Apothekentrainer

Beim Thema Trainer gilt – wie auch in anderen Bereichen – „der Prophet im eigenen Land nichts“. Auch wenn der Chef selbst als Referent oder Trainer unterwegs ist, hat es sich bewährt, für den eigenen Betrieb jemanden von außen zu holen. Man kann als Mitarbeiter von einem Außenstehenden mehr annehmen als vom eigenen Chef.

Die Begriffe Trainer, Berater, Consultant oder Coach sind bekanntlich nicht geschützt und somit muss die Person auch keine spezielle Ausbildung durchlaufen haben. Daher kann nur empfohlen werden, gründlich zu recherchieren und nach Referenzen zu schauen. Hier ist das virale Marketing hilfreich, d.h. die persönliche Empfehlung. Bei einer persönlichen Empfehlung bekommt man ehrliche Antworten. Man kann den anderen auch fragen, was er bei dem Berater gut gefunden hat, was ihm nicht so gefallen hat, ob das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmig war.

In der Apotheke geht es in der Regel nicht darum, irgendeinen Trainer zu beauftragen, sondern den für die jeweilige Thematik richtigen! Dabei kommen für Apotheken insbesondere folgende Trainer infrage:

• Motivationstrainer bei Veränderungen im Team;

• Telefontrainer für alle, die am Telefon arbeiten;

• Verkaufstrainer im Bereich Kosmetik, Freiwahl, OTC-Arzneimittel;

• Spezialisten zur Schulung zum Thema alternative Therapien;

• Fach-Kosmetikerin für die Anwendung von Kosmetika;

• Marketingberater für die apothekeneigene PR, Homepage;

• IT-Berater zum besseren Arbeiten mit der Apotheken-EDV;

• Trainer für Reklamationsmanagement und Verkaufsgespräche;

• Trainer, hier häufig eine ehemalige Pflegekraft, im Bereich Hilfsmittel und Inkontinenz.

Man sieht bereits an der Aufzählung, dass man für vermeintlich ein und dasselbe Thema unterschiedlich qualifizierte Leute braucht, je nachdem, ob es um den Verkauf oder die fachliche Schulung geht.

Somit muss der Chef, gemeinsam mit dem Team, in einer Teambesprechung den nötigen Bedarf ermitteln:

• Welche Themen haben hohe Priorität?

• Welche Ziele sollen mit dem Coaching, der Schulung erreicht werden?

• Welche Themen brauchen nur einen Refresherkurs?

• Welche Themen wollen wir neu machen?

• Welche Themen sind für alle Teammitglieder relevant?

• Sind Einzelschulungen erforderlich?

• Welche Themen sollen abgesetzt werden („Mülleimer-Strategie“)?

Ganz unabhängig davon kann der Chef einen eigenen „Sparringspartner“ suchen, mit dem er sich jedes Quartal oder nach Bedarf trifft. Man wird im Laufe eines Berufslebens leicht betriebsblind. In der Wirtschaft oder in sonstigen Führungsbereichen ist es üblich, einen Berater zu haben, der von außen auf den Betrieb schaut und somit Dinge sieht, die einem selbst nicht mehr auffallen. Dabei muss allerdings die „Chemie“ stimmen und es muss gewünscht sein, dass man auch kritische Dinge anspricht. Es nützt wenig, wenn einem nach dem Mund geredet wird, das ist hinausgeworfenes Geld!

Ein Chef-Berater sollte möglichst „Stallgeruch“ haben. Jemand, der die eventuellen direkten Auswirkungen von Entscheidungen auf den Apothekenbetrieb und das Team nicht kennt, kann nur schwer wirklich kompetente Optionen mit dem Inhaber erarbeiten. Oft mögen Entscheidungen richtig und notwendig sein, aber sie sollten so umgesetzt werden, dass das Team mitzieht. Der Berater geht wieder, der Chef muss dann das womöglich zerschlagene Porzellan mühsam kitten.

Ein persönlicher Berater soll mit dem Chef spezielle Führungsstrategien, Führungsthemen und Veränderungsprozesse (Change-Management) besprechen. Solche Vorhaben müssen sorgfältig und umsichtig vorbereitet werden, bevor sie dem ganzen Team vorgestellt werden. Denn jeder weiß, wie groß die Angst in Betrieben vor Veränderungen ist. Da wird es Vorbehalte sowie begründete und unbegründete Sorgen geben. Das ist reine Chefsache und dafür braucht der Chef einen persönlichen Berater.

Dieser sollte also viel Erfahrung in Apothekenbetrieben jeglicher Größe haben, Zahlen, sprich BWAs und Bilanzen lesen können sowie über ein gutes Netzwerk zu anderen – möglichst unabhängigen – Dienstleistern rund um die Apotheke verfügen. Verschwiegenheit ist dabei die oberste Maxime.

Man kann also erkennen, dass eine Apotheke mehrere verschiedene und im Thema qualifizierte Trainer/Berater benötigt. Dabei sollte zu den jeweiligen Beratern ein Vertrauensverhältnis aufgebaut und eine nachhaltige Zusammenarbeit angestrebt werden. Der Spruch „One fits all“ gilt ganz besonders für Berater in der Apotheke nicht!

Dann spielen natürlich auch die Kosten eine nicht unwesentliche Rolle. Die Berater mit den höchsten Tagessätzen bieten nicht automatisch für eine konkrete Apotheke das beste Ergebnis. Dazu ein reales Beispiel:

Ein Apotheker besuchte diverse hochwertige Seminare bei einer international tätigen Beratungsfirma. Der Vorteil dieser Seminare war die Interdisziplinarität. Vertreter aus vielen Bereichen waren anwesend und man lernte von anderen Branchen, wie mit Krisen umgegangen wurde. Der Apotheker war begeistert und nahm das Angebot für eine persönliche Beratung im eigenen Betrieb gerne an.

Die Tagessätze bewegten sich zwar im Rahmen des Gehaltes einer PTA, aber inspiriert durch die Seminare wollte er es wagen. Ein Termin wurde vereinbart. Das Unternehmen schickte einen jungen Berater, der gerade seine BWL-Ausbildung absolviert hatte und dessen Add-on-Kriterium für die Chefetage darin bestand, dass er einer Apothekerfamilie entstammte. Die zweitägige Analyse und Beratung entwickelte sich somit fast zu einem Albtraum für den Kollegen, denn es schien, als ob der junge Mann gierig all das aufsog, was der fortschrittliche Apotheker bereits umsetzte. Fragen wurden zwar notiert, aber nicht sofort beantwortet. Der Berater bekam Zugang zu den ganzen Daten und hatte nach zwei Tagen ein umfassendes Bild.

Der Kollege verabschiedete ihn mit sehr gemischten Gefühlen, die sich als begründet erweisen sollten, zudem sich die väterliche Apotheke des Beraters als kleine Landapotheke herausgestellt hatte. Nach 8 Tagen kam ein Bericht, der den Namen nicht verdiente, und eine Beratungsrechnung über 6.500€. Der Kollege war entsetzt und reklamierte beim Chef des Unternehmens, den er als guten Seminarleiter kennengelernt hatte. Nach Austausch aller Argumente sah dieser schließlich ein, dass der entsandte Berater weder die Erfahrung noch die Kompetenz gehabt hatte, eine Apotheke mit 3,5 Mio.€ Umsatz befriedigend zu beraten. Das Honorar wurde zwar gekürzt, aber es war ein teures Lehrgeld für den Kollegen, der nun kaum mehr auf „große Namen“ vertrauen wird.

Folgende Vorgehensweise sei zu den Kosten angemerkt: Sie müssen im Vorfeld klar definiert sein. Dabei hat jeder Berater in der Regel einen Stundensatz für kleine Beratungen und einen Tagessatz für größere Beratungen, dem jeweils noch Spesen und die Mehrwertsteuer zugeschlagen werden. Für Teamschulungen gibt es oftmals Pauschalen. Es ist deshalb so wichtig, das Thema Finanzen frühzeitig anzusprechen, weil es sonst hinterher zu Enttäuschungen kommen kann. Bei umfangreicheren Beratungen wie z.B. einer Existenzgründer-Beratung, aber auch Beratungen eines laufenden Betriebes gibt es Fördermittel der Länder, des Bundes und der EU – siehe dazu auch die Programme der KfW, die dann mit der Hausbank zusammenarbeitet.

Generell sollte Folgendes bei der Suche nach dem „richtigen Trainer“ beachtet werden:

• kostenloses Vorgespräch;

• einander kennenlernen und Vertrauen gewinnen;

• Ideen, Kompetenzen und Grenzen abfragen;

• Aufgaben, Ziele und Kosten vereinbaren;

• erst dann entscheiden: Ist er für Ihre Bedürfnisse der Richtige?

Karin Wahl, Fachapothekerin für Offizinpharmazie, Unternehmens- beratung e.K., 70195 Stuttgart, E-Mail: karin.wahl@t-online.de