PKA – ein Beruf ohne Zukunft?

Der technische Fortschritt ist der Feind der Helferinnen. Kommissionierautomaten erledigen große Teile der Warenlagerarbeit. Gleichzeitig haben wir mit den PTA flexibler einsetzbare „Universalkräfte“, die nicht einmal so viel teurer sind. Wozu dann noch auf PKA zurückgreifen oder diese teuer und langwierig in der eigenen Apotheke ausbilden? Zumal es genügend Beispiele von Apotheken gibt, die vollkommen ohne Helferinnen funktionieren. Doch ist es wirklich so einfach?

Machen wir daher zuerst einen kleinen Ausflug in die Struktur des Apotheken-Arbeitsmarktes (siehe Tabelle unten): So haben die PTA eine zahlenmäßige Erfolgskarriere ohnegleichen hingelegt – ein rund 50%iger Zuwachs seit der Jahrtausendwende spricht Bände. Demgegenüber haben die Apotheker(innen) vergleichsweise wenig zugelegt und sind nach „Köpfen“ nur die zweithäufigste „Spezies“. Das war im Jahr 2000 noch deutlich anders. Hingegen befinden sich die Helferinnen bzw. PKA klar auf dem absteigenden Ast, getoppt im Abwärtstrend nur von den „Vorexaminierten“ und den Pharmazieingenieuren – diese sterben schlicht aus. Hierbei handelt es sich jeweils um „Headcounts“, also um „Köpfe“ unabhängig von ihrem Beschäftigungsumfang. In Vollzeitstellen ausgedrückt dürften die absoluten Zahlen jeweils um gut ein Viertel niedriger liegen.

Während gute PTA und erst recht Approbierte in vielen Regionen Deutschlands eher knapp oder sogar richtig rar sind, ist das Angebot an Helferinnen durchweg recht groß. Etliche der nicht selten etwas älteren Bewerberinnen haben zudem recht „bunte“ Lebensläufe, da es viele zwangsweise auch in Tätigkeitsfelder außerhalb der Apotheke verschlagen hat. Manche haben Zweit- und Drittausbildungen abgeschlossen, und möchten doch wieder in die Apotheke zurückkehren – offenkundig locken bessere Arbeitsbedingungen, eine höhere zeitliche Flexibilität sowie die Wohnortnähe des Arbeitsplatzes. Ein solch heterogenes Angebot eröffnet jedoch interessante Chancen für die Apotheke.

Der „Bottleneck“ bei qualifiziertem pharmazeutischem Personal kann ein gutes Argument sein, sich mit dem Thema „PKA“ zu beschäftigen – selbst wenn ein Kommissionierautomat im Hintergrund arbeitet.

Beim Blick auf die Gehälter und Kosten je Stunde (siehe nachfolgende Tabelle) ist der Unterschied zwischen einer PTA und einer Helferin eher gering und überlappt sich bei einer Jung-PTA versus einer „altgedienten“ PKA. In praxi bekommen allerdings PTA etwas mehr über Tarif bezahlt und profitieren eher von Leistungsprämien (Verkaufsleistung!), was in der Tabelle beispielhaft eingearbeitet wurde. Dennoch – Welten liegen nicht dazwischen. Die Arbeitsminute ist hier wie da um etwa 30 bis 40 Cent zu haben. Sind also PTA die Universallösung?

So einfach ist es nicht. Bei näherer Betrachtung zählen Faktoren wie die Auslastung in den jeweiligen Tätigkeitsbereichen, zu einem gewissen Teil die Betriebsgröße und letztlich die Wertschöpfung, welche die einzelnen Mitarbeiter hier oder da erbringen können. Eine PTA, die Kisten auspackt, kann eben in dieser Zeit nicht rentabel im Handverkauf arbeiten. Hier muss man ansetzen.

Eine flinke HV-Kraft erwirtschaftet leicht 100€ und teils gar deutlich mehr an Rohertrag (nicht Umsatz!) je Stunde. Beispielhaft rechnen Sie nur 12 Kunden je Stunde mal 35€ Korbumsatz mal 25% Spanne, dann sind Sie bereits in dieser Größenordnung. Und das ist noch lange nicht das Ende der Fahnenstange.

Mit diesen Werten im Hinterkopf können wir nun einige Fallkonstellationen betrachten.

Ein starkes Drittel der Apotheken bedient im Tagesschnitt höchstens 130 bis 150 Kunden. Bei Öffnungszeiten von 40 bis meist nicht wesentlich mehr als 50 Wochenstunden (d.h. rund 2.000 bis 2.750 Stunden bei maximal 40.000 Kunden pro Jahr) sollte dies von etwa zwei Vollzeitkräften im Handverkauf zu bewältigen sein. Das entspricht einer Vollzeit-Inhaberleistung „mit Leib und Seele“ plus typischerweise zwei bis drei passend „gestückelten“ Teilzeit-PTA plus einer gelegentlichen Vertretung sowie Hilfskräften für Raumpflege und ggf. Botendienste. Trotz zeitweiliger Spitzenlast gibt es viele „ruhige“ Phasen mit nur wenigen Kunden pro Stunde, d.h., oft herrscht bei Weitem keine Vollauslastung im HV. Ein Kommissionierautomat rechnet sich jedoch (noch) nicht, bzw. es fehlen die räumlichen, finanziellen oder perspektivischen Voraussetzungen. Wie viel Luft und Notwendigkeit bleibt da für eine nicht-pharmazeutische Hilfskraft?

Für eine PKA-Vollzeitstelle fehlt typischerweise die nötige Auslastungsschwelle, die bei etwa 80.000 bis 90.000 Packungen pro Jahr (ohne Automat) liegt. Gleichzeitig ist der Kundenbetrieb nicht so stark und der Betriebsablauf so steuerbar, dass es zu keinem Kundenstau und Problemen kommt, nur weil die PTA „Mädchen für alles“ sind. Ideal könnte jedoch ein „Mischmodell“ sein: Eine Helferin kümmert sich täglich zwei bis drei Stunden morgens um die „großen Sendungen“, Nachlieferungen, den „Papierkram“ auf Ebene der Warenwirtschaft sowie die elementaren Dinge der Warenpräsentation und Regalpflege. Das führt bereits zu einer sehr starken Entlastung der HV-Kräfte. Was über den Tag an (möglichst wenigen) kleinen Sendungen „hineinschneit“ sowie die spezielle Waren- und Regalpflege (z.B. Natur- oder Kosmetikregale), übernehmen die PTA. So kommt man mit allenfalls 20 PKA-Wochenstunden gemessen am Entlastungseffekt recht günstig weg. Nur muss man solche flexiblen Kräfte erst einmal finden – z.B. zwei 450-€- Kräfte je ca. 10 Wochenstunden, um nicht von einer Person abhängig zu sein und Urlaub, Krankheit etc. abpuffern zu können.

Dies bedeutet in Zahlen: an die 2 Mio.€ Umsatz oder etwas mehr, um oder etwas über 50.000 Kunden im Jahr und Öffnungszeiten zumindest in der Stadt vielfach um die 3.000 Stunden p.a. Hier können durchaus bereits 80.000 oder gar über 100.000 Packungen jährlich umgesetzt werden, was im Grunde eine Vollzeit-PKA gut beschäftigt. Stoß- und Spitzenzeiten können nur mit drei oder auch einmal vier Leuten im HV achtbar bewältigt werden. Die Gefahr, dass zu vielfältig und „fachfremd“ mit Warenwirtschaft belastete pharmazeutische Kräfte an Verkaufsleistung und Beratungsqualität einbüßen, steigt.

Andererseits ist oft die Rentabilitätsschwelle für einen Kommissionierautomaten erreicht. Mit einem solchen könnte das obige Modell der Kleinapotheke in erweiterter Form umgesetzt werden: zwei Teilzeitkräfte mit in der Summe vielleicht 30 bis 40 Wochenstunden. Mit oder ohne Automat hat jedoch in einem solchen Betrieb die Warenwirtschaft sowie der damit zusammenhängende „Papierkram“ Dimensionen erreicht, die man den pharmazeutischen Kräften allein kaum mehr aufbürden kann. Hier wird schlicht zu viel verkaufswirksame und am Ende doch etwas teurere Personalkapazität mit zu geringer Wertschöpfung verschwendet, zumal die Leerlaufzeiten im Handverkauf in einer solchen schon etwas größeren Apotheke geringer sind. Der Spagat zwischen Kundenbedienung, sonstigen pharmazeutischen Tätigkeiten und eben noch Ware verbuchen und einräumen führt dann dazu, dass nichts richtig mit der möglichen Sorgfalt und Tiefe gemacht wird und Fehler zunehmen.

Weit überdurchschnittlich kann eine umsatzstarke Apotheke bedeuten, die dennoch kaum mehr als durchschnittliche Kundenund Packungszahlen aufweist sowie überschaubare Öffnungszeiten hat – Spezialpräparate treiben die Zahlen nach oben. Oder eine Lauflagen- bzw. Center-Apotheke mit weit jenseits von 150.000 Packungen im Jahr, Kundenzahlen von 400, 500 oder mehr am Tag und Öffnungszeiten von mehr als 3.500 Jahresstunden. Dementsprechend stellt sich die Auslastungssituation unterschiedlich dar.

In Hochfrequenzapotheken sollte die sinnvolle Arbeitsteilung ihren Höhepunkt erreichen. „Mädchen für alles“ gilt nur für personelle Notzeiten. Eine hoch rationelle Warenwirtschaft, in der Regel mit Automat, ist eine wirtschaftliche Notwendigkeit. Somit stellt sich hier nicht die Frage nach dem „Ob“ beim Thema PKA, sondern vor allem nach dem „Wer“, der Qualifikation, weiteren Aufgaben über die Warenwirtschaft hinaus und wie viele Vollzeitstellen (ggf. auf mehr Köpfe in Teilzeit verteilt) dann sinnvoll sind. Weiter oben wurde bereits die Größenordnung von 80.000 bis 100.000 Packungen pro Vollzeitstelle genannt – bei automatisierten Apotheken sicher an der oberen Grenze. Das sind aber stets Einzelfallbetrachtungen. Eindeutig ist jedoch: Hier wäre es sträflich, pharmazeutisches Personal, dann zusammengerechnet ja im Umfang von Vollzeitstellen, unter Wert einzusetzen – ein klassischer Fall von Ressourcen-Fehlallokation.

Gerade größere Apotheken haben einen zunehmenden Bedarf an Tätigkeiten abseits der klassischen Warenwirtschaft, aber auch jenseits der typischen pharmazeutischen Arbeiten. Zu nennen wären Marketing und professionelle Warenpräsentation (zunehmend auch elektronisch auf Displays oder im Internet), rationelles, künftig elektronisches Dokumentenmanagement, „Schnittstellenbetreuung“ zu Lieferanten, Arztpraxen (dort läuft vieles schlicht von Helferin zu Helferin sehr gut), Steuerbüro und anderen mehr, kaufmännische und buchhalterische Aufgaben bis hin zum Erstellen von Kennzahlenauswertungen und Controllingreports. Eine weitere „Baustelle“ ist das Thema interne EDV-Betreuung, Datensicherheit sowie Pflege der Systeme. Der Weg könnte also von der ehemaligen „Helferin“ zur „Backoffice-Managerin“ führen. Viele Bewerber(innen) sowie die Schulausbildung geben das allerdings nicht her.

Hier ist Eigeninitiative gefragt, sich „seine“ speziellen Kräfte idealerweise bereits als „Azubi“ heranzubilden und ggf.in weitere Zusatzausbildungen zu investieren. Angesichts der bürokratischen Überfrachtung der Apotheken liegt es nahe, sich geeignete personelle Entlastung zu verschaffen und nicht das kostbare pharmazeutische Personal damit zu verschleißen. Die Auswahl der geeigneten Mitarbeiter ist allerdings nicht leicht und sollte mit Bedacht erfolgen. Bevor Sie in die Falschen viel investieren, suchen Sie lieber weiter!

Hat die PKA also Zukunft? Als nicht-pharmazeutisches „Universaltalent“ im Backoffice unserer dokumentations- und regulierungswütigen Apothekenwelt ohne Zweifel, als klassische „Helferin“ eher nicht.

Dr. Reinhard Herzog, Apotheker, 72076 Tübingen, E‑Mail: Heilpharm.andmore@t-online.de