Betriebliche Feiern: Die neuen Spielregeln der Finanzverwaltung

Durch das sog. Zollkodex-Anpassungsgesetz wurde die Besteuerung von Zuwendungen an Arbeitnehmer im Rahmen von Betriebsveranstaltungen mit Wirkung zum 1. Januar 2015 gesetzlich geregelt. Das Bundesfinanzministerium hat hierzu mit Schreiben vom 14. Oktober 2015¹⁾ ausführlich Stellung genommen. Die Neuerungen müssen insbesondere bei den bevorstehenden Weihnachtsfeiern berücksichtigt werden – sie gelten aber ganz allgemein für Betriebsveranstaltungen.Als solche kommen sämtliche Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter in Betracht – neben der klassischen Weihnachtsfeier also vor allem Betriebsausflüge und Jubiläumsfeiern.

Hinweis: Eine Betriebsveranstaltung liegt jedoch nur vor, wenn sich der Teilnehmerkreis überwiegend aus Betriebsangehörigen, deren Begleitpersonen und ggf. Leiharbeitnehmern zusammensetzt. Die Ehrung eines einzelnen Jubilars oder Mitarbeiters, z.B. bei dessen Ausscheiden aus dem Betrieb, auch unter Beteiligung weiterer Arbeitnehmer, ist keine Betriebsveranstaltung. Dies sollte ggf. anders „gestaltet“ werden.

Aus steuerlicher Sicht muss der Arbeitgeber als Veranstalter insbesondere prüfen, ob er durch die Veranstaltung seinen Mitarbeitern Vorteile zuwendet, die der Lohnsteuer unterliegen. Hier kommt es häufig zu Missverständnissen, weil Firmeninhaber unter „Zuwendungen“ oft nur reine Geschenke verstehen, während das Steuerrecht hier eine viel weitere Interpretation vornimmt.

Nach aktueller Verwaltungsauffassung sind Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung insbesondere:

• Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten,
• die Übernahme von Übernachtungs- und Fahrtkosten,
• Musik, künstlerische Darbietungen sowie Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen, wenn sich die Veranstaltung nicht im Besuch der kulturellen oder sportlichen Veranstaltung erschöpft,
• Geschenke – dies gilt auch für die nachträgliche Überreichung der Geschenke an solche Mitarbeiter, die nicht an der Betriebsveranstaltung teilnehmen konnten, nicht aber für eine deswegen gewährte Barzuwendung,
• Zuwendungen an Begleitpersonen des Arbeitnehmers,
• Barzuwendungen, die statt der oben genannten Sachzuwendungen gewährt werden, wenn ihre zweckentsprechende Verwendung sichergestellt ist,
• Aufwendungen für den äußeren Rahmen, z.B. für Räume, Beleuchtung oder Eventmanager (!). Hierzu zählen auch Kosten, die nur zu einer abstrakten Bereicherung der Mitarbeiter führen, wie z.B. Kosten für Trinkgelder, Stornokosten etc.

Hinweis: Allein der letztgenannte Aufzählungspunkt („äußerer Rahmen“) führt häufig dazu, dass die genaue Höhe der Zuwendungen an den einzelnen Mitarbeiter gar nicht ohne Weiteres ersichtlich ist.

Soweit die oben aufgeführten Kosten/Zuwendungen den Betrag von 110 € je Betriebsveranstaltung und teilnehmenden Arbeitnehmer nicht übersteigen, gehören sie nicht zum Arbeitslohn. Entgegen der früheren Praxis handelt es sich jetzt um einen Freibetrag, eventuell lohnzuversteuern ist also ggf. nur der übersteigende Teil der Kosten²⁾.

Hinweis: Der Freibetrag kommt allerdings nur zur Anwendung, wenn die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung allen Mitarbeitern offensteht und er gilt nur für bis zu zwei Veranstaltung pro Jahr.

Die Höhe der dem einzelnen Mitarbeiter gewährten Zuwendung berechnet sich wie folgt:

Schritt 1: Sämtliche zu berücksichtigenden Aufwendungen (s.o.) sind zu gleichen Teilen auf alle anwesenden Teilnehmer aufzuteilen.

Schritt 2: Sodann ist der auf eine Begleitperson (z.B. Ehefrau eines Mitarbeiters) entfallende Anteil der Kosten dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen. Für die Begleitperson ist kein weiterer Freibetrag anzusetzen, sodass das „Risiko“ eines zu versteuernden geldwerten Vorteils für den betreffenden Mitarbeiter steigt.

Hinweis: Weil die Finanzverwaltung auf die tatsächlich anwesenden Teilnehmer abstellen will, kann der Arbeitgeber im Vorfeld der Veranstaltung gar nicht richtig sicher sein, ob er aufgrund des gewählten finanziellen Rahmens die 110-€-Grenze pro Mitarbeiter einhalten wird – schließlich verteilen sich die Gesamtkosten bei kurzfristigen Absagen, insbesondere wegen Krankheit, auf einen kleineren Personenkreis. Nicht zuletzt deshalb steht die Verwaltungsauffassung schon jetzt in der Kritik und wird vermutlich früher oder später gerichtlich überprüft werden.

Der Vorsteuerabzug aus den Kosten für eine Betriebsveranstaltung ist dann nicht möglich, wenn die Veranstaltung als unüblich und überwiegend durch den privaten Bedarf der Mitarbeiter veranlasst angesehen wird. Dies wird wiederum nach lohnsteuerlichen Kriterien geprüft. Allerdings bleibt es für die Umsatzsteuer bei der Freigrenze. Soll heißen: Der Vorsteuerabzug folgt weiterhin dem Alles-oder-nichts-Prinzip. Übersteigen die Kosten pro Mitarbeiter die Grenze von 110 €, ist der Vorsteuerabzug insgesamt ausgeschlossen!

Hinweis: Es besteht aber zumindest theoretisch die Möglichkeit, bei Überschreiten der 110-€-Grenze die überwiegende unternehmerische Veranlassung nachzuweisen. Als Begründung könnte z.B. ein Apothekenleiter mit Filialapotheken anführen, dass bei der Weihnachtsfeier ein Kennenlernen aller Mitarbeiter erfolgt und so die betriebliche Zusammenarbeit gefördert wird.

¹⁾ Aktenzeichen IV C 5 – S 2332/15/10001.

²⁾ Vgl. bereits AWA-Ausgabe Nr. 21 vom 1. November 2015, Seite 17.