Ordnungsgemäßes Fahrtenbuch: Häufige Fehlerquellen

Pkw im steuerlichen Betriebsvermögen eines Apothekeninhabers werden in aller Regel auch privat genutzt. Dafür muss der Apotheker einen Privatanteil versteuern, entweder nach der 1 %-Regelung oder anhand eines ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuchs. Für welche Methode man sich entscheidet, hängt natürlich auch davon ab, wie hoch die Privatnutzung tatsächlich ist und welcher Listenpreis für das Fahrzeug anzusetzen wäre. Außerdem ist die 1 %-Regelung nur dann anwendbar, wenn das Fahrzeug zu mehr als 50 % betrieblich genutzt wird.

In der Mehrheit der Fälle werden sich Steuerpflichtige allerdings gegen ein Fahrtenbuch entscheiden, weil dies stets ordnungsgemäß geführt werden muss und deshalb einen erheblichen Aufwand verursacht. Hinzu kommt, dass die Finanzverwaltung Fahrtenbücher eigentlich immer sehr genau prüft und ihnen nicht selten die Anerkennung versagt – in solchen Fällen wird dann doch wieder auf die 1 %-Regelung zurückgegriffen.

Hinweis: Wer sich dafür entschieden hat, ein Fahrtenbuch zu führen, um den mitunter hohen Privatanteil aufgrund der 1%-Regelung zu umgehen, muss versuchen, die strengen Anforderungen der Finanzverwaltung zu erfüllen und klassische Fahrtenbuchfehler zu vermeiden.

Es versteht sich von selbst, dass ein Fahrtenbuch sämtliche geforderten allgemeinen Angaben, wie Datum, Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder Fahrt, Angaben zum Reiseziel, Reisezweck und ggf. zu aufgesuchten Geschäftspartnern, enthalten muss. Die handelsüblichen Exemplare geben die einzelnen „Mussinhalte“ vor. Darüber hinaus ist Folgendes zu beachten:

• Das Fahrtenbuch sollte stets im Fahrzeug aufbewahrt werden.
• Die Eintragungen sind sofort nach Beendigung einer Fahrt zu machen.
• Die Aufzeichnungen müssen in gebundener bzw. geschlossener Form geführt werden. Ein Verweis auf ergänzende Unterlagen ist nur zulässig, wenn der geschlossene Charakter der Fahrtenbuchaufzeichnungen dadurch nicht beeinträchtigt wird.
• Spätere Korrekturen sind kenntlich zu machen.
• Für jede Fahrt ist eine gesonderte Zeile auszufüllen.
• Werden als Fahrtziel nur Straßennamen angegeben, sind die Angaben aus Sicht der Finanzverwaltung grundsätzlich unzureichend.
• Das Fahrtenbuch ist in den Spalten „Gefahrene Kilometer“ jeweils monatlich aufzurechnen.
• Die monatlichen Summen sollten am Jahresende natürlich nochmals mit der Gesamtfahrleistung verprobt werden.
• Ein Wechsel von der 1%-Regelung zur Fahrtenbuchmethode innerhalb eines Jahres ist für dasselbe Fahrzeug nicht zulässig.

Hinweis: Wer ein elektronisches Fahrtenbuch führt bzw. eine „Fahrtenbuch-App“ benutzt, kann ergänzende Eintragungen noch innerhalb von sieben Tagen nach der Fahrt vornehmen¹⁾.

Kilometerangaben laut Werkstattrechnungen stimmen nicht mit Fahrtenbucheinträgen überein: Hier könnte man auf einen Irrtum (Zahlendreher o.ä.) der Werkstatt verweisen. Stimmen die Angaben mehrfach nicht, wird es eng. Deshalb sollte man bei der Wagenannahme in der Werkstatt stets den genauen Kilometerstand mitteilen und nicht mit circa-Angaben operieren.

Hinweis: Nur bei einem elektronischen Fahrtenbuch sind wegen der GPS-Ermittlung der Fahrtstrecken die dadurch entstehenden Abweichungen vom Tachostand des Fahrzeugs laut Finanzverwaltung unbedenklich.

Angaben auf Tankquittungen: Da auf Tankbelegen regelmäßig die Anschrift der Tankstelle vermerkt ist, müssen diese Angaben natürlich zu der im Fahrtenbuch eingetragenen Strecke passen.

Hinweis: Wer „fremde“ Tankquittungen verbucht, erzeugt damit womöglich einen unrealistisch hohen Benzinverbrauch, weil die Fahrten ja im Fahrtenbuch „festgeschrieben“ sind. Unabhängig davon sollten natürlich keine Belege über Dieselkraftstoff auftauchen, wenn der Geschäftswagen ein „Benziner“ ist – und umgekehrt.

Gleiche Schreibweise über einen längeren Zeitraum: Ein Betriebsprüfer geht meist von der Idealvorstellung aus, dass ein Fahrtenbuch direkt nach Beendigung der Fahrt noch im Auto ausgefüllt wird, was grundsätzlich auch zu empfehlen ist. Es ist daher auffällig, wenn Fahrten über einen Zeitraum von mehreren Tagen mit nahezu exakt gleichem bzw. sehr ordentlichem Schriftbild etc. eingetragen werden, weil dann die Vermutung naheliegt, dass die Fahrten irgendwann (viel) später am Schreibtisch „nachgetragen“ wurden.

Fahrten während Werkstattzeiten: War das Fahrzeug in der Werkstatt, ist der exakte Termin beziehungsweise auch eine mehrtägige Reparaturdauer regelmäßig aus den Belegen ersichtlich. Es versteht sich eigentlich von selbst, dass in dieser Zeit keine Fahrten mit „diesem“ Fahrzeug im Fahrtenbuch auftauchen dürfen.

Zugfahrkarten etc. als Betriebsausgaben: Wurden für betriebliche Fahrten öffentliche Verkehrsmittel benutzt und die Belege als Betriebsausgaben geltend gemacht, dürfen diese Fahrten ebenfalls nicht im Fahrtenbuch enthalten sein.

¹⁾ Vgl. ausführlich AWA-Ausgabe Nr. 8 vom 15. April 2016, Seite 18 und 19.