Öffnungszeitenbezogene Kennziffern

Kennzahlen sollen einfach auf valider Datenbasis zu ermitteln sein und eine Indikatorfunktion erfüllen. Während man Kosten und Erträge gern auf den Umsatz, seltener auf den (entscheidenderen) Rohertrag oder ursachen- und aufwandsgerechter auf die Kunden- oder Packungszahl bezieht, steht die Bezugsgröße „Öffnungszeit“ noch wenig im Fokus. Dabei sind die Öffnungszeiten ein entscheidender Kostenfaktor, sie bestimmen hochgradig die Auslastung und nicht zuletzt die Gewinnsituation mit.

Deshalb bietet es sich an, die regulären Öffnungszeiten für das Standard-Controlling als eine weitere Bezugsgröße aufzunehmen. Näherungsweise errechnen sich diese aus der Wochenöffnungszeit mal 51 ohne Notdienste. Je nach eigener Situation (wie viele Notdienste und wer macht sie regelhaft) kann man die Notdienstzeiten mit einrechnen oder außen vor lassen. Nur sollte man dies konstant handhaben.

Damit werden die gängigen Betriebswerte nunmehr noch durch die Öffnungsstunden geteilt. Als Zeiträume kommen das jeweilige Jahr für langfristige Übersichten in Betracht, für ein Detail-Controlling und Auslastungs- bzw. Personalbesetzungsanalysen eine Tageszeit-, Gesamttages-, Wochen- oder Monatsbasis. Damit sind die wichtigsten Werte:

• Umsatz je Stunde
• Rohertrag je Stunde
• Personalkosten je Stunde
• Gesamtkosten je Stunde
• EBITDA je Stunde
• Ø Mitarbeiterzahl je Stunde („Besetzungsgrad“)

Wer einmal Apotheken vergleicht, wird zu ernüchternden Ergebnissen kommen: Selbst wenn „unter dem Strich“ hinreichende Gewinne erwirtschaftet werden, sind die Stundenleistungen oft überraschend schwach. Da schneidet manch Land-Apotheke besser ab als einige Hochglanz-Center-Apotheken. Anders ausgedrückt: Sie drehen ein immer größeres Rad mit höheren Risiken für geringe spezifische Erträge, hier je Stunde. Das zeigen solche Zahlen plastisch.

Die Grafik zeigt übliche Wertebereiche (bezogen auf reguläre Öffnungszeiten ohne Notdienste), mit den typischen Werten in der Mitte. Hohe Kosten je Stunde müssen dabei kein Problem sein – wenn die Erträge je Stunde trotzdem stimmen. Umgekehrt nützen niedrige Kosten nichts, wenn nur geringe Einnahmen erzielt werden. „Rot“ auf der Skala kann im Einzelfall also durchaus gerechtfertigt sein. Deshalb sollten Sie sich Ihre eigene Skala erstellen und Ihre Werte im Zeitverlauf beobachten.