So gestalten Sie die Zusammenarbeit optimal

Die vorrangige Aufgabe des Steuerberaters besteht in den meisten Fällen in der Erstellung der Finanz- und Lohnbuchhaltung, der gesetzlich vorgeschriebenen Erstellung des Jahresabschlusses (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung) und der Erstellung der Steuererklärungen.

Daneben bieten viele Steuerberater aber weitere Leistungen an wie spezielle Auswertungen sowie Beratungen z. B. zur Finanzierung, Unternehmensnachfolge, zum privaten Vermögensmanagement oder zu Erbschaftsangelegenheiten. Informieren Sie sich daher über das individuelle Leistungsangebot Ihres Steuerberaters und entscheiden Sie, welche zusätzlichen Leistungen in Ihrem Fall sinnvoll sind.

Die Höhe der Beratungshonorare für jede einzelne Leistung sollten Sie vorab mit Ihrem Steuerberater besprechen, damit es nicht nachträglich zu Überraschungen kommt.

Grundlage ist die Steuerberater-Vergütungsverordnung StBVV; je nach Leistung fußen die Honorare auf dem sogenannten Gegenstandswert („Wertgebühren“), „Rahmengebühren“ bewegen sich innerhalb eines definierten Rahmens und werden vom Steuerberater „nach billigem Ermessen“ je nach Schwierigkeitsgrad erhoben, „Zeitgebühren“ richten sich nach dem Zeitaufwand.

Ihr Steuerberater kann seine Aufgaben nur dann termingerecht erstellen, wenn alle Unterlagen und Belege zeitnah und vollständig eingereicht werden. Treffen Sie daher klare Terminabsprachen mit Ihrem Steuerberater und halten Sie diese Vereinbarungen unbedingt ein. Wenn Sie die Unterlagen für die Buchführung nicht ungeordnet in die Kanzlei bringen, sondern in einem Ordner mit Register vorsortieren, erleichtern Sie Ihrem Steuerberater die Bearbeitung ganz erheblich und senken das Bearbeitungshonorar. Bei Bedarf können Sie einzelne Belege zwecks Zuordnung und Vermeiden von Rückfragen gerne auch kennzeichnen oder kommentieren.

Natürlich können Sie Ihre Belege auch in elektronischer Form übermitteln (scannen, faxen, elektronische Dokumentenmanagementsysteme, Schnittstellen abklären!). Dadurch entfallen Fahrt- und Versandkosten zum Steuerberater, die Originalbelege bleiben bei Ihnen in der Apotheke und sind dort jederzeit verfügbar. Besprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, welche Variante des Belegaustausches in Ihrem Fall sinnvoll ist. Achten Sie bei allen Belegen darauf, dass Sie alle Betriebsausgaben vollständig erfassen. Ihr Steuerberater kann ja nicht erkennen, ob Sie einzelne Belege vergessen oder verlegt haben.

Bei Ihrer privaten Steuererklärung können Sie die Bearbeitung durch eine gute Vorbereitung der Unterlagen vereinfachen, indem Sie alle Belege möglichst geordnet in die Kanzlei bringen. Bei vielen Steuerberatern erhalten Sie dazu einen Sammelordner mit Register, in dem Sie bereits während des laufenden Jahres alle anfallenden privaten Belege abheften können. Dann brauchen Sie zu Beginn des Folgejahres nicht „tagelang“ Unterlagen „zusammenzusuchen“ und die Belege kommen immer optimal vorsortiert in die Kanzlei.

Ihr Steuerberater kann Sie nur dann optimal beraten und alle steuerlichen Gestaltungsmöglichkeiten nutzen, wenn Sie ihm alle relevanten Informationen zu Ihren persönlichen und betrieblichen Verhältnissen vollständig und rechtzeitig zur Verfügung stellen. Es kommt leider immer wieder vor, dass Steuerberater von ihren Mandanten erst zu spät über steuerlich relevante Entscheidungen informiert werden und eine optimale Gestaltung des Sachverhalts dann nachträglich nicht mehr möglich ist. Informieren Sie Ihren Steuerberater daher möglichst immer vorab über geplante Maßnahmen und Entscheidungen, die steuerlich relevant sein könnten. Dann können z. B. vertragliche Gestaltungen oder der Zeitpunkt von Vertragsabschlüssen so gewählt werden, wie es steuerlich für Sie am günstigsten ist.

Suchen Sie regelmäßig das Gespräch mit Ihrem Steuerberater. Zu den wiederkehrenden Gesprächen gehört insbesondere die jährliche Jahresabschlussbesprechung, in der die Geschäftsentwicklung des gerade abgelaufenen Jahres anhand ausgewählter Unternehmenskennzahlen analysiert wird. Durch einen Vergleich mit den Zahlen der Vorjahre lassen sich positive oder negative Trends in der Geschäftsentwicklung erkennen.

Daneben können Sie die monatliche Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) für ein Gespräch mit Ihrem Steuerberater nutzen. Aus der BWA sind bereits während des laufenden Jahres Veränderungen gegenüber dem Vorjahr erkennbar. Außerdem kann Ihr Steuerberater durch einen Vergleich mit Branchenwerten feststellen, ob das Verhältnis zwischen Umsatz, Kosten und Gewinn den allgemein üblichen Branchenwerten von Apotheken entspricht oder ob das Ergebnis Ihrer Apotheke deutlich besser oder schlechter als der Durchschnitt ist.

In einem jährlichen „Herbstgespräch“ kann anhand der BWA zudem eine Gewinn- und Steuerschätzung für das noch laufende Jahr erfolgen. Auf diese Weise wird erkennbar, ob nach Ablauf des Jahres noch mit höheren Steuernachzahlungen zu rechnen ist. Bis zum Jahresende bleibt dann oft noch genügend Zeit, um durch geeignete Maßnahmen die Höhe des Gewinns und die Höhe der Steuerzahlungen zu beeinflussen (z. B. durch das Vorziehen oder Verschieben von Investitionen).

Natürlich benötigt Ihr Steuerberater für eine umfassende Beratung möglichst viele Informationen über Ihre Apotheke. Erzählen Sie daher offen von den betrieblichen Verhältnissen und Planungen. Sie brauchen dabei nicht befürchten, „Interna“ zu verraten, die womöglich weitererzählt werden. Ihr Steuerberater ist berufsrechtlich zur Verschwiegenheit verpflichtet. Diese Verschwiegenheitspflicht wird im Berufsstand der Steuerberater sehr ernst genommen.

Selbstverständlich können Sie von Ihrem Steuerberater erwarten, dass er Sie regelmäßig über steuerliche Änderungen und neue Gestaltungsmöglichkeiten informiert. Die meisten Steuerberater tun dies durch regelmäßige Mandantenrundschreiben und Mandantenveranstaltungen.

Wenn Sie feststellen, dass Ihr Steuerberater Sie falsch beraten hat und dass daraus ein finanzieller Schaden entstanden ist, so können Sie Ihren Steuerberater in Regress nehmen. Steuerberater sind verpflichtet, für derartige Beratungsfehler eine Berufshaftpflichtversicherung abzuschließen. Die Versicherung des Steuerberaters prüft in diesem Fall Ihren Anspruch und reguliert den Schaden.

Wenn Sie keine Einigung mit dem Steuerberater bzw. der Versicherung erzielen können, so haben Sie die Möglichkeit, sich an die örtliche Steuerberaterkammer zu wenden und durch eine Schlichtung der Steuerberaterkammer eine einvernehmliche und außergerichtliche Einigung zu finden.

Dr. Andreas Nagel, 31535 Neustadt, E-Mail: dr.andreasnagel@t-online.de