Vorsteuerabzug für die Apotheke: Fehlerhafte Eingangsrechnungen

Sofern ein Unternehmer keine umsatzsteuerfreien Umsätze erzielt, ist er dem Grunde nach zum vollen Vorsteuerabzug berechtigt. Aus Apothekeneingangsrechnungen ist ein Vorsteuerabzug daher in aller Regel möglich, wenn sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Insbesondere müssen Rechnungen die folgenden Angaben enthalten:

• den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers. Ganz sicher geht man, wenn neben dem Namen der Apotheke auch der vollständige Name des Apothekers genannt ist. Bei einem Postfach oder einer Großkunden­adresse ist es ausreichend, wenn diese Daten anstelle der Anschrift angegeben werden;

• die dem leistenden Unter­nehmer erteilte Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer;
  

• das Ausstellungsdatum der Rechnung;

• eine fortlaufende Rechnungsnummer;

• die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der Dienstleistung;
  

• den Zeitpunkt der Lieferung oder Dienstleistung;

• das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen auf­geschlüsselte Entgelt, sowie schon im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt wurden;

• den Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder einen Hinweis, dass die Leistung steuer­befreit ist.

Werden Entgeltminderungen wie Boni, Skonti oder Rabatte vereinbart, bei denen zum Zeitpunkt der Rechnungstellung die Höhe der Entgeltminderung noch nicht feststeht, „genügt es“, wenn in der Rechnung auf die entsprechende Konditionsvereinbarung hingewiesen wird. Apo­theker sollten insbesondere bei Eingangsrechnungen der Pharmagroßhändler auf dieses Er­fordernis achten.

Hinweis: Die Finanzverwaltung verlangt hier eine leichte und eindeutige Nachprüfbarkeit, weshalb eine hinreichend genaue Bezeichnung in der Rechnung aufgenommen werden muss. In jedem Fall sollten die Dokumente über Entgeltsminderungen in Schriftform vorhanden sein und auf Nachfrage (... des Betriebsprüfers) ohne Zeitverzögerung bezogen auf die jeweilige Rechnung vorgelegt werden können¹⁾.

In den letzten Jahren wurde in zahlreichen Gerichtsverfahren über den Vorsteuerabzug wegen „unzureichender“ Leistungsbeschreibungen gestritten. Apo­thekeninhaber betrifft dies vor allem dann, wenn sie Dienst­leistungen beziehen oder Handwerker für (Um-)Bau- und Reparaturarbeiten in/an der Apotheke beauftragen. Die Gerichte legten hier meist einen strengen Maßstab an und gaben mehr­heitlich der Finanzverwaltung recht. So wurde u.a. bei folgenden allgemein gehaltenen Rechnungsformulierungen der Vorsteuerabzug wegen unzureichender Beschreibung der Leistung gerichtlich verweigert:

• „für technische Beratung und Kontrolle im Jahr ...“ ,
• „unser gesamter Warenbestand“,
• „nach Absprache“,
• „Personalüberlassung“,
• „Ausführung von Schreibarbeiten“,
• „Gestellung von Büromaterial, EDV- und Fachliteratur“,
• „Beratungsleistungen“,
• „für Bauarbeiten“,
• „Arbeiten wie gesehen und besichtigt“,
• „Montagearbeiten laut Verabredung“.

Hinweis: Fehlerhafte Rechnungen können zwar korrigiert werden, dies setzt aber stets voraus, dass der Rechnungsaussteller noch existent ist, was im Anschluss an eine erst Jahre später stattfindende Betriebsprüfung nicht selbstverständlich ist. Zudem droht zumindest die Festsetzung von Nachzahlungszinsen zur Umsatzsteuer, da derzeit noch nicht höchstrichterlich geklärt ist, ob eine fehlerhafte Rechnung auch rückwirkend berichtigt werden kann.

Ist die Beschreibung der Leistung in der Rechnung selbst nicht ganz klar/ausreichend, besteht die Möglichkeit, in ergänzenden Unterlagen die eigent­liche Leistung näher zu beschreiben. Bislang war noch ungeklärt, ob diese ergänzenden Rechnungsunterlagen dann auch stets der eigentlichen Rechnung beigefügt sein müssen, was in vielen Fällen praktisch kaum durchführbar ist.

Der Bundesfinanzhof hat nun aktuell bestätigt, dass zur Iden­tifizierung einer abgerechneten Leistung andere Geschäftsunterlagen herangezogen werden können, wenn das Abrechnungsdokument selbst darauf verweist und diese eindeutig bezeichnet. Außerdem hat er ausdrücklich entschieden, dass die in Bezug genommenen Geschäftsunterlagen der Rechnung nicht beigefügt sein müssen²⁾, was für die Praxis eine wesent­liche Erleichterung darstellt.

Hinweis: Im Streitfall hatte ein Immobilienmakler erfolgreich geklagt, dem der Vorsteuerabzug aus Rechnungen über „Tagessätze gemäß unserer Vereinbarung zum Projekt XY der Z-AG“ aberkannt worden war. Nach Ansicht des Finanzamts war die Leistungsbeschreibung unzureichend, weshalb die erwähnten Vereinbarungen den Rechnungen hätten beigefügt sein müssen. Dies sah der Bundesfinanzhof erfreulicherweise anders.