Aufbewahrungspflichtige Unterlagen

Werden steuerrelevante Unterlagen zu früh vernichtet, kann dies erhebliche Nachteile mit sich bringen, da die Aufbewahrungspflicht Bestandteil der allgemeinen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht ist. Nach Ansicht der Finanzverwaltung ist nur eine „ordnungsmäßige Buchführung“ beweiskräftig. Verstöße gegen die Buchführungsvorschriften werden oftmals mit einer (überhöhten) Schätzung von Besteuerungsgrundlagen „geahndet“.

Die Abgabenordnung schreibt konkret vor, dass unter anderem folgende Unterlagen geordnet aufzubewahren sind (vgl. §147 Abgabenordnung):

1. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen,
2. die empfangenen Handels- und Geschäftsbriefe,
3. Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe,
4. Buchungsbelege,
5. sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Während die unter 1. genannten Unterlagen und die Buchungsbelege zehn Jahre aufbewahrt werden müssen, gilt für die übrigen Unterlagen grundsätzlich eine sechsjährige Aufbewahrungsfrist.

Hinweis: Kürzere Aufbewahrungsfristen nach anderen Gesetzen lassen die steuerlichen Aufbewahrungspflichten unberührt. Deshalb gelten im Zweifel die längeren steuerlichen Fristen!

Die Aufbewahrungsfrist beginnt (erst) mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht beziehungsweise das Inventar, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss aufgestellt wurden.

Außerdem ist zu bedenken, dass die Aufbewahrungsfristen nicht ablaufen, wenn die Unterlagen noch für nicht festsetzungsverjährte Steuern von Bedeutung sind (beispielsweise bei bevorstehenden Außenprüfungen oder sonstigen finanzamtlichen Ermittlungen im Straf- oder Bußgeldverfahren).

Hinweis: Ab 2017 können daher zumindest grundsätzlich Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen, die im Jahr 2006 oder davor erstellt wurden, sowie Buchungsbelege aus dem Jahr 2006 und davor vernichtet werden.

Bei elektronischen Daten und Dokumenten stellt die Finanzverwaltung – wie bei den Informationen in Papierbelegen – auf deren Inhalt und auf deren Funktion ab, nicht etwa auf deren Bezeichnung. Soll heißen: E-Mails mit Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs sind in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig.

Hinweis: Dient eine E-Mail allerdings nur als „Transportmittel“, z.B. für eine angehängte Rechnung, und enthält darüber hinaus keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, ist sie nicht aufbewahrungspflichtig – schließlich muss auch ein Papierumschlag regelmäßig nicht aufbewahrt werden.

Wann Sie welche Unterlagen vernichten dürfen, zeigt eine umfangreiche Liste, die Sie im Internet als PDF unter www.awa-dav.de im Bereich Checklisten/Arbeitshilfen unter dem Stichwort „Aufbewahrungspflichtige Unterlagen“ abrufen können.