Die BWA aus Sicht eines Berufspraktikers

Aber genau an diesem Punkt gilt es zu unterscheiden, was delegierbarer „Papierkram“ und was „Chefsache“ als Apotheker und Unternehmer ist! Nicht alle Kollegen wollen sich mit der Betriebswirtschaft so gerne beschäftigen. Sie wollen lieber Apotheker sein als Kaufmann. Zudem hat ihnen in der Ausbildung niemand erklärt, wie man sich mit einfachen Mittel in diese Materie einarbeiten kann. Dazu bedarf es nicht unbedingt eines BWL-Studiums, aber ein Grundkurs über die allmonatlich wiederkehrenden Abläufe kann nicht schaden und hilft sowohl beim Gespräch mit der Bank als auch mit dem Steuerberater.

Jeder Apotheker als eingetragener Kaufmann/Kauffrau (e.K.) sollte wissen, was er mit seinem unternehmerischen Handeln bewirkt und wie er darauf Einfluss nehmen kann. Da sich leider viele Steuerberater eher als Verbuchungsunternehmen verstehen denn als Berater, der mit seinen Mandanten Quartalsgespräche führt, schadet es nichts, sich als Inhaber dafür etwas Zeit zu nehmen. Es ist nicht schwer und wer kennt den Betrieb besser als der Apothekenleiter selbst?

In diesem Sinne stellt die monatliche „BWA“ (betriebswirtschaftliche Auswertung) ein wunderbares Frühwarnsystem dar und zudem ein Controllinginstrument für den Chef mit der Möglichkeit, unterjährig noch Dinge zu beeinflussen und zu korrigieren.

Für die schnelle Orientierung sind folgende Blätter interessant:

• Monats- und die bisher auf- aufgelaufenen Jahreswerte,
• Summen- und Saldenliste,
• kurzfristige Erfolgsrechnung des gebuchten Monats,
• Wertenachweis zur kurz- fristigen Erfolgsrechnung.

Die weiteren Auswertungen wie Bewegungsbilanz und Liquidität sind dann wichtig, wenn die finanzielle Lage angespannt ist.

Grundsätzlich sind zwei Dinge durchzuführen, zunächst der betriebsinterne und dann der externe Vergleich mit anderen Apotheken (Quellen hierfür: auf Apotheken spezialisierte Steuerberatungen, ABDA-Kennzahlen, Institut für Handelsforschung zu Köln, Hausbank mit Branchenkenntnis, Fachpublikationen u.a.).

Die Jahresübersicht mit den Monatswerten gliedert bereits bekanntermaßen alle wesentlichen Posten auf – vom Umsatz und Wareneinsatz über die Kostenpositionen bis hin zum vorläufigen Ergebnis. Stellt man „Ausreißer“ fest, die man sich nicht mehr erklären kann, da schon ein paar Monate zurückliegend, geht man in die Liste „Wertenachweis zur kurzfristigen Erfolgsrechnung des jeweiligen Monats“.

Viele Posten wie Raumkosten werden relativ konstant und planbar sein. Die Personalkosten stehen als regelhaft größte Position unter besonderer Beobachtung, aber auch die Werbe-/Reisekosten und das Sammelbecken-Konto „Sonstige Kosten“. In Letzteres bucht das Steuerbüro nämlich alles ein, was nicht richtig eingeordnet werden kann. Klärt man das zeitnah, spart man später lange Suchvorgänge. Vieles fällt unter den Begriff „Fixkosten“. Schon deshalb ist es für Anfänger leicht, sich dem Thema BWA-Analyse und Budgetierung zu nähern.

Sie erstellen sich eine Tabelle (gern auch in Excel) und tragen die wichtigsten und zu beeinflussenden Posten ein. Dabei erstellen Sie zwei Spalten: links die Ist-Werte, rechts die von Ihnen anvisierten Plan-Werte.

Um sich in die Materie einzuarbeiten, nimmt man sich zuerst den gut greifbaren Block Werbe-/Reisekosten vor. Dieses Konto ist je nach Kontenrahmen oft noch unterteilt in

• Werbekosten,
• Geschenke bis 35€,
• Bewirtungskosten,
• zudem nicht abzugsfähige Bewirtungskosten,
• Reisekosten Unternehmer.

Jedes Konto kann übrigens beliebig in Unterkonten unterteilt werden, um für mehr Transparenz zu sorgen! Welche Kontensparte angesprochen ist, erkennt man an den ersten zwei Ziffern. So steht z.B. 6600 für Werbekosten und 6670 für das Unterkonto Reisekosten Unternehmer.

Die Reisekosten haben Sie selbst in der Hand! Wenn es finanziell eng wird, besucht man eben ein paar Veranstaltungen weniger. Sie würden den Erfolg des Betriebes aber massiv beeinträchtigen, falls Sie die Kunden-Incentives wie Kundenzeitungen oder die gewohnten alljährlichen Kalender plötzlich abschaffen würden.Somit muss vor einem „Streichkonzert“ immer der Gesamtzusammenhang gesehen werden. Denn wenn ich an einer bestimmten Schraube drehe oder nach dem Gießkannenprinzip alle Kosten pauschal um 5% senke, könnte das ungewollte Auswirkungen auf den Betrieb haben. Ein Apothekenbetrieb ist ein komplexes System; alles greift wie die Zahnräder eines Uhrwerks ineinander. Nur der Unternehmer selbst kann in seiner eigenen Apotheke bestimmen, an welchen Schrauben er drehen will, um sein betriebliches Ergebnis zu verbessern, ohne einen Kahlschlag zu veranstalten.

Externe Betriebsvergleiche helfen nur bedingt, da sie oft nicht die Apothekentypen wie Stadt- oder Landapotheke, sondern bisweilen nur nach den Umsätzen unterscheiden. Jede Apotheke hat aber ihre Besonderheiten. Eine Stadtapotheke hat z.B. Öffnungszeiten von 8.00 Uhr bis 20.00 Uhr (= 72 h pro Woche), eine Apotheke auf dem Land mit gleichem Umsatz aber nur 48 h pro Woche – da vergleiche ich Äpfel mit Birnen! Externe Betriebsvergleiche kann man als Orientierung heranziehen, ob man innerhalb gewisser Leitplanken liegt. Dabei müssen Sie jedoch immer die Besonderheiten Ihres eigenen Betriebes berücksichtigen, zu nennen sind z.B.

• Öffnungszeiten,
• Anteile GKV/PKV/Barverkauf,
• außergewöhnliche Rezeptur- aktivitäten,
• hoher Personalbedarf wegen langer Öffnungszeiten und niedrigen Rezeptanteils,
• hohe Miete wegen der 1A-Lage,
• niedrige Rohertragsmarge durch hochpreisige Rezepte,
• Einkaufskonditionen.

Zurück zur Budgetierung der Werbekosten. Verschaffen Sie sich zuerst einen Überblick, was denn in der Vergangenheit immer eingekauft und verschenkt wurde. Oft machen die Kundenzeitschriften in vielfältigen Versionen den Löwenanteil der Werbekosten aus. Achten Sie darauf, dass die Zeitschriften persönlich überreicht werden, sodass der Kunde die Wertigkeit auch erkennt. Und bestellen Sie genau so viele Exemplare, dass am Ende keines weggeworfen wird.

Legen Sie fest, wie viel Prozent des Umsatzes (oder Rohertrages) Sie als Werbebudget pro Jahr aufwenden möchten und können. Dazu muss mit dem ganzen Team alles zusammengetragen werden, was an Incentives verschenkt wird. Was erhielt man von Firmen „gratis“, was wurde dazugekauft? Jeder Artikel muss auf den Prüfstand! Von sinnlosem Kitsch und nicht apothekenadäquaten Produkten sollte man sich verabschieden. Ziel ist es, einen gesunden Mittelweg zu beschreiten.

Apotheken haben über Jahrzehnte ihre Kunden regelrecht überschüttet mit Zugaben. Gerade sehr großzügige Apotheken mit übertriebenen Prämiensystemen mussten am Ende des Jahres feststellen, dass exorbitante Werbekosten ihnen einen Großteil an Ertrag weggefressen haben. Sie steckten dann in der Zwickmühle, da sie die Kunden wie den „Pawlowschen Hund“ konditioniert hatten und alles, was weniger verteilt wurde, zu Frust bei dieser Klientel führte.

Somit sollte jedes Werbekonzept geplant, also budgetiert und damit auch überwacht werden. Nicht jeder sollte wahllos Kugelschreiber, Blöckchen, Pflastermäppchen, Kinderspielzeug usw. unkoordiniert einkaufen dürfen. Legen Sie einen Betrag „X“ für Werbekosten fest und definieren Sie genau, was Sie ausgeben wollen für

• Kundenzeitschriften,
• Homepage, Flyer, Anzeigen etc.,
• Geburtstagskarten,
• Kalender,
• kleine Geschenke, „die die Freundschaft erhalten“,
• saisonale Give-aways,
• spezielle Events wie z.B. Gesundheitstage.

Halten Sie Ihre Budgetziele ein – bei guter Planung sind die Kunden zufrieden und Ihr Betriebsergebnis freut sich!

Karin Wahl, Fachapothekerin für Offizinpharmazie, Unternehmens- beratung e.K., 70195 Stuttgart, E-Mail: karin.wahl@t-online.de