Worauf Sie bei den Bewerbungsunterlagen achten sollten

Die Sichtung der Bewerbungsunterlagen ist der erste entscheidende Schritt bei der Personalauswahl. Denn wenn Sie etwas übersehen, können Kandidaten mit Potenzial viel zu früh unwiderruflich aussortiert werden.

Aus dem Anschreiben lässt sich bereits ein erster Eindruck über die Person gewinnen: So können Sie z.B. erkennen, ob der Bewerber sich auf Ihre Anzeige bezieht oder ob er eine „Vorlage“ verwendet, die er womöglich an mehrere Arbeitgeber gleichzeitig sendet. Sie sehen auch, wie viel Mühe er sich gegeben hat: Ist seine Bewerbung etwa frei von formalen Fehlern (sind Datum und Unterschrift vorhanden etc.) sowie von Grammatik- und Rechtschreibfehlern?

Wenn Sie den Lebenslauf vor sich liegen haben, sticht als erstes das Foto ins Auge. Behalten Sie beim Betrachten jedoch immer im Hinterkopf, dass Sie leicht einer Urteilsverzerrung unterliegen können, dem sogenannten „Attraktivitätseffekt“: Personen, die gut aussehen, werden nämlich im Hinblick auf ihre Kompetenzen besser bewertet als unattraktive Menschen. Folgen Sie hier also Ihrem Bauchgefühl, laufen Sie Gefahr, geeignete und kompetente Kandidaten zu übersehen.

Lücken im Lebenslauf werden häufig negativ bewertet. Denn fälschlicherweise wird angenommen, dass die entsprechenden Bewerber weniger gewissenhaft, zielorientiert und leistungsmotiviert sind. Viel aussagekräftiger dagegen ist ein „roter Faden“ im Werdegang des Kandidaten. Können Sie eine Logik im Lebenslauf erkennen?

Häufig werden Bewerber mit einer langjährigen Berufs- oder Führungserfahrung bevorzugt. Dabei ist weniger die Dauer der beruflichen Erfahrung von Bedeutung, sondern eher die Vielfalt an Kenntnissen, die ein Bewerber mitbringt. Und diese ist nicht unbedingt besser, wenn der Kandidat schon lange – dafür aber immer in derselben Position – gearbeitet hat. Wichtiger kann es z.B. sein, dass er sich neuen Herausforderungen gestellt hat. Denn nur hierdurch entwickelt man sich weiter.

Suchen Sie einen neuen Mitarbeiter, so definieren Sie automatisch die wichtigste Mindestvoraussetzung: Ein Apotheker muss eine Approbation vorweisen, ein PTA die Berufserlaubnis. Fachkenntnisse (z.B. Berufsabschluss, Weiterbildung, Fortbildung) werden als „Hard Skills“ bezeichnet und sind recht einfach durch Zeugnisse und Urkunden nachzuweisen.

Zu den Hard Skills zählen auch Zusatzausbildungen und -qualifikationen Ihrer Bewerber (Fach-Apotheker bzw. -PTA, Promotion etc.). Nehmen Sie diese ebenfalls „unter die Lupe“, selbst wenn sie scheinbar nichts mit der Pharmazie zu tun haben. Nicht ausschließlich das pharmazeutische Detailwissen, sondern vor allem die Vielfalt an Kompetenzen verspricht ein besonderes Potenzial.

Beachten Sie: Ein Fortbildungszertifikat ist nicht mit der vorhandenen fachlichen Kompetenz gleichzusetzen, denn Sie können ihm nicht entnehmen, wie intensiv sich der Kandidat mit dem entsprechenden Veranstaltungsinhalt auseinandergesetzt hat.

Neben den Hard Skills gibt es die sogenannten „Soft Skills“. Sie umfassen alles, was dazu beiträgt, die zwischenmenschliche Kommunikation und Interaktion optimal zu gestalten. Im Gegensatz zu den Hard Skills sind die Soft Skills nicht einfach aus den Unterlagen ersichtlich.

Da in der Apotheke der Umgang mit Kunden im Vordergrund steht, erweisen sich die Soft Skills als fast genauso wichtig wie die fundierten Fachkenntnisse. Empathie, Selbstkontrolle oder Kontaktfreudigkeit sind Beispiele für soziale Kompetenzen, die bei Ihren Bewerbern und Mitarbeitern stark ausgeprägt sein sollten. Somit stellt sich die Frage: „Wie erkenne ich die sozialen Kompetenzen der Bewerber?“

Jüngste Untersuchungen zeigen zwar, dass das Ausmaß der Freizeitaktivitäten in einem positiven Zusammenhang mit der Ausprägung der sozialen Kompetenzen steht. Die Korrelation scheint aber schwach zu sein. Arbeitspsychologen raten deshalb generell davon ab, Freizeitaktivitäten bei Personalentscheidungen zu berücksichtigen: Es bestehe die Gefahr, dass Bewerber gezielt solche Aktivitäten angeben, die auf die Stellenbeschreibung passen.

Zeugnisse haben zum einen nur dann eine gute Aussagekraft, wenn man berücksichtigt, unter welchen Bedingungen die Noten erzielt wurden. Diese Noten spiegeln jedoch zum anderen die Leistungen der Kandidaten in der Vergangenheit wider und haben umso weniger Aussagekraft, je weiter die Ausbildung oder das Studium in der Vergangenheit liegt. Eine reine Beurteilung nach Noten ist deshalb nicht empfehlenswert.

Deswegen sollten Sie weitere Aspekte berücksichtigen, die eventuell schlechtere Noten erklären und einen Hinweis auf die Leistungsmotivation des Bewerbers geben können, z.B.:

• Musste der Bewerber bereits während des Studiums oder der Ausbildung Kinder oder einen pflegebedürftigen Angehörigen versorgen?
• Ist der Bewerber aus dem Ausland gekommen und hatte möglicherweise zunächst sprachliche Probleme?
• Ist das Studium bzw. die Ausbildung in der Regelzeit absolviert worden?
• Haben sich die Leistungen im Verlauf des Studiums oder der Ausbildung verbessert oder verschlechtert?

Ein Arbeitszeugnis liefert zwar u.a. durch die Beschreibung der Aufgabenbereiche interessante Informationen, sollte jedoch nicht als Grundlage für eine Einstellung oder Ablehnung des Kandidaten dienen: Arbeitszeugnisse müssen positiv formuliert werden und dürfen den weiteren beruflichen Weg nicht verbauen. Bestimmte Formulierungen können dennoch den Konventionen entsprechend darauf hindeuten, dass vielleicht doch nicht alles so positiv gewesen ist. Leider jedoch sind nicht alle Arbeitgeber mit diesen Konventionen vertraut. Deswegen ist hier die Frage berechtigt, ob eine bestimmte Formulierung mit Absicht oder durch Unkenntnis des Verfassers gewählt wurde.

Inzwischen geben einige Kandidaten bereits bei der schriftlichen Bewerbung Kontaktdaten von Ausbildern, Professoren oder früheren Vorgesetzten an. So haben Sie als potenzieller neuer Chef im Vorfeld die Möglichkeit, auch von diesen Personen mehr über den Kandidaten zu erfahren.

Beachten Sie dabei aber, dass es sich bei Informationen von Dritten lediglich um deren subjektive Einschätzungen handelt. So kann es sein, dass eine Person nur Positives über den Bewerber berichtet, weil dieser „etwas bei ihr gut hat“ – oder auch nur Negatives, z.B. aus Enttäuschung (etwa über eine Kündigung).

Falls Ihr Bewerber im Anschreiben um eine vertrauliche Behandlung der Unterlagen bittet, scheidet die Option „Informationen von Dritten“ natürlich aus.

Grundsätzlich folgen Menschen auch bei der Bewerberauswahl ihrer Intuition und entscheiden nach Sympathie. Doch ob die Zusammenarbeit erfolgreich wird, lässt sich erst herausfinden, wenn man den Kandidaten besser kennenlernt. Wie Sie das stille Potenzial von Bewerbern beim ersten persönlichen Kontakt entdecken können und was zu beachten ist, um nicht gänzlich Stereotypen zu folgen, lesen Sie im zweiten Teil.

Tatiana Dikta, B.Sc. Psychologie und PTA, Fachkraft für betriebliches Gesundheitsmanagement und Stressmanagementtrainerin, E-Mail: tatiana.dikta@gmail.com