Drucken, scannen, kopieren, faxen: Geräte zügig abschreiben

In nahezu jedem Büro bzw. Arbeitszimmer sind Drucker, Scanner, Kopierer oder Faxgeräte im Einsatz – oft in Verbindung mit einem PC. Die steuerliche Behandlung dieser Geräte sollte eigentlich kein Problem darstellen, wobei die Regelungen im Einzelnen sehr unterschiedlich sind.

Zunächst ist zu beachten, dass Drucker und Scanner regelmäßig als Peripheriegeräte zu einer PC-Anlage gelten. Nicht zuletzt deshalb beträgt ihre betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer nach amtlicher Abschreibungstabelle 3 Jahre und entspricht damit der Nutzungsdauer für einen PC.

Hinweis: Klassische Faxgeräte können auch ohne PC betrieben werden, ebenso Kopierer. Für Faxgeräte gilt eine (steuerliche) Nutzungsdauer von 6 Jahren und für Kopierer von 7 Jahren.

In der Regel sind Unternehmer daran interessiert, den Aufwand für angeschaffte Wirtschaftsgüter möglichst rasch steuermindernd geltend zu machen. Das Einkommensteuergesetz sieht eine Sofortabschreibung für sogenannte geringwertige Wirtschaftsgüter vor. Diese können im Jahr der Anschaffung/Herstellung sofort und in voller Höhe als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, falls die Anschaffungs-/Herstellungskosten („netto“) maximal 410 € betragen. Kostet das einzelne Wirtschaftsgut netto mehr als 150 €, aber nicht mehr als 1.000 €, kann es alternativ in einen „Sammelposten“ eingestellt und über 5 Jahre (20 % p.a.) gewinnmindernd geltend gemacht werden¹⁾.

Der Preis von Druckern und Scannern beträgt zwar oft nicht mehr als 410 € netto, dennoch ist eine sofortige Abschreibung als geringwertiges Wirtschaftsgut nicht möglich, da Drucker und Scanner als Peripheriegeräte nicht selbstständig nutzungsfähig sind²⁾.

Hinweis: Wer nach Anschaffung des PC zu einem späteren Zeitpunkt Peripheriegeräte wie Drucker, Scanner etc. hinzukauft/austauscht, muss diese Geräte eigentlich stets gesondert abschreiben³⁾ – und zwar unabhängig vom Kaufpreis. In der Praxis akzeptieren die Finanzämter gelegentlich auch eine Sofortabschreibung, wenn der Kaufpreis nicht mehr als 410 € netto beträgt. Ein Rechtsanspruch darauf besteht natürlich nicht.

Typische Kombigeräte („all-in-one“) sind zumindest mit ihren Funktionen „faxen“ und „kopieren“ selbstständig nutzungsfähig und werden von Rechtsprechung und Finanzverwaltung dem Grunde nach als selbstständig nutzungsfähige Wirtschaftsgüter anerkannt⁴⁾. Das bedeutet: Bei solchen All-in-one-Geräten ist eine Sofortabschreibung möglich, wenn sie netto nicht mehr als 410 € kosten.

Hinweis: Ebenso wäre es möglich, ein Kombigerät über den Sammelposten „abzuschreiben“ (20 % p.a.).

Betragen die Anschaffungskosten eines All-in-one-Geräts mehr als 410 € netto, stellt sich die Frage, ob auch eine schnellere Abschreibung durchsetzbar ist als die fünfjährige Auflösung des Sammelpostens. Hier könnte die Auffassung vertreten werden, dass ein Kombigerät nur dann sinnvoll nutzbar ist, wenn und solange jede einzelne Funktion uneingeschränkt zur Verfügung steht. Infolgedessen sollte der Unternehmer – sofern gewünscht – auf die kürzeste Nutzungsdauer der einzelnen „Funktionen“ abstellen.

Da Drucker und Scanner über 3 Jahre abgeschrieben werden dürfen, sollte dies auch für Kombigeräte möglich sein, für die eine Behandlung als geringwertiges Wirtschaftsgut wegen eines (höheren) Anschaffungspreises nicht in Betracht kommt.

¹⁾ Vgl. AWA-Ausgabe Nr. 21 vom 1. November 2010, Seite 17.

²⁾ Vgl. H 6.13 Einkommensteuer-Hinweise 2014, Stichwort: ABC der nicht selbständig nutzungsfähigen Wirtschaftsgüter.

³⁾ Vgl. Bundesfinanzhof, Urteil vom 15. Juli 2010, Aktenzeichen III R 70/08 (bezüglich Drucker).

⁴⁾ Vgl. AWA-Ausgabe Nr. 11 vom 1. Juni 2004, Seite 17.