feedback (von Freunden, vertrauten Mitarbeitern usw.) zu holen: Wie wirke ich auf andere? Stimmen meine Ziele und Werte mit dem überein, was ich nach außen übermittle?

Ein wichtiger Punkt! Denn im Bewerbergespräch legen Sie erste Grundlagen für die eventuelle spätere Zusammen­arbeit. Der erste Eindruck zählt. Er entscheidet übrigens auch darüber, ob Top-Kräfte überhaupt Ihr Stellenangebot annehmen. Wirklich gute Mitarbeiter haben auf dem Apothekenmarkt oft Alternativen.

Und sind Sie erst einmal in eine „Schublade“ einsortiert, wird es mühsam, sich davon wieder zu lösen. Achten Sie also darauf, was Sie wie vermitteln. Das kann sogar der chaotische Ansatz sein oder der des „zerstreuten Professors“. Richtig gelebt und sympathisch „herübergebracht“, tragen viele Persönlichkeitsstrukturen und daraus erwachsende Führungskulturen Kei­me des Erfolgs in sich. Sie müssen nur ansprechend wirken und dürfen nicht abstoßend, lächerlich, unpassend oder schwach erscheinen.

Nachdem Sie sich also erst einmal selbst „sortiert“ und „eingenordet“ haben, gehen Sie in die Gespräche. Fragen Sie sich, was Sie eigentlich erfahren wollen, was eben aus den Unterlagen nicht hervorgeht. In erster Linie sind das die Persönlichkeit und Lebenseinstellung an sich sowie Eigenschaften wie Leistungsfähigkeit, Ehrlichkeit und Zuverlässigkeit, aber auch der nicht zu unterschätzende Sympathiefaktor und die „Passform“ im Hinblick auf das Team und den Chef.

Zuerst sollten Sie einen separaten Raum und ausreichend Zeit reservieren – ungestört! Gespräche zwischen Tür und Angel zeugen von Unprofessionalität und stellen auch eine gewisse Missachtung des Bewerbers dar.

Typische Gespräche beginnen dann erst einmal mit ei­nem Small Talk: Wie war die Anfahrt? Haben Sie unsere Apotheke gleich gefunden? Darf ich Ihnen etwas zu trinken anbieten? Sodann kann man bereits etwas in die Tiefe gehen: Was ist Ihnen an unserer Apotheke aufgefallen ? Hier erkennen Sie bereits, wie aufmerksam das Gegenüber ist, ob Ihr Marktauftritt bekannt ist, ob die Beurteilungsfähigkeit für einen Vergleich mit anderen Apotheken vorhanden ist usw.

Professionelle Arbeitgeber stel­len nun den eigenen Betrieb knapp, aber aussagekräftig vor. Gerne wird dann der Ball zurückgespielt und man bittet darum, kurz den bisherigen Werdegang zu erzählen. Hier kann man schon einiges ersehen: Wie ausführlich bzw. ausschweifend (oder aber stockend) wird das vorgetragen? Und wird Wesentliches von Unwesentlichem getrennt?

Viele Chefs bohren nun nach Lücken im Lebenslauf, halten sich an Noten und Zeugnissen fest (das meiste steht schon in den Bewerbungsunterlagen!) oder möchten schlicht etwas über die Interna der Konkurrenz erfahren, aus der heraus sich der Kandidat beworben hat. Gerade dies bekommt jedoch schnell einen schalen Beigeschmack und ist kein gu­ter kollegialer Stil. Andererseits ist es eine typische Bewerberfalle, wenn hier jemand allzu freizügig „aus dem Näh­kästchen“ plaudert. Mit Fingerspitzengefühl vorgetragen, können also Fragen über die bisherigen Arbeitgeber aufschlussreich sein – insbesondere über den Bewerber, um den es ja primär geht.

Profis schauen aber nicht in die Vergangenheit, sondern blicken zusammen mit dem Bewerber in die Zukunft und möchten eben mehr erfahren, als sie aus den Unterlagen schon wissen. Die Mathe-Fünf vor zwölf Jahren ist nun wirklich Geschichte, auch das missratene Praktikumszeugnis eines langjährig Berufserfahrenen...

Somit bieten sich, neben rein Fachlichem, folgende Fragen an:

• Was sind Ihre größten Stärken ? Hier sehen Sie, ob der Bewerber eine realistische Selbsteinschätzung und (zu viel, zu wenig?) Selbst­bewusstsein hat und ob dies mit den objektiven Daten (Un­terlagen!) übereinstimmt.
• Was sind Ihre größten Schwächen ? Ein Test auf Ehrlichkeit, Offenheit, Souveränität und realistische Selbsteinschätzung. „Verdruckste“ Persönlichkeiten entlarven sich hier schnell.
• Welche Hobbys haben Sie, wo engagieren Sie sich? Hier zeigt sich, ob jemand eher Einzelgänger ist (Lesen, Computer etc.), grup­pen­ori­entiert (Mannschaftssport, Ausgehen etc.) oder sogar Führungsqualitäten aufweist (Trainer im Verein, Gruppenleiter etc.).
• Was können Sie für uns tun, wie können Sie unsere Apotheke mit nach vorne bringen? Und umgekehrt auch: Was können wir für Sie tun? Hier sehen Sie, ob jemand mitdenkt, kreativ ist, sich mit dem Markt auseinandersetzt. Umgekehrt entspannt sich das Thema Gehalt und Arbeitgeberleistungen, wenn Sie es in eine solche Frage verpacken (die meisten, vor allem jüngere Mitarbeiter fordern eher zu wenig).

Um die Persönlichkeit und die Grenzen des Bewerbers zu testen, bieten sich situationsbezogene oder gar regelrechte Stress-Fragen an:

• Eine Kundin kommt aufgebracht in die Apotheke und reklamiert, ihr sei das fal­sche Präparat gegeben worden. Wie gehen Sie damit um?
• Es ist später Vormittag, die Apotheke steht voller Kunden, Schlangen bilden sich. Wie managen Sie die Lage?
• Sie beobachten eine langjährige Kollegin beim Griff in die Kasse. Was tun Sie?

Bei diesen Fragen erkennen Sie die Grenzen der Person und die Loyalität wird deutlich (bei Fehlern oder kriminellen Akten muss selbstverständlich der Chef unterrichtet werden, Ehrlichkeit ist Trumpf). Hier fühlen Sie tatsächlich auf den Zahn! Fragen dieser Art sind jedoch bei Apotheken – im Gegensatz zur Industrie – noch wenig verbreitet.

Großes Interesse gilt dem The­ma Schwangerschaft. Jedoch ist die Frage danach unzulässig bzw. ihre unwahre Beantwortung ist erlaubt. Dennoch ist die Einstellung zu diesem Thema herauszubekommen. Erzählen Sie dazu von sich selbst, wie Sie mit der Situation Kinder und Beruf umgegangen sind. Binden Sie die Bewer­berin ein und Sie werden oft staunen, wie viel Sie erfahren, was diejenige wohl auf direkte Fragen niemals gesagt hätte.

Achten Sie nicht nur auf die Worte, sondern auch auf die „Verpackung“, die nonverbalen Si­gnale: zu- oder abgewandte Körperhaltung, Motorik, Haltung der Hände, Blickrichtung und Art des Blicks. Selbst wenn man es gar nicht so laut sagen darf: Schon die körperliche Erscheinung spricht oft Bände, seien es nun Gewicht, allgemeine Konstitution und die daraus zu erwartende Fitness, die Augen, das Hautbild...

Auch wenn man das nicht überbewerten sollte – eine Reihe von Problemen erschließt sich schon aus dem Äußeren. Etliche Top-Unternehmen achten neben fachli­chen Anforderungen auf „außerberufliches Engagement“, vor allem Sport und Belastbarkeit, und laden Bewerber (nicht ohne Hintergedanken) zu „Outdoor-Events“ ein...

Im Zweifelsfall starten Sie eine zweite Runde an Vorstellungsgesprächen oder schreiben die Stelle ggf. noch einmal neu aus. Zudem sei auf die segensreiche Möglichkeit der Pro­bearbeit hingewiesen (siehe hier­zu auch den Beitrag in der AWA-Ausgabe Nr. 4 vom 15. Februar 2009, Seite 10 bis 11). Was im Gespräch noch schauspielerisch übertüncht werden konnte, offenbart sich hier – und Sie können noch rechtzeitig die Reißleine ziehen.

Dr. Reinhard Herzog,
Apotheker, 72076 Tübingen,
E-Mail: Heilpharm.andmore@t-online.de