Rabattfreibetrag: Steuergünstige Warenabgabe an Mitarbeiter

Lohnsteuer-Außenprüfungen interessieren sich in letzter Zeit verstärkt für Mitarbeiterrabatte. Der Grund: In vielen Apotheken kann das Personal Kosmetikartikel, Vitaminpräparate oder OTC-Produkte verbilligt erwerben – teils sogar zum Einkaufspreis (zuzüglich Umsatzsteuer). Weil eine Warenabgabe zum Einkaufspreis nach allgemeiner kaufmännischer Logik grundsätzlich keinen „Gewinn“ nach sich ziehen kann, wird die steuerliche Problematik dabei oft verkannt bzw. unterschätzt. Ob ein steuer- und sozialabgabenpflichtiger geldwerter Vorteil (Verbilligung) vorliegt, bestimmt sich nämlich nach der Sicht des einzelnen Mitarbeiters und deshalb nach dem maßgeblichen Ladenverkaufspreis, weil dieser auch anderswo bezahlt werden müsste.

Für Belegschaftsrabatte gibt es einen jährlichen Freibetrag von 1.080 €. Das bedeutet: Ein verbilligter oder unentgeltlicher Warenbezug bleibt bis zu dieser Höhe lohnsteuer- und sozialabgabenfrei. Besonderheiten ergeben sich allerdings bei der Berechnung der maßgebenden „Verbilligung“ (vgl. §8 Absatz 3 Einkommensteuergesetz).

Maßgebender Vergleichswert ist zunächst der Preis, zu dem die Produkte in der Apotheke üblicherweise an Endkunden abgegeben werden. Dieser Wert wird mit 96% angesetzt (4% Bewertungsabschlag).

Beispiel: Apothekerin Metten gewährt ihren Mitarbeitern einen 50%-igen Nachlass auf den Verkaufspreis von OTC-Produkten. Ihre PTA kaufte im Jahr 2014 Produkte für insgesamt 1.750 € (regulärer Preis). Der geldwerte Vorteil liegt hier unterhalb des Rabattfreibetrags (siehe Berechnung unten) und bleibt daher lohnsteuer- und sozialabgabenfrei.

Hinweis: Wird der Jahresfreibetrag überschritten, sind die Abgaben nur auf den übersteigenden Betrag zu entrichten. Um die steuerlichen Pflichten nicht aus den Augen zu verlieren, sollte man regelmäßig den aktuellen Stand des Freibetragsverbrauchs durch die Mitarbeiter prüfen. Arbeitgeber sind ohnehin verpflichtet, Belegschaftsrabatte gesondert im Lohnkonto aufzuzeichnen und auch als solche kenntlich zu machen.

Wer zur weiteren Steueroptimierung mit dem Gedanken spielt, fest vereinbarte Gehaltsbestandteile (Barlohn) durch geldwerte Vorteile wie z.B. Einkaufsrabatte zu ersetzen, muss wissen, dass dies steuerrechtlich ohne eine entsprechende und vor allen Dingen frühzeitig vorgenommene Arbeitsvertragsänderung grundsätzlich nicht anerkannt wird. Geldwerte Vorteile, die anstelle von vertraglich vereinbartem Gehalt gewährt werden, fallen nämlich nicht unter die Rabattfreibetragsregelung.

Rein theoretisch besteht auch die Möglichkeit, den geldwerten Vorteil ohne Rabattfreibetrag und ohne Bewertungsabschlag von 4% zu ermitteln. Dies kann dennoch günstiger sein, weil bei dieser Variante nicht der Ladenverkaufspreis als Ausgangswert maßgebend ist, sondern der „günstigste Preis am Markt“ – z.B. der einer Online-Apotheke. Diese Bewertungsmethode steht sowohl dem Arbeitgeber im Lohnsteuerabzugsverfahren offen, als auch dem einzelnen Mitarbeiter in seinem Veranlagungsverfahren zur Einkommensteuer¹⁾.

Hinweis: In der Praxis ist eine solche „Einzelnachweismethode“ bei vielen kleinteiligen Verkäufen und mehreren Mitarbeitern aber nur sehr schwer zu händeln.

¹⁾ Vgl. Bundesfinanzministerium, Schreiben vom 16. Mai 2013, Aktenzeichen IV C 5 – S 2334/07/0011.