„First in – first out“

Das täglich mehrfache Wegräumen der Großhandelssendungen und der Direktbestellungen gehört nicht zu den Lieblingstätigkeiten des Backoffice-Personals. Kommissionierautomaten entlasten inzwischen in immer mehr Apotheken die Mitarbeiter, zumindest durch das automatische Einlagern der Waren des Generalalphabets. Trotzdem bleiben dann immer noch die Freiwahl, die Sichtwahl und die Schütten mit Aktionsware.

Das Prinzip „First in – first out“ klingt plausibel und logisch – also was zuerst geliefert wurde, sollte auch wieder als erstes die Apotheke verlassen. Da inzwischen entsprechend den EU-Vorschriften jeder Artikel ein Mindesthaltbarkeitsdatum bzw. Verfalldatum hat, ist dieses das „kritische Merkmal“ beim Kunden. Alle wollen möglichst Artikel mit langer Laufzeit, selbst wenn das Produkt in den nächsten zwei Tagen aufgebraucht wird. Somit sind Waren mit nur kurzer Laufzeit oft nicht mehr verkäuflich.

Erschwerend kommt im Arzneimittelbereich die immer noch beliebte „Teileritis“ der Ärzte hinzu. Ein Beispiel: Es wird ein Cholesterinsenker mit 100 Tabletten verordnet. Das Verfalldatum der Packung zeigt an, dass sie in 150 Tagen aufzubrauchen ist. Da der Patient aber abends nur eine halbe Tablette nehmen muss, sollte die gelieferte Packung mindestens eine Restlaufzeit von 200 Tagen haben. Somit gibt es bereits bei den Verfalldaten der Einserartikel und deren Kontrolle jede Menge Fußangeln.

Bei den sog. Rennern, die immer zehnstückweise nachbestellt werden, wenn der Mindestbestand von 3 oder 5 erreicht ist, wird es kompliziert. Normalerweise erhält man vom Großhandel oder auch bei Direktbezug Ware, die eine längere Restlaufzeit aufweist als die Ware, die in der Apotheke lagert. Das sollte zumindest die Regel sein! Trotzdem darf bei der Warenannahme nicht selbstverständlich angenommen werden, dass das zutrifft. Denn bei immer häufiger vorkommenden Schließungen von Apotheken werden die nicht mehr verkauften Waren gegen Abschlag an den Großhandel zurückgegeben und wieder dem Medikamentenkreislauf zugeführt. Man darf davon ausgehen, dass diese Waren kürzere Laufzeiten haben. Somit ist aus wirtschaftlicher Sicht anzuraten, dass jede eingehende Packung auf das Verfalldatum sowie die Unversehrtheit und Aktualität der Verpackung hin geprüft wird.

Dabei kann es leicht vorkommen, dass man denselben Artikel mit drei oder vier verschiedenen Verfalldaten hat. Hier stellt sich die Gretchenfrage: Wie räume ich die Ware ein, damit die Packungen in der Reihenfolge ihrer Mindestlaufzeit (Restlaufzeit) abverkauft werden? Eine allgemein gültige Antwort auf diese Frage gibt es nicht. Vielmehr kommt es darauf an, ob die Ware im Automat, im Ziehschrank, in der Sichtwahl, in der Freiwahl oder in Schütten eingelagert wird.

Der Automat ist so programmiert, dass er das Prinzip „First in – first out“ ausführt, da er die Koordinaten, also den Lagerort jeder einzelnen Packung mit Verfalldatum gespeichert hat.

Bei der Ablage im Ziehschrank fangen die Probleme an. Welche Anordnung von mehreren Packungen mit unterschiedlichen Verfalldaten nehme ich vor? Viele Apotheken lagern hier die Packungen nebeneinander, sodass der davorstehende Bediener die Schrift gut lesen kann. Die Frage ist aber: Lege ich die Verfalldaten aufsteigend von links nach rechts oder von rechts nach links? Diese Frage versteht man erst, wenn man ein weiteres Kriterium in die Erwägung einbezieht, nämlich die Frage, ob die Bediener in der Apotheke Rechts- oder Linkshänder sind? Rund 10% der Menschen sind Linkshänder und werden aus jedem Regalfach oder jeder Schublade den linksliegenden Artikel in einer Reihe nehmen, die Rechtshänder den rechtsliegenden.

Wie lässt sich dieses Problem lösen? Ganz einfach! Man stapelt die Packungen im 90-Grad-Winkel, sodass die Packungen quer zum davorstehenden Bediener liegen. Bei mehreren Lagen wird also die vorderste, obere Packung die sein, die zuerst gegriffen werden muss. Somit verhalten sich Rechts- und Linkshänder beim Greifen der Packung gleich.

Nehmen wir jetzt das Sichtwahlregal. Die am längsten laufenden Packungen werden bei der Bestückung ganz hinten platziert und die mit kürzerer Laufzeit kommen in die erste Reihe. Das klingt einfach. Ein Problem ergibt sich hier, wenn das Auffüllen der Sichtwahl ansteht. Leider wird in vielen Apotheken die neue Ware aus dem Übervorrat geholt und in die vorhandene Lücke platziert. Somit dämmern die Packungen ganz hinten vor sich hin und bekommen somit eine immer kürzere Laufzeit. Das ist besonders fatal bei Saisonartikeln wie Heuschnupfen- oder Erkältungspräparaten, die womöglich dann erst einmal viele Monate gar nicht mehr gefragt werden. Da alle Kunden in der neuen Saison wieder Packungen mit langer Laufzeit haben wollen, hat man ein Problem. Das kann dann nur durch Aktionen mit Sonderpreis gelöst werden, sofern dieser Sachverhalt überhaupt rechtzeitig bemerkt wird.

Im Freiwahlbereich mit Zugang der Kunden zur Ware, ist es in größeren Apotheken fast täglich erforderlich, die verschobenen Packungen wieder in Reih und Glied zu bringen nach dem Prinzip „First in – first out“.

Die größte Herausforderung stellen Warenschütten dar, die nur gut mit Ware gefüllt auf die Kunden anziehend wirken. Sind die oberen Lagen abverkauft, wird leider immer wieder ein neuer Karton dazugeschüttet. Dabei muss man sich aber fragen, wann die untersten Lagen verkauft werden. Und vor allem nach welchem Zeitraum?

Um wirtschaftlich korrekt zu handeln, sollte solch eine Schütte mindestens alle 14 Tage komplett entleert und nach dem beschriebenen Prinzip „First in – first out“ wieder befüllt werden. Das klingt mühsam, geht aber bei einem eingespielten Backoffice-Team in der kundenschwachen Zeit ganz flott.

Selbst gut geführte Apotheken haben mit diesem Problem immer wieder zu kämpfen. Häufig hängt es auch von den zuständigen Mitarbeitern ab, ob sie diese immer wiederkehrende Aufgabe gerne machen und deren Sinn „einsehen“, oder ob sie der Meinung sind, das müsse dann der Außendienst eben umtauschen. Jeder Inhaber sollte klarmachen, dass ihm das Prinzip „First in – first out“ sehr wichtig ist, weil theoretisch ein gut gehender Artikel in der Apotheke gar nicht verfallen „kann“.

Und doch kann es vorkommen, dass original-cellophanierte Bündelpackungen an 20er-Thomapyrin mit bereits abgelaufenem Verfalldatum im Übervorrat oder in einem Kellerregal gefunden werden, die niemand mehr umtauscht! Was ist da passiert? Unterschiedliche Backoffice-Kräfte deponieren Übervorräte an unterschiedlichen Plätzen. Die Ware ist zwar mit Bestand in der EDV, da aber nicht am üblichen Standort gelagert, wird sie nicht mehr gefunden und schließlich ausgebucht. Das mag bei Artikeln mit niedrigem Einkaufspreis ärgerlich, aber noch verschmerzbar sein. Bei teuren Packungen, die das gleiche „Schicksal“ erfahren können, ist damit jedoch ein größerer wirtschaftlicher Schaden verbunden. Viele Kleinbeträge plus einzelne größere Verluste können sich zu erheblichen Gesamtbeträgen aufsummieren.

Jeder Arbeitsbereich in der Apotheke hat Verantwortung gegenüber dem ganzen Betrieb. Nicht nur der Handverkauf trägt zum guten Ergebnis der Apotheke bei, sondern auch der hoch professionelle und gewissenhafte Backoffice-Bereich! Zu oft wählen Apothekenleiter nur die pharmazeutischen Mitarbeiter nach strengen Kriterien aus. Die kaufmännischen Mitarbeiter, durch deren Hände im Laufe des Jahres Millionenumsätze an Waren gehen, werden in der Regel viel lockerer und unkritischer eingestellt.

Große Apotheken mit Filialen haben diese Problematik schon länger erkannt und einen Betriebswirt als Leiter fürs Backoffice eingestellt. Apotheker müssen akzeptieren, dass nicht nur im Handverkauf Geld verdient wird, sondern auch mit fähigen Leuten in der Warenwirtschaft.

Karin Wahl, Fachapothekerin für Offizinpharmazie, Unternehmensberatung e.K., 70195 Stuttgart, E-Mail: karin.wahl@t-online.de