Fahrtenbuch-App: Was Apotheker wissen sollten

Natürlich wirkt das althergebrachte („manuelle“) Fahrtenbuch in der heutigen Zeit recht antiquiert: Es wird auf den Knien im Auto ausgefüllt, der Stift spielt nicht immer mit und vielfach werden ganze Fahrten, Umwege etc. schlichtweg vergessen. Kurzum: Die ordnungsgemäße Führung eines Fahrtenbuchs im klassischen Sinn ist für viele Unternehmer schwer bis unmöglich.

Da erscheinen technische Hilfsmittel, sog. elektronische Fahrtenbücher, als wahrer Segen –noch besser in Kombination mit Fahrtenbuch-Apps, die sich schnell auf das Smartphone laden lassen und die Fahrten quasi „von selbst aufzeichnen“. Doch was ist dran an solchen oder ähnlichen Werbeversprechen? Sind Fahrtenbuch-Apps tatsächlich die lang ersehnte Lösung oder muss auch hier mit Schwierigkeiten durch die Finanzverwaltung gerechnet werden?

Zunächst sollte man sich nochmals vergegenwärtigen, warum ein Fahrtenbuch überhaupt geführt werden muss. Selbstständig Tätige werden ihren „Geschäftswagen“ regelmäßig dem Betriebsvermögen zuordnen und daher für sämtliche Fahrzeugkosten den Betriebsausgabenabzug geltend machen. Weil naturgemäß aber auch Privatfahrten unternommen werden, fordert der Gesetzgeber einen Ausgleich (Versteuerung des Privatanteils). Dieser kann pauschal nach der 1%-Regelung ermittelt werden (Listenpreis maßgebend!) oder aber individuell mit einem Fahrtenbuch unter Ermittlung der Gesamtkosten.

Hinweis: Wer einen vergleichsweise teuren Wagen fährt und/oder viel geschäftlich unterwegs ist, erhofft sich von einem Fahrtenbuch womöglich das bessere steuerliche Ergebnis als von der 1%-Regelung – mithin einen niedrigeren Privatanteil!

Viele Anbieter werben für ihre automatisierten Fahrtaufzeichnungen per App damit, dass sie „finanzamtssicher“, „vom Fiskus anerkannt“ bzw. „steuerlich unbedenklich“ sind. Fakt ist, dass es zumindest nach derzeitigem Kenntnisstand nach wie vor kein (amtliches) Zertifizierungsverfahren für eine bestimmte Fahrtenbuchsoftware, -App o. Ä. gibt. Aus Sicht der Finanzverwaltung handelt es sich stets um Einzelfallentscheidungen¹⁾, sodass auch kein Anbieter sicher garantieren kann, dass die (elektronischen) Aufzeichnungen steuerlich anerkannt werden.

Hinweis: Eine Zertifizierung könnte sich ohnehin immer nur auf eine bestimmte Programmversion beziehen, weil bei einer Versionsänderung zertifizierungs-/zulassungsschädliche Änderungen gar nicht ausgeschlossen werden könnten.

Wer auf eine Fahrtenbuch-App vertraut (auch in Verbindung mit einer Übertragung der Daten an ein „PC-Fahrtenbuch“ oder sonstiges Programm), muss wissen, dass Änderungen von elektronisch geführten Aufzeichnungen stets erkennbar sein müssen. Soll heißen: Auch die ursprünglichen (fehlerhaften) Aufzeichnungen dürfen nicht verschwinden. Genauer gesagt: Die Tatsache und die Dokumentation der Änderungen müssen bei der bildlichen Wiedergabe, egal ob auf dem Bildschirm oder einem Papierausdruck, unmittelbar für das menschliche Auge erkennbar sein. Nur wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, ist nach Ansicht der Finanzverwaltung eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit gegeben.

Darüber hinaus muss sichergestellt sein, dass die Daten des elektronischen Fahrtenbuchs bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist für ein Fahrtenbuch – immerhin 10 Jahre!²⁾ – unveränderlich aufbewahrt und (ggf. wieder unverändert) lesbar gemacht werden können. Bei eventuellen Änderungen muss die Änderungshistorie mit Änderungsdatum/-daten und (jeweils) ursprünglichem Inhalt ersichtlich sein. Auch die Änderungshistorie darf nicht nachträglich veränderbar sein.

Werden steuerrelevante Aufzeichnungen mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt, hat die Finanzverwaltung zudem ein elektronisches Datenzugriffsrecht auf diese digitalen Unterlagen. Daher muss auch die maschinelle Auswertbarkeit durch die Finanzverwaltung sichergestellt sein.

Hinweis: Weil die Fahrtstrecken grundsätzlich per GPS ermittelt werden, ergeben sich zwangsläufig Abweichungen zum tatsächlichen Tachostand des Fahrzeugs. Dieser sollte deshalb regelmäßig (möglichst quartalsweise, zumindest halbjährlich) zusätzlich dokumentiert werden. Wer Zweifel hat, ob seine (elektronischen) Aufzeichnungen den Anforderungen des Finanzamts gerecht werden, kann die Unterlagen der Behörde frühzeitig (z.B. drei Monate nach den ersten Aufzeichnungen) zur Kontrolle vorlegen. Es besteht jedoch keine Verpflichtung der Verwaltung, die Aufzeichnungen vorab und verbindlich zu prüfen.