Prüfungssicherer Umgang mit dem Rechner

Die Daten des Warenwirtschaftssystems (WWS) wie auch die von Ihrem Steuerberater erstellten Daten der Finanzbuchhaltung (Fibu) werden dem Finanzamtsprüfer in einem maschinell lesbaren Format (z.B. CSV- oder TXT-Dateien) in der Regel auf einer CD zur Verfügung gestellt.

Die Prüfung erfolgt in zwei Richtungen: Zum einen werden die Daten des WWS mit denen der Fibu verglichen, um eventuelle Differenzen aufzudecken. Zum anderen werden sie anhand statistischer Verfahren und einer von der Finanzverwaltung eigens für die Apotheken entwickelten „Rohertragsverprobung“ auf ihre Plausibilität hin untersucht. Können Differenzen bzw. Auffälligkeiten nicht plausibel erklärt werden, ist das Finanzamt zu einer Umsatz-Hinzuschätzung befugt.

Meistens entstehen Abweichungen bzw. Auffälligkeiten nicht durch bewusste „Manipulationen“, sondern durch Fehlbedienungen des WWS. Nicht selten werden Prüfungen mit einer Steuernachzahlung beendet, obwohl tatsächlich gar kein höherer Gewinn entstanden ist, sondern einfach nur dadurch, dass bestimmte Problemfälle im Nachhinein nicht mehr aufgeklärt werden konnten. Schließlich liegen die geprüften Zeiträume meist drei bis fünf Jahre zurück; wer kann sich da noch an einzelne Sachverhalte erinnern?

Dies kann entschärft werden: Einerseits durch eine zutreffende Darstellung der steuerlich relevanten Sachverhalte im WWS, was eine korrekte Bedienung voraussetzt, andererseits durch die maschinelle Übernahme der digitalen Daten des WWS in die Fibu mithilfe der „DATEV-Schnittstelle“ (in den gängigen WWS integriert). So können Abweichungen in den Datensätzen zwischen WWS und Fibu weitgehend vermieden werden. Die steuerlich relevanten Bereiche im WWS betreffen die Kassenführung, die Inventur, die Warenzugangsverbuchungen und die Faktura sowie systematische und manuelle Bestandsveränderungen.

Prüfungsschwerpunkt ist stets die Analyse und Verprobung der Kassendaten. Ein „Knackpunkt“ dabei ist die zutreffende Erfassung von baren und unbaren Zahlungsvorgängen. Hier sollte penibel darauf geachtet werden, dass der jeweilige Kassenvorgang mit der richtigen Zahlungsart abgeschlossen wird, also mit den Tasten „Bar“, „EC-/Kreditkarte“, „Rechnung“ oder „Kredit“. Ansonsten stimmt der Kassenbestand laut Abschlussbon („Z-Bon“) nicht mit dem tatsächlichen Bestand überein. Hier gibt es in der Finanzverwaltung durchaus die Auffassung, dass bei häufigen Abweichungen der Kassenbestände aufgrund der unzutreffenden Erfassung von baren und unbaren Geschäftsvorfällen die Kassenführung als nicht ordnungsgemäß einzustufen ist.

Falls man sich doch mal vertippt haben sollte (z. B. „Bar“ gedrückt und der Kunde zahlt dann doch mit Karte), dann haben die meisten WWS eine Funktion „Zahlungsart ändern“, mit welcher der Vorgang vor dem endgültigen Tagesabschluss korrigiert werden kann. Ansonsten ist die Abweichung im Rahmen des Kassensturzes zu dokumentieren! Generell zu empfehlen ist, die Kassendifferenzen im täglichen Kassensturz (Abgleich Soll-/Istbestand) in die Kasse als Ein- bzw. Auszahlung zu übernehmen. Dies gilt erst recht im Hinblick auf die ab 2018 mögliche unangemeldete „Kassennachschau“ des Finanzamtes.

Probleme ergeben sich bei „Backoffice-Kassen“ bzw. „Taxplätzen“, also Rechnern, auf denen das Kassenfenster z.B. für Rezeptbearbeitungen aktiv ist, die aber nicht über einen Z-Bon abgeschlossen werden bzw. nicht in den Sammel-Abschlussbon („S-Bon“) einfließen. Hier sollten keine kassenrelevanten mit „Bar“ abgeschlossenen Vorgänge enthalten sein, da diese letztlich als Einnahme nicht der Besteuerung unterlegen haben. Binden Sie diese Rechner daher in den täglichen Kassenabschluss mit ein!

Bar-Stornos, also kassenrelevante Umsatzminderungen, sollten stets dokumentiert werden. Bei den meisten Systemen wird bei Rückzahlungen an den Kunden automatisch ein „Auszahlungsbeleg“ gedruckt, der vom Kunden zu unterschreiben ist. Bei allen weiteren Bar-Stornos (z. B. durch Bedienerfehler) muss eine separate Dokumentation erfolgen. Soweit möglich, sollten alle weiteren nicht kassenrelevanten Stornierungen (z. B. in der Faktura) an Backoffice-Rechnern durchgeführt werden, um eventuelle „Verfälschungen“ der Kassendatei zu vermeiden.

Unstimmigkeiten können sich bei Kreditverkäufen und bei der Barzahlung von zuvor fakturierten Ausgangsrechnungen ergeben. Leider werden mit der Kredittaste abgeschlossene Kassenvorgänge nicht in allen Systemen zutreffend dargestellt. Richtig wäre es, wenn in den Kassendaten bereits bei der Kreditgewährung ein Umsatz erfasst wird, während der anschließende Bezahlvorgang erfolgsneutral behandelt wird. Bei einigen Systemen wird der Umsatz allerdings erst bei der Bezahlung „verbucht“. Dies ist dann problematisch, wenn es umfangreiche offene (unbezahlte) Kreditverkäufe im System gibt, da dann eine Besteuerung der Umsätze noch nicht erfolgt ist.

Auch die Barzahlung von über die Faktura erstellten Ausgangsrechnungen kann zu Problemen führen, wenn diese nicht zutreffend im System erfasst werden. Hier sollte der in der Kundendatei vorhandene offene Posten in die Kasse „geholt“ werden, um diesen dann über die Bezahlung auszugleichen. Da der Umsatz bereits über die fakturierte Ausgangsrechnung im System erfasst wurde, würde andernfalls u. U. eine doppelte Umsatzerfassung vorliegen.

Aus lohnsteuerrechtlichen Aspekten empfiehlt es sich, Personalverkäufe separat im WWS zu erfassen. Dafür sollten die Mitarbeiter als Kunde mit einer individuell vereinbarten abweichenden Preisbasis im WWS angelegt sein und ihre Einkäufe über dieses Konto verbuchen. Die Bezahlung kann bar, mit EC-Karte oder als Nettoabzug auf der Gehaltsabrechnung erfolgen. Zur Erfassung in der Fibu können monatlich entsprechende Ausgangsrechnungen über die Faktura oder ein Ausdruck des Mitarbeiter-Kundenkontos erzeugt werden.

Auch für die Warenentnahmen des Inhabers sollte ein Kundenkonto im WWS existieren, über das die Entnahmen erfasst werden und wo als Preisbasis der effektive Zugangspreis (also nach Abzug der Einkaufsrabatte) hinterlegt ist. Eine höhere Bezugsbasis könnte zur Verbuchung eines unnötig hohen Umsatzes führen. Da die Entnahmen nicht bezahlt werden, müssen die offenen Vorgänge über die Faktura bzw. Kreditverwaltung manuell auf „bezahlt“ gesetzt werden. Abzuraten ist in jedem Falle davon, die Entnahmen mit „Rabatt = 100 %“, also mit VK = 0 über die Kasse einzugeben oder bei POS-Systemen ohne eine Erfassung über die Kasse einfach nur den entsprechenden Bestand manuell zu verringern. In beiden Fällen wird im WWS kein Umsatz erfasst, was bei Aufdeckung im Rahmen der Betriebsprüfung zu einer Steuernachzahlung führen kann.

Sowohl Einnahmen aus verkauften Gutscheinen als auch aus erhaltenen Mietkautionen für Milchpumpen etc. stellen keine zu versteuernden Umsätze dar! Zu empfehlen ist daher, generell diese Gelder zunächst als „Einzahlung“ in der Kasse zu erfassen. Bei Einlösung der Gutscheine bzw. Rückgabe der Kaution kann dann eine entsprechende „Auszahlung“ in der Kasse erfolgen. Der Verkaufsvorgang im Zusammenhang mit der Gutscheineinlösung ist dann ungekürzt als Kassenumsatz zu erfassen. Einige Systeme bieten eine komfortable „Gutscheinverwaltung“ an.

Anders verhält es sich bei unentgeltlichen Gutscheinen bzw. „Talern“. Diese sind bei Einlösung vom Kunden wie ein Rabatt umsatzmindernd zu erfassen.

Dipl.-Kfm. Ralf Dreczko, ECOVIS Grieger Mallison Potsdam Steuerberater, 14467 Potsdam, E-Mail: ralf.dreczko@ecovis.com