Die Weihnachtsfeier mit dem Apothekenteam

Damit die Weihnachtsfeier ihren Namen auch wirklich verdient und weihnachtliche Stimmung aufkommt, sollte sie natürlich kurz vor Weihnachten stattfinden. Als Wochentag wäre eigentlich ein Samstag ideal, da alle Mitarbeiter am Folgetag frei haben. Allerdings sind viele Menschen an diesen Tagen mit Vorbereitungen für das Weihnachtsfest beschäftigt oder haben familiäre Termine. Etliche Apotheken wählen daher eher einen Tag in der Woche – häufig den Donnerstag. Bei der Auswahl des Termins sollte man natürlich darauf achten, dass möglichst viele Mitarbeiter der Apotheke teilnehmen können.

In vielen Fällen wird der Teilnehmerkreis ausschließlich aus den Mitarbeitern und der Apothekenleitung bestehen. In einigen Apotheken stellt sich aber auch die Frage, ob neben den Mitarbeitern weitere Personen eingeladen werden sollen (z.B. die Ehe-/Lebenspartner der Mitarbeiter, ehemalige Mitarbeiter, Geschäftsfreunde oder wichtige Ärzte, Kunden und Lieferanten). Der Teilnehmerkreis sollte in diesen Fällen genau definiert und in einer „Gästeliste“ festgehalten werden, damit keine wichtige Person beim Versand der Einladungen vergessen wird.

Die Einladung sollte ca. 3 bis 6 Wochen vor der Feier erfolgen – entweder formlos mündlich, als Aushang am schwarzen Brett oder als Einladungsbrief. Welche Variante Sie wählen, hängt vom Teilnehmerkreis und vom Programm der Feier ab. Klären Sie bei schriftlichen Einladungen, welche Informationen diese enthalten sollen (Datum, Ort, Uhrzeit, Anfahrtsskizze, Hinweis auf Rahmenprogramm, Dresscode).

Für die Zusage der Mitarbeiter reicht meist eine mündliche Rückmeldung oder der Eintrag in eine ausgelegte Teilnehmerliste. Externen Gästen sollte in der Einladung mitgeteilt werden, bis zu welchem Termin man eine Zusage erwartet.

Ort und Ablauf der Weihnachtsfeier werden natürlich entscheidend durch das verfügbare Budget bestimmt. Legen Sie daher zunächst fest, welcher Betrag für die Feier investiert werden soll (zu den steuerlichen Aspekten siehe AWA-Ausgabe Nr. 18 vom 15. September 2016, S. 17). In vielen Fällen wird die Weihnachtsfeier im Restaurant oder Hotel stattfinden. Dann ist lediglich zu entscheiden, ob man Tische im Gastraum oder ein Nebenzimmer wünscht und wie Bewirtung sowie Dekoration gestaltet werden. Als Alternative kommen eigene Räumlichkeiten oder auch ein außergewöhnlicher und stimmungsvoller Ort in Betracht. In diesen Fällen wird man vermutlich ein Catering-Unternehmen mit Bestuhlung, Bewirtung und Dekoration beauftragen müssen.

Das Rahmenprogramm wird vorrangig von der Frage bestimmt, ob man eher eine ruhige, besinnliche Feier veranstalten möchte oder ein kleines bzw. großes „Event“ bieten will. Neben einem gemeinsamen Essen gibt es viele Möglichkeiten, die Weihnachtsfeier attraktiv, interessant und abwechslungsreich zu gestalten. In Betracht kommen gemeinsame Aktivitäten vor dem Essen (z.B. Weihnachtsmarktbummel, Winterwanderung oder Besuch einer Theater- oder Musikveranstaltung) sowie große und kleine „Aktionen“ (z.B. eine Autorenlesung zu weihnachtlichen Themen, der Auftritt eines Künstlers oder Zauberers mit weihnachtlichem Programm).

In manchen Apotheken ist es Tradition, dass die Mitarbeiter den Abend selber gestalten, z.B. durch das Vortragen der schönsten eigenen Weihnachtsgeschichten, des Lieblings-Weihnachtsgedichts oder der lustigsten Weihnachtserlebnisse. Auch das gemeinsame Kochen von Weihnachtsgerichten unter professioneller Anleitung in einem Kochstudio („Event-Cooking“), eine „Motto-Weihnachtsfeier“ (z.B. Weihnachten in einem anderen Land: USA) oder ein Karaoke-Wettbewerb mit Weihnachtsliedern kommen immer gut an. Bei Bedarf finden Sie im Internet unter dem Suchbegriff „Weihnachtsfeier“ zahlreiche Anregungen sowie vielfältige Angebote von Hotels, Restaurants, Event-Agenturen und Catering-Unternehmen. Lassen Sie sich inspirieren! Und wenn Sie ein wirklich attraktives Rahmenprogramm organisiert haben, dann denken Sie am Tag der Feier daran, die schönsten Momente durch einige Erinnerungsfotos festzuhalten.

Als Apothekeninhaber oder Filialleiter können Sie die Weihnachtsfeier auch für eine kurze Ansprache an die Mitarbeiter nutzen – entweder als Begrüßungsansprache oder als Rückblick auf das vergangene und Ausblick ins kommende Jahr. Bei der Planung des übrigen Rahmenprogramms sollte für die Rede ein möglichst geeigneter Moment festgelegt sowie die voraussichtliche Dauer berücksichtigt werden. Gleiches gilt, wenn Sie auf der Weihnachtsfeier Geschenke an die Mitarbeiter verteilen möchten. Auch hier sollten Zeitpunkt und Ablauf der Übergabe passend in das übrige Rahmenprogramm integriert werden.

Leider kommt es auf Weihnachtsfeiern immer wieder vor, dass der Alkohol nicht nur die Zunge, sondern auch die Selbstkontrolle lockert. Wer meint, unter Alkoholeinfluss Mitarbeitern oder Kollegen endlich mal die Meinung sagen zu müssen, wer aggressiv, beleidigend oder aufdringlich wird oder voreilig das „Du“ anbietet, sollte sich darüber im Klaren sein, dass Mitarbeiter und Kollegen derartige Verhaltensweisen genau registrieren und dass ein unpassendes Verhalten oft noch Tage später in der Apotheke diskutiert, belächelt oder verurteilt wird. Im eigenen Interesse sollte sich daher jeder so verhalten, dass er den anderen auch am folgenden Tag noch in die Augen sehen mag.

Denken Sie bei der Planung der Weihnachtsfeier auch an eine problemlose Rückfahrt. Wer auf Alkohol nicht verzichten möchte, kann rechtzeitig Fahr- oder Taxengemeinschaften bilden oder sich einzeln bzw. gemeinsam von Angehörigen abholen lassen.

Binden Sie Ihre Mitarbeiter in die Vorüberlegungen und in die Gestaltung der Weihnachtsfeier ein – je nach Größe der Apotheke mündlich oder durch einen Fragebogen. Sie können zwei oder drei verschiedene Termine, Orte und Programme zur Wahl stellen und um Vorschläge zur Gestaltung der Feier bitten. Die Entscheidung wird dann nach dem Mehrheitsprinzip getroffen.

In den ersten Tagen des neuen Jahres sollten Sie den Ablauf der Feier noch einmal gedanklich durchgehen. Fragen Sie sich: „Was lief gut und was lief nicht so gut?“ Analysieren Sie noch einmal alle wichtigen Einflussfaktoren (Ablauf, Bewirtung, Budget, Rahmenprogramm, Räumlichkeiten usw.) und halten Sie Ihre Erkenntnisse für die Planung der nächsten Weihnachtsfeier schriftlich fest.

Dr. Andreas Nagel, 31535 Neustadt, E-Mail: dr.andreasnagel@t-online.de