„Privater“ Geschäftswagen: Umfang der Nutzung entscheidend

Die Mehrzahl der Apothekeninhaberinnen und -inhaber wird einen Pkw im Betriebsvermögen halten (Geschäftswagen) und die Kosten dafür in voller Höhe als Betriebsausgaben geltend machen. Zum Ausgleich der anteiligen Privatnutzung ist jährlich eine „Entnahme“ zu versteuern, in der Regel ermittelt nach der 1%-Regelung oder mittels der Fahrtenbuchmethode.

Der „Geschäftswagen“ muss allerdings nur dann zwingend dem Betriebsvermögen zugeordnet werden, wenn die betriebliche Nutzung mehr als 50% beträgt; dies wird bei Apothekenleitern nicht immer der Fall sein. Wer seinen Wagen beispielsweise lediglich zu 40% für betriebliche Fahrten nutzt, darf das Fahrzeug auch im Privatvermögen belassen und (nur) die Aufwendungen für betrieblich gefahrene Kilometer steuerlich geltend machen.

Hinweis: Werden in solchen Fällen die tatsächlichen Kosten/km nicht exakt ermittelt, besteht die Möglichkeit, für jeden gefahrenen Kilometer pauschal 0,30€ als Betriebsausgaben abzuziehen (sog. Nutzungseinlage). Dazu ist erforderlich, dass zumindest die betrieblichen Fahrten aufgezeichnet werden.

Natürlich ist es regelmäßig sinnvoll, einen „Geschäftswagen“ dem steuerlichen Betriebsvermögen zuzuordnen. Je nach Einzelfall kann es allerdings auch gute Gründe geben, den Wagen im Privatvermögen zu belassen und lediglich die betrieblich gefahrenen Kilometer pauschal geltend zu machen. Nachfolgend werden einige Aspekte aufgeführt, die für das „Privat-Pkw-Modell“ sprechen könnten:

• Pkws mit hohem Bruttolistenpreis verursachen einen hohen Privatanteil (1%-Regelung), sofern kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt wurde. Dabei ist auch zu berücksichtigen, dass viele Fahrtenbücher wegen Mängeln gar nicht von der Finanzverwaltung anerkannt werden und dann ohnehin die 1%-Regelung zur Anwendung kommt.

• Es ist sehr aufwendig, ein Fahrtenbuch ordnungsgemäß zu führen.

• Das Fahrzeug wurde „von privat“ erworben, sodass ohnehin kein Recht auf Vorsteuerabzug aus den Anschaffungskosten besteht. Auch wenn die Zuordnung zum umsatzsteuerlichen Unternehmensvermögen unabhängig von der Zuordnung zum einkommensteuerlichen Betriebsvermögen getroffen werden kann¹⁾, ist in der Praxis doch vielfach ein Gleichlauf beabsichtigt.

• Vor allem wertstabilere Fahrzeuge können bei einem Verkauf bzw. bei einer Entnahme zu Gewinnen (Veräußerungspreis/Entnahmewert > Buchwert) führen, die dann zu versteuern wären. Gerade voll abgeschriebene Fahrzeuge mit einem hohen Anfangswert können eine nicht zu vernachlässigende Steuerbelastung beim Verkauf bzw. Entnahmevorgang auslösen.

Hinweis: Wurde das Fahrzeug gar nicht erst dem Betriebsvermögen zugeordnet, kann es nach einigen Jahren der Nutzung problemlos „einkommensteuerfrei“ verkauft werden.

Beispiel: Apotheker Meindl fährt schon längere Zeit einen gebraucht erworbenen SUV (Bruttolistenpreis: 90.000€). Den Wagen beließ er im Privatvermögen. Ein Fahrtenbuch zu führen ist ihm zu aufwendig. Deshalb erfasst er lediglich die betrieblichen Fahrten und macht für jeden Kilometer Betriebsausgaben von 0,30€ geltend.

Im Rahmen der Gewinnermittlung für 2013 hat Herr Meindl Ende November 2014 erstaunt festgestellt, dass der betriebliche Nutzungsanteil erstmals über 50% lag. Für das laufende Jahr 2014 hat er (natürlich) noch keine Tankquittungen, Parktickets, Belege für die Autowäsche etc. gesammelt. Betrieblich ist er bis dato immerhin rund 10.000 Kilometer gefahren und rechnete deshalb eigentlich mit einem Betriebsausgabenabzug von mindestens 3.000€ (10.000km x 0,30€).

Das Finanzamt rechnet allerdings anders:

Weil das Fahrzeug nun als notwendiges Betriebsvermögen anzusehen ist (betriebliche Nutzung > 50%) und kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt wurde, muss Herr Meindl den privaten Nutzungsanteil nach der 1%-Regelung ermitteln. Dies führt grundsätzlich zu einem stattlichen Privatanteil von immerhin 10.800€ (90.000€ x 1% x 12 Monate). Hier greift die sog. Kostendeckelung. Soll heißen: Der zu versteuernde Privatanteil darf maximal in Höhe der entstandenen Betriebsausgaben zugerechnet werden. Im Ergebnis führt dies bei Herrn Meindl zu einem vollständigen Wegfall des Betriebsausgabenabzugs für das laufende Jahr.

Hinweis: Es besteht auch nicht die Möglichkeit, steuerwirksam bis zum Ende des Jahres 2014 noch ein Fahrtenbuch zu führen, da ein Wechsel der Ermittlungsmethode für den Privatanteil unterjährig gar nicht möglich ist.

Wer sich dafür entscheidet, einen auch betrieblich genutzten Pkw im Privatvermögen zu belassen, sollte rechtzeitig vor dem Jahresende prüfen, ob er die 50%-Grenze ggf. überschreitet. Dazu ist natürlich erforderlich, den Kilometerstand am Anfang des Jahres aufzuzeichnen. Ist die Grenze bereits fast erreicht, könnte der „Zweitwagen“ für betriebliche Fahrten genutzt werden und der „Erstwagen“ bis zum Jahresende nur noch für private Zwecke. Die betrieblichen Fahrten mit dem „Zweitwagen“ könnten dann auch mit 0,30€/km angesetzt werden.

Hinweis: In der Praxis wird es natürlich so sein, dass die Finanzämter solche Sachverhalte (mindestens 50%-ige betriebliche Nutzung eines „privaten Pkw“) gar nicht immer feststellen können. Allerdings ist es auch einem Betriebsprüfer möglich, z.B. Werkstattrechnungen anzufordern und so die Gesamtfahrleistung annähernd zu ermitteln. Diese braucht er dann nur noch ins Verhältnis zu den aufgezeichneten betrieblichen Kilometern zu setzen und kann danach bestimmen, ob der Wagen zwingend notwendiges Betriebsvermögen geworden ist.

1) Vgl. AWA-Ausgabe Nr. 13 vom 1. Juli 2014, Seite 18 und 19.