Schärfere Regeln für Kassen

Am 13. Juli 2016 hat die Bundesregierung den Entwurf eines Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen beschlossen. Hierbei handelt es sich um die rechtliche Umsetzung eines wesentlichen Teils der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) in Bezug auf Kassensysteme und andere digitale Grundaufzeichnungen (siehe AWA-Ausgabe Nr. 14 vom 15.07.2016, S. 7). Anliegen des „Antimanipulationsgesetzes“ ist die Sicherstellung der Unveränderbarkeit der mit elektronischen Registrierkassen erzeugten Grundaufzeichnungen, um Manipulationen an Kassensystemen, Umsatzverkürzungen und Steuerhinterziehungen zu verhindern.

In der Vergangenheit wurden leider auch aus dem Apothekenbereich Fälle bekannt über Eingriffe in Kassensysteme, teilweise unter Anwendung technischer Möglichkeiten. Die Eingriffe gingen von nachträglich vorgenommenen Änderungen der Kassenaufzeichnungen und systematischen Stornierungen über den Einsatz von Manipulationssoftware bis hin zur Verwendung sogenannter Zapper. Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Datensicherheit wurden so unterlaufen. Vielfach waren solche Eingriffe aufgrund der technischen Manipulation für Betriebsprüfer kaum oder gar nicht erkennbar. Ausgehend von dieser Situation bestand seit Jahren die Forderung nach gesetzlichen Regelungen und technischen Maßnahmen, um die Unveränderbarkeit digitaler Grundaufzeichnungen, insbesondere der Kassenaufzeichnungen sicherzustellen und den Einsatz von Manipulationssoftware zu verhindern.

Die GoBD gelten auch für digitale Daten. Nach dem Gesetzentwurf müssen daher die elektronischen Grundaufzeichnungen künftig einzeln, vollständig (also jede Kassenzeile), richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet und unveränderbar auf einem Speichermedium gesichert und verfügbar gehalten werden.

Das Gesetz soll die rechtlichen Grundlagen schaffen, um Manipulationen mit technischen Mitteln zu verhindern. Vorgesehen sind folgende Maßnahmen:

• Schutz der elektronischen Aufzeichnungssysteme durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung,
• Verstärkung von Kontrollen (Kassen-Nachschau),
• Sanktionierung von Verstößen.

Es soll keine generelle Einführung einer Registrierkassen- und Belegausgabepflicht für alle Betriebe geben, der Kunde kann aber einen Beleg fordern. Manipulationssichere elektronische Kassen müssen nur Betriebe installieren, die bereits elektronische Aufzeichnungssysteme einsetzen. Das trifft für Apotheken zu. Ihre elektronischen Aufzeichnungssysteme müssen künftig über eine zertifiziertetechnische Sicherheitseinrichtung verfügen. Sie ist nichtintegrativer Bestandteil des Warenwirtschaftssystems. Die (separate) Sicherheitseinrichtung soll aus drei Komponenten bestehen: einem Sicherheitsmodul (z. B. eine Smartcard o. ä.), einem Speichermedium (möglich ist der Apothekenserver) und einer digitalen Schnittstelle (z. B. USB-Ausgang) für eventuelle Datenabfragen des Finanzamtes. Wichtig ist, dass die Sicherheitseinrichtung bei Vorgangsbeginn, das heißt beim ersten Tastendruck, eine unveränderbare Protokollierung in Echtzeit gewährleistet. Die genauen Anforderungen werden noch in einer folgenden technischen Verordnung präzisiert.

Der Gesetzentwurf schreibt kein bestimmtes Verfahren zum Schutz vor Manipulationen vor. Er setzt auf eine technologieoffene und herstellerunabhängige Lösung. Entscheidend ist die Zertifizierung der Sicherheitseinrichtung. Das berücksichtigt u.a. auch die Spezifik der Apothekensoftware.

Allgemein geht man davon aus, dass die derzeit vorhandenen Kassensysteme noch nicht die Anforderungen des Zertifizierungsverfahrens erfüllen. Die Nachrüstung soll aber mit vergleichbar marginalem Aufwand möglich sein. Für ein Sicherungsmodul rechnet man gegenwärtig mit weniger als 100 Euro. Höher ist der Aufwand bei den Softwarehäusern, die möglicherweise einen Teil davon an die Apotheken weiterreichen werden.

Die bereits vorhandenen Steuerkontrollmöglichkeiten wurden im Gesetzentwurf erweitert um die sogenannte Kassen-Nachschau. Danach können Finanzbeamte unangekündigt und unabhängig von Außenprüfungen (Betriebsprüfungen) Kassenprüfungen, Testkäufe und Observationen während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten in den Geschäftsräumen durchführen. Im Ausnahmefall (bei „dringenden Gefahren“) sieht der Gesetzentwurf auch eine Durchsuchung von Privatwohnungen vor. Außerdem kann, sofern sich bei der Kassen-Nachschau ein Anlass zu Beanstandungen der Kassenaufzeichnungen, -buchungen oder der technischen Sicherheitseinrichtung ergibt, direkt, ohne vorherige Prüfungsanordnung, zur Außenprüfung übergegangen werden.

Bei der Kassen-Nachschau können zeitnahgeprüft werden:

• die Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen (bis hin zur Einzelkassenzeile),
• die ordnungsgemäße Übernahme der Kassenaufzeichnungen in die Buchführung,
• der ordnungsgemäße Einsatz des elektronischen Aufzeichnungssystems.

Die Kassenaufzeichnungen und -buchungen sind dem Finanzbeamten auf Verlangen über die digitale Schnittstelle, die ja zur zertifizierten Sicherungseinrichtung gehört, zur Verfügung zu stellen, ebenso das Zertifikat und Systembeschreibungen zum genutzten Kassensystem (Bedienungs- und Programmieranleitungen usw.). Werden offene Ladenkassen verwendet – das könnte im weiteren Sinne z. B. die Wechselgeldkasse oder auch die Bürokasse in der Apotheke sein –, kann zur Prüfung der ordnungsgemäßen Kassenaufzeichnungen jederzeit auch ein „Kassensturz“ verlangt werden.

Der Gesetzentwurf umfasst eine Erweiterung des sogenannten Steuergefährdungstatbestandes z. B. hinsichtlich Manipulationen von Grundaufzeichnungen sowie des Fehlens der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung. Wer manipuliert oder dieses gewerbsmäßig durch Vertrieb von Manipulationssoftware unterstützt, muss mit einer Strafe bis zu 25.000 € rechnen. Weitere Sanktionsmöglichkeiten nach den geltenden Gesetzen bleiben unbenommen.

Obwohl das „Antimanipulationsgesetz“ erst im Entwurf vorliegt, sollte der Apotheker schon jetzt die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung in seiner Apotheke auf den Prüfstand stellen. Denn grundlegende Anforderungen ergeben sich ohnehin schon aus den GoBD. Neben der authentischen und zeitgerechten Aufzeichnung der Kasseneinnahmen und -ausgaben ist vor allem die Kassensturzfähigkeit zu sichern. Das setzt voraus, dass jede Kasse täglich centgenau gezählt und darüber Einzelaufzeichnungen geführt werden. Zur Begrenzung des Aufwandes lohnt sich die Anschaffung einer Geldwaage oder –zählmaschine. Ein Zählprotokoll ist nicht zwingend vorgeschrieben, aber zur Nachweisführung des täglichen Zählens durchaus empfehlenswert. Es gibt auch einige Apotheken, die ihre Bargeldverwaltung automatisiert mit einem CashGuard-System abwickeln.

Eine weitere Voraussetzung für die Kassensturzfähigkeit ist die Führung eines Kassenbuches. Einnahmen, Ausgaben, Kassendifferenzen sowie der Kassenbestand sind täglich unveränderbar aufzuzeichnen. Änderungen müssen so dokumentiert werden, dass der ursprüngliche Wert erkennbar ist.

So kleinlich sich diese Vorgaben anhören, sie sind ein Schritt in Richtung Prüfungssicherheit und dienen letztendlich auch dem Schutz des Unternehmens vor Veruntreuungen. Das Gesetz soll am Tage seiner Verkündung in Kraft treten. Die drei genannten Maßnahmen (s. o.) sind dann erstmals ab dem 1. Januar 2020 anzuwenden.

Dipl.-Bw. Doris Zur Mühlen, Wirtschaftsprüferin, Steuerberaterin, Geschäftsführende Gesellschafterin RST Steuerberatungsgesellschaft mbH, 45130 Essen E-Mail: dzurmuehlen@rst-beratung.de