Macht ein Fahrtenbuch im neuen Jahr Sinn?

Wer einen Pkw im Betriebsvermögen hält und diesen umfangreich privat nutzt, fährt mit der 1%-Regelung womöglich recht gut. Danach wird als Ausgleich dafür, dass sämtliche Kosten des Fahrzeugs als Betriebsausgaben die Steuerlast drücken, monatlich 1% des Bruttolistenpreises (für E-Fahrzeuge gelten Sonderregelungen) als Betriebseinnahme angesetzt. Zusätzlich erfolgt ein pauschaler Ansatz für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb. Die "Listenpreisregelung" kommt jedoch nur zur Anwendung, wenn das Fahrzeug mindestens zu 50% betrieblich genutzt wird.

Hinweis: Wem der pauschal ermittelte Wert für die Privatnutzung zu hoch ist, der kann durch ein Fahrtenbuch den tatsächlichen Privatanteil (in Prozent) nachweisen und die "Besteuerung" auf diesen Teil begrenzen. Allerdings muss man sich für ein komplettes Kalenderjahr festlegen.

Apothekerin Mellweg nutzt ihren älteren Geschäftswagen mit einem Bruttolistenpreis von 65.000€ auch für Privatfahrten. Der betriebliche Nutzungsanteil beträgt 55%. Die Fahrzeugkosten belaufen sich im Jahr 2021 auf 7.500€. Da sie über der Apotheke wohnt, entfallen die Fahrten zum Betrieb.

Die Gewinnerhöhung berechnet sich nach der 1%-Regelung grundsätzlich wie folgt:

Private Fahrten: 65.000€ x 1% x 12 Monate = 7.800€

Weil die anzusetzenden Einnahmen für die Besteuerung der Privatnutzung die gesamten Fahrzeugkosten übersteigen, darf sich Frau Mellweg auf die sog. Kostendeckelung berufen. Das bedeutet: Der Privatanteil wird auf 7.500€ begrenzt. Unterm Strich kann sie also gar keine Kosten für das Fahrzeug absetzen.

Hinweis: Hätte sie im Jahr 2021 ein Fahrtenbuch geführt, müsste Frau Mellweg "lediglich" einen Privatanteil in Höhe von 3.375€ (7.500€ x 45%) versteuern. Auf diese Weise wäre ihr ein Betriebsausgabenabzug für die Kfz-Kosten von immerhin 4.125€ erhalten geblieben (7.500€ x 55%).

Wenn Sie sich für ein Fahrtenbuch entscheiden, sollten Sie allerdings wissen, dass Finanzämter dieses nur akzeptieren, wenn es ordnungsgemäß geführt ist. Konkret werden folgende Angaben zwingend erwartet:

• Datum jeder einzelnen Fahrt
• Art der Fahrt (Wohnung-Betrieb, privat, betrieblich)
• Ausgangspunkt und Reiseziel
• Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder Fahrt
• Reisezweck (aufgesuchter Geschäftspartner, betrieblicher Anlass etc.)

In der Vergangenheit haben bereits kleinere Fehler zu Beanstandungen geführt, selbst wenn die Finanzgerichte zum Teil großzügiger entscheiden. Weitere Tipps zu häufigen Fehlerquellen finden Sie im AWA 11/2017.

Wenn Sie ein Fahrtenbuch "elektronisch führen", erleichtert das die Arbeit zwar etwas, es gibt allerdings selbst in diesen Fällen keine Garantie für eine steuerliche Anerkennung. Auch bei elektronischen Fahrtenbüchern sind zeitnahe Eintragungen unerlässlich (vgl. AWA 13/2019).

Hinweis: In welchen Fällen ein Fahrtenbuch tatsächlich Sinn macht, ist stark einzelfallabhängig. Dabei spielt auch eine Rolle, ob täglich größere Strecken von der Wohnung zur Apotheke zurückgelegt werden müssen. In jedem Fall sollten Sie dies zumindest kurz vorab mit Ihrem steuerlichen Berater besprechen.

Helmut Lehr, Dipl.-Finanzwirt (FH), Steuerberater, 55437 Appenheim