Geschäftswagen: Kostendeckelung für Privatnutzung

Der Wagen des Apothekeninhabers wird in aller Regel dem Betriebsvermögen zugeordnet, damit ein voller Kostenabzug möglich ist. Da die allermeisten Pkw erfahrungsgemäß auch privat genutzt werden, sieht das Einkommensteuergesetz die Versteuerung eines Privatanteils vor – quasi als Ausgleich für den vollen Betriebsausgabenabzug.

Der steuerrelevante private Nutzungsanteil wird zumeist anhand der 1%-Regelung pauschal ermittelt, weil ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch sehr viel Zeit in Anspruch nimmt und eine gewisse Belastung im (Arbeits-)Alltag darstellt.

Apothekerin Leopold hat Anfang 2014 einen acht Jahre alten BMW günstig gebraucht erworben. Der steuerlich maßgebende Bruttolistenpreis des Fahrzeugs beträgt 100.000 €. Sie nutzt den Wagen zunächst zu 70 % für betriebliche Zwecke. Die tatsächlichen Pkw-Kosten betrugen im Jahr 2015 8.000 €. Da Frau Leopold kein Fahrtenbuch führt, muss sie den Privatanteil nach der 1%-Regelung ermitteln.

Die Anwendung der 1%-Regelung führt zu einem Privatanteil von 12.000 € (100.000 € x 1 % x 12 Monate), der grundsätzlich als Betriebseinnahme zu versteuern ist. Da Frau Leopold im Jahr 2015 tatsächlich aber nur Pkw-Kosten in Höhe von 8.000 € entstanden sind, greift eine besondere Härtefallregelung zur Vermeidung einer Überbesteuerung, die sogenannte Kostendeckelung. Das bedeutet: Der Privatanteil wird der Höhe nach auf die tatsächlichen Pkw-Kosten begrenzt und beträgt im Beispiel somit 8.000 €.

Hinweis: Die Kostendeckelung ist zwar eine Billigkeitsregelung, dennoch bleibt die Versteuerung des Privatanteils in solchen Fällen „ungerecht“. Schließlich führt die Regelung im Beispiel dazu, dass Frau Leopold im Jahr 2015 unterm Strich überhaupt keine Pkw-Kosten geltend machen kann, obwohl sie ihren Wagen überwiegend betrieblich nutzt. Die Kostendeckelung kommt insbesondere dann zum Tragen, wenn ein Pkw mit hohem Listenpreis gebraucht erworben und/oder vergleichsweise lange genutzt wird und deshalb bereits abgeschrieben ist – somit fehlt die Abschreibung als wesentliche Kostenposition.

Auch wenn in der Steuerfachliteratur die Kostendeckelung mit einem Privatanteil von faktisch 100 % kritisiert wird, lehnen die Gerichte bislang eine Begrenzung des Privatanteils z.B. auf 50 % der tatsächlich entstandenen Kosten ab. Zuletzt hat das Finanzgericht München entschieden, dass eine 100%ige Kostendeckelung verfassungsrechtlich nicht zu beanstanden sei¹⁾.

Allerdings wurde die Revision nach einer vom Steuerpflichtigen eingelegten Beschwerde vom Bundesfinanzhof ausdrücklich zugelassen²⁾. Das Revisionsverfahren wird jetzt unter dem Aktenzeichen X R 28/15 geführt.

Hinweis: Die Zulassung der Revision in einem nach ständiger Rechtsprechung eigentlich klaren Fall könnte darauf hindeuten, dass der Bundesfinanzhof seine bisherige restriktive Auffassung womöglich ändern möchte. Entsprechende Fälle mit Kostendeckelung sollten daher durch Einspruch offengehalten werden, bis der Bundesfinanzhof entschieden hat.

Die 1%-Regelung kommt laut Gesetz nur in solchen Fällen zur Anwendung, in denen das Fahrzeug zu mehr als 50 % betrieblich genutzt wird und daher zum notwendigen Betriebsvermögen gehört. Als Nachweis der überwiegenden betrieblichen Nutzung erkennt die Finanzverwaltung beispielsweise Eintragungen in Terminkalendern an.

Sind solche Unterlagen nicht vorhanden, kann die überwiegende betriebliche Nutzung durch formlose Aufzeichnungen über einen repräsentativen zusammenhängenden Zeitraum (in der Regel 3 Monate) glaubhaft gemacht werden. Dabei reichen Angaben über die betrieblich veranlassten Fahrten (jeweiliger Anlass und die jeweils zurückgelegte Strecke) und die Kilometerstände zu Beginn und Ende des Aufzeichnungszeitraumes aus³⁾.

Hinweis: Diese Regelungen zum „formlosen Nachweis“ der betrieblichen Nutzung sollten nach Ansicht von Steuerexperten auch dann (sinngemäß) zur Anwendung kommen, wenn es um den Nachweis geht, dass die betriebliche Nutzung auf beziehungsweise unter 50 % gesunken ist.

Nutzt Frau Leopold ihren Wagen ab 2016 deutlich mehr zu Privatzwecken und sinkt der betriebliche Anteil deshalb auf/unter 50 %, kommt die 1%-Regelung und damit die Kostendeckelung nicht mehr zur Anwendung. Das Fahrzeug scheidet auch nicht etwa zwangsweise aus dem Betriebsvermögen aus – es kann weiter als sogenanntes gewillkürtes Betriebsvermögen behandelt werden.

Weil aber die 1%-Regelung nicht greift und auch kein Fahrtenbuch geführt wurde, ist der Privatanteil anhand der gegebenen Umstände bzw. vorgelegten Unterlagen zu schätzen.

Soll heißen: Gelingt Frau Leopold z.B. anhand formloser Aufzeichnungen über 3 Monate der Nachweis, dass ihr Privatanteil bei 51 % liegt, sind 51 % der Pkw-Kosten zu versteuern. Unterm Strich bleibt ihr aber ein fast hälftiger Betriebsausgabenabzug für das Fahrzeug (immerhin 49 %). Zum Vergleich: Im Jahr 2015 hat Frau Leopold ihren Wagen deutlich mehr betrieblich genutzt, durfte aber wegen der Kostendeckelung gar keine Betriebsausgaben für ihr Fahrzeug geltend machen.

¹⁾ Vgl. Urteil vom 9. Dezember 2014, Aktenzeichen 6 K 2338/11.

²⁾ Beschluss vom 21. August 2015, Aktenzeichen X B 2/15, nicht dokumentiert.

³⁾ Vgl. Bundesfinanzministerium, Schreiben vom 18. November 2009, Aktenzeichen IV C 6 - S 2177/07/10004.