Axel Witte
Für den Apotheker stellt sich jedes Jahr zur Weihnachtszeit neben der Frage „Was schenke ich meinen Mitarbeitern?“ die Frage der steuerlichen Abzugsfähigkeit und der Effizienz: „Was wende ich auf und welchen Vorteil hat der Mitarbeiter?“ Zudem kann man Sachzuwendungen auch unterjährig nutzen, um Mitarbeiter zusätzlich zu belohnen und besondere Leistungen anzuerkennen.
Grundsätzlich gehören alle Einnahmen in Geld oder Geldeswert, die der Mitarbeiter im Rahmen seines Dienstverhältnisses von der Apotheke erhält, zum steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn.
Nicht zum Arbeitslohn zählen Geschenke des Apothekers, die auch im gesellschaftlichen Verkehr üblicherweise ausgetauscht werden (Blumen, Buch) und zu keiner Bereicherung des Arbeitnehmers führen. Es handelt sich dann um „Aufmerksamkeiten“, die als Sachzuwendungen bis zu einem Wert von 40€ (inklusive MwSt.) anlässlich eines besonderen persönlichen Ereignisses des Mitarbeiters steuerfrei sind. Dieser Betrag kann mehrfach pro Jahr oder sogar pro Monat ausgeschöpft werden (Geburtstag, Heirat, bestandene Prüfung, Einschulung Kind, Arbeitnehmerjubiläum, Abschied etc.).
Möglich ist auch, die Aufmerksamkeit/Sachzuwendung als Gutschein zu überreichen. Dabei muss vom Grundsatz her ein Eintausch in Geld ausgeschlossen sein, indem eine besondere Verwendungsauflage enthalten ist wie z.B. „Gutschein für eine Massage“. Denn Geldgeschenke sind immer steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn.
Übersteigt der Wert der Aufmerksamkeit die Freigrenze von 40€ (ab 2015: 60€), ist die Zuwendung in vollem Umfang beim Arbeitnehmer steuer- und sozialversicherungspflichtig (nicht nur der die Freigrenze übersteigende Betrag). Zur Vermeidung zumindest der Besteuerung beim Arbeitnehmer besteht für die Apotheke die Möglichkeit, die Steuer pauschal mit einem Steuersatz von 30% zzgl. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer zu übernehmen.
Daneben kann die Apotheke den Mitarbeitern ohne jeden Anlass monatlich Sachbezüge (z.B. CDs, Bücher, Kinogutscheine etc.) im Wert von 44€ (inklusive MwSt.) zuwenden. Bei mehreren Sachbezügen pro Monat darf die Summe aller Sachbezüge des Mitarbeiters 44€ nicht überschreiten, da sonst der gesamte Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig wird. Um die 44-€-Grenze auszunutzen, schenken Apotheken ihren Mitarbeitern gern Gutscheine. Dabei ist zu beachten, dass die Einlösung der Gutscheine nur bei Dritten erfolgen darf. Waren aus dem Sortiment der Apotheke sind stets steuer- und sozialversicherungspflichtige Sachzuwendungen bzw. gehen in den Rabattfreibetrag (siehe unten) ein.
Auch bei Weihnachtsgeschenken für Mitarbeiter gilt die Freigrenze von 44€, sofern das Geschenk nicht im Rahmen einer Weihnachtsfeier „überreicht“ wird. In diesem Fall (z.B. gemeinsamer Konzertbesuch mit Abendessen) ist der Wert des Geschenkes (Konzertkarte) Bestandteil der Freigrenze für Betriebsveranstaltungen (zurzeit 110€, ab 2015 eventuell Anhebung auf 150€).
Waren aus der Apotheke
Für Zuwendungen und die verbilligte Abgabe von Ware aus dem Apothekensortiment treffen diese Regelungen nicht zu. Hier gilt ein Freibetrag von jährlich 1.080€, bis zu dem Rabatte an Mitarbeiter sozialversicherungs- und lohnsteuerfrei gewährt werden dürfen.
Das (finanzielle) Risiko bei Nichteinhalten der genannten Vorgaben kann erheblich sein. Bestimmte Vorhaben sollten daher im Vorfeld mit dem Steuerberater abgestimmt bzw. optimiert werden.
Aktueller Wirtschaftsdienst für Apotheker 2014; 39(23):10-10