Urlaubsplanung in der Apotheke

Die Urlaubsplanung kann entweder durch den Apothekeninhaber erfolgen oder an einen Mitarbeiter delegiert werden. Die Übertragung auf einen Mitarbeiter hat neben der zeitlichen Entlastung der Apothekenleitung den Vorteil, dass spontane Urlaubswünsche auch dann sofort genehmigt werden können, wenn der Chef aus privaten oder beruflichen Gründen vorübergehend nicht anwesend ist.

Als Apothekeninhaber möchten Sie natürlich die Urlaubswünsche Ihrer Mitarbeiter möglichst vollständig berücksichtigen, andererseits müssen Sie aber auch sicherstellen, dass der Apothekenbetrieb in der Urlaubszeit reibungslos weiterläuft. Legen Sie daher zunächst die Zahl der Mitarbeiter fest, die durchgehend bzw. zu bestimmten Zeiten mindestens anwesend sein müssen.

Stellen Sie einen Plan auf, aus dem die jeweilige „Soll-Besetzung“ ersichtlich ist. Besprechen Sie diesen Plan mit Ihren Mitarbeitern und erklären Sie, dass ein nicht berücksichtigter Urlaubswunsch keine Gleichgültigkeit oder böse Absicht darstellt, sondern dass die Ablehnung im Interesse der Apotheke und der Arbeitsplätze manchmal unvermeidbar ist.

Fordern Sie alle Mitarbeiter auf, ihre Urlaubswünsche für das kommende Jahr bis zu einem bestimmten Zeitpunkt zu äußern. Es muss dabei nicht unbedingt der gesamte Urlaub festgelegt werden, damit für jeden Mitarbeiter noch etwas Spielraum für spontane Urlaubstage verbleibt. Anhand der Urlaubswünsche kann dann ein gemeinsamer Urlaubsplan erstellt werden, aus dem die Wunschtermine der einzelnen Mitarbeiter ersichtlich sind.

Im Idealfall regeln die Mitarbeiter die Urlaubszeiten unter sich, ohne dass die Apothekenleitung eingreifen muss. Häufig kommt es aber in den Sommermonaten und in der Zeit vor bzw. nach wichtigen Feiertagen zu Überschneidungen bei den Urlaubswünschen. Als Apotheker können Sie in diesem Fall versuchen, in Einzelgesprächen mit den betreffenden Mitarbeitern einen Kompromiss zu finden.

Bei zahlreichen oder größeren Überschneidungen empfiehlt sich eher eine gemeinsame Besprechung mit allen Mitarbeitern. Im gemeinsamen Gespräch ist die Kompromissbereitschaft der Mitarbeiter in der Regel am größten und Überschneidungen lassen sich in vielen Fällen durch einen Tausch von Urlaubszeiten oder durch Überstunden beseitigen bzw. ausgleichen.

Nur wenn sich die Mitarbeiter überhaupt nicht auf eine einvernehmliche Lösung einigen können, müssen Sie als Apotheker entscheiden, welchem Mitarbeiter im Einzelfall der Vorrang einzuräumen ist. Entscheidungskriterien können sein:

• schulpflichtige Kinder,
• Lebensalter,
• Betriebszugehörigkeit,
• Erholungsbedürftigkeit bzw. die Frage, wie lange der letzte Urlaub zurückliegt.

Anhand dieser Kriterien können Sie Ihre Entscheidung gegenüber den betreffenden Mitarbeitern begründen. Damit kann insbesondere derjenige Mitarbeiter, der bei der Urlaubsplanung „zurückstecken“ muss, Ihre Entscheidung nachvollziehen, und es entsteht bei ihm nicht der Eindruck, Sie hätten die Entscheidung vollkommen willkürlich oder nach persönlicher Sympathie getroffen.

Beispiel 1: In der X-Apotheke werden die Urlaubswünsche der Mitarbeiter für das gesamte Jahr zu einem von der Apothekenleitung festgelegten Stichtag erfasst. Vor diesem Stichtag werden Urlaubswünsche grundsätzlich nicht berücksichtigt, damit sich nicht einzelne Mitarbeiter vorschnell die attraktivsten Urlaubszeiten sichern. Die Urlaubswünsche werden für das gesamte Jahr in den Urlaubsplan eingetragen. Anschließend findet eine gemeinsame Besprechung der Mitarbeiter mit der Apothekenleitung statt, um den Urlaubsplan und eventuelle Überschneidungen zu besprechen und den endgültigen Urlaubsplan zu erstellen. Ein nachträglicher Tausch von Urlaubstagen findet nur in begründeten Ausnahmefällen statt.

Beispiel 2: In der Y-Apotheke mit fünf Mitarbeitern regelt das Apothekenteam die Urlaubszeiten anhand der durch die Apothekenleitung vorgegebenen Mindestbesetzung unter sich. Der Apothekeninhaber erhält dann den von den Mitarbeitern eigenständig erstellten Urlaubsplan zur abschließenden Genehmigung.

Bei der Urlaubsplanung sollte auch die Frage geprüft werden, ob und in welcher Form ein Vertreter in das Aufgabengebiet des abwesenden Mitarbeiters eingewiesen werden muss und in welcher Form vor Urlaubsbeginn die Übergabe des Aufgabengebiets an die Urlaubsvertretung erfolgen soll. Außerdem sollte geklärt werden, inwieweit die Urlaubsvertretung Tätigkeiten ihres regulären Aufgabengebiets reduzieren muss, um die Vertretungstätigkeit zeitlich leisten zu können.

Die „Brückentage“ sind bei Mitarbeitern immer besonders begehrte Urlaubstage. Diese Tage sollten nicht nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ vergeben, sondern gerecht unter den Mitarbeitern verteilt werden. Ein Blick in den Urlaubsplan des zurückliegenden Jahres zeigt, welcher Mitarbeiter im Vorjahr an welchen Brückentagen frei hatte und welcher Mitarbeiter gerechterweise in diesem Jahr Vorrang haben sollte. Die Mitarbeiter können Brückentage auch jährlich gleichmäßig untereinander aufteilen. Beispiel: In einer Apotheke mit fünf Mitarbeitern und zehn Brückentagen bekommt jeder Mitarbeiter zwei Brückentage. Alternativ können Brückentage auch in alphabetischer Reihenfolge zugewiesen werden. Nach diesen Regeln lassen sich auch verkaufsoffene Sonntage gerecht unter den Mitarbeitern aufteilen.

In vielen Apotheken hat es sich bewährt, gemeinsam mit den Mitarbeitern „Urlaubsregeln“ aufzustellen. Hier kann das Apothekenteam mitbestimmen, nach welchen Regeln die Urlaubsplanung ablaufen soll. Mit einer klaren und gemeinsam erarbeiteten Urlaubsregelung können zukünftige Auseinandersetzungen und zeitaufwendige Diskussionen bei der Urlaubsplanung meist dauerhaft vermieden werden. In den „Urlaubsregeln“ lassen sich auch Einzelfragen und typische Streitpunkte individuell klären, z.B. ob es Obergrenzen für den Sommerurlaub gibt oder in welchem Umfang Mitarbeiter mit schulpflichtigen Kindern Vorrang bei der Urlaubsplanung haben. Sinnvoll sein kann ein „Rotationsprinzip“, bei dem Mitarbeiter, die in einem Jahr keinen Urlaub zu ihrem Wunschtermin bekommen haben, mit ihren Urlaubswünschen im Folgejahr Vorrang erhalten.

Es sollte auch die Frage entschieden werden, ob Urlaubstage und „Abfeiern“ von Überstunden kombiniert werden dürfen, um eine Verlängerung des Urlaubs zu erreichen, d.h. ob es möglich ist, eine volle Woche Urlaub durch vier reguläre Urlaubstage und einen Tag Überstundenabbau zu erreichen. Auch die Zweifelsfrage, ob reguläre Urlaubswünsche bei Überschneidungen Vorrang vor dem Abbau von Überstunden haben, kann hier geklärt werden.

Dr. Andreas Nagel, 31535 Neustadt, E-Mail: dr.andreasnagel@t-online.de