Welche Lösung passt am besten?

In unserem ersten Artikel (vgl. AWA 12/2022) zu Dokumenten-Management-Systemen (DMS) haben wir die Grundzüge eines DMS erläutert, einen groben Überblick über die am Markt existierenden Systeme und die verschiedenen Technologien gegeben sowie die Anbieter in verschiedene Kategorien eingeteilt. Im zweiten Teil nehmen wir die fünf für Apotheken besondersrelevanten DMS-Lösungen genauer unter die Lupe.

Marktführer bei Apotheken ist die Firma Bitma Solutions GmbH mit gut 1.200 Apotheken-Anwendern. Es handelt sich dabei um ein auf die speziellen Bedürfnisse der Apotheken ausgerichtetes DMS auf Basis der ELO-ECM Suite (ELO=Elektronischer Leitz Ordner, ECM=Enterprise-Content-Management) mit einer zentralen Dokumentenablage auf einem Server, automatisierten Prozessen (Workflows) und der Möglichkeit einer Anbindung der Warenwirtschaft per Schnittstelle. Mit dem System können sämtliche Dokumente sowie E-Mails per Drag & Drop sowie Rechnungen aus Online-Archiven direkt abgespeichert werden. Viele apothekentypische Aufgaben können in Prozessschritten organisiert werden. Enorm zeitsparend ist exemplarisch der Abgleich von Bestelldaten mit den nachträglich übersendeten Belegen in der Warenwirtschaft.

Bitma Solutions bietet seinen Kunden in der Einführungsphase rund 20 Standardmasken für verschiedene Prozesse an und verfügt über 150 Stichwortlisteneinträge im Basisarchiv, die individuell erweiterbar sind. Damit ist es für Apotheken möglich, ihre Dokumente in einer apothekenspezifischen Ordnerstruktur abzulegen, Exporte zum Steuerberater durchzuführen und Prozesse grundlegend zu optimieren. Dabei gibt es jederzeit Unterstützung seitens des Anbieters. Bei Einführung der Software fallen im ersten Jahr zunächst Kosten in fünfstelliger Höhe an, dafür winkt als Gegenfinanzierung eine deutliche Arbeitszeitersparnis. Die Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro wird deutlich erleichtert.

Eine kostengünstigere Version auf 240-Basis ist die "kleine" Lösung ELO Office. Sie ist zwar frei erhältlich, allerdings nicht apothekenspezifisch. Vieles muss selbst erarbeitet und eingerichtet werden. ELO Office eignet sich vor allem für Einzel-Apotheken, die nur einen geringen Umfang an Belegen archivieren und E-Rechnungen revisionssicher ablegen wollen. Die Treuhand Hannover hat mit einem IT-Partner eine apothekenspezifische Ordnerstruktur für ELO Office entwickelt und kann ihren Mandanten zudem eine direkte Exportfunktion zum Steuerbüro anbieten. Diese Leistung ist exklusiv für Mandanten der Treuhand Hannover.

Der DMS-Anbieter Blue Bizz setzt mit Apotune auf eine komplette Prozessintegration. Verschiedene Tools wie das Aufgabenmanagement, der Botendienst, das QMS sowie die Termin- und Personalplanung werden mit der DMS-Lösung verknüpft. Rund 1.000 Apotheken nutzen die Software. Aus allen Anwendungsbereichen können Dokumente in einem cloudbasierten, deutschen Rechenzentrum GoBD-konform abgelegt und archiviert werden (GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Es existieren vorbelegte Ordner zu Finanzen, Labor, Personal, Geräteverwaltung, Fuhrpark usw. Durch Archivierung und Verschlagwortung lassen sich Dokumente schnell finden. Aufgrund der Web-Anbindung kann auch filialübergreifend gearbeitet werden.

Der Apotune-Ansatz ist insofern interessant, weil viele Anwendungsmodule aufeinander aufbauen, stetig erweitert und durch "learning by doing" verbessert werden.

Pharmatechnik hat mit Ixos Orbiz ein vollständig ins Warenwirtschaftssystem (WWS) integriertes DMS geschaffen. Dieses ist bei Apotheken beliebt, da bereits alle im WWS enthaltenen Belege ohne weitere Verschlagwortung im DMS gespeichert sind. Fremddokumente lassen sich per Scan oder Dateiimport hinzufügen. Der Export der Belege zum Steuerberater erfolgt selektiv. Dokumente können mit einem digitalen Stempel signiert werden, sodass auch eine Versionierung und Änderungshistorie möglich sind. Die Schulung zum System wird über eine eigene Online-Lernwelt ermöglicht. Das Modul kann von der Apotheke selbst aktiviert werden und ist zunächst kostenlos. Abgerechnet wird über den benötigten Speicherbedarf, sodass sich die Kosten über die Jahre mit steigendem Speicherbedarf sukzessive erhöhen.

Ein weiterer apothekenspezifischer Anbieter ist Amagno. Bei der gleichnamigen DMS-Lösung werden die Daten in einer Cloud in einem deutschen Rechenzentrum abgespeichert, können aber auch auf einen lokalen Datenspeicher oder per Datev zum Steuerbüro übertragen werden. Den Anforderungen an die GoBD und DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union) wird Rechnung getragen.

Besonderheit bei Amagno ist, dass ein IT-Partner eine apothekenspezifische Ordnerstruktur entwickelt hat, die man per Klick aus der Programmoberfläche installieren kann. Dokumente können per OCR und über sog. "Magnetisierungsprofile" (Bestimmung von Dokumententypen und darin enthaltenen Merkmalen) erfasst, abgelegt sowie digital gestempelt werden. Der DMS-Einstieg ist kostengünstig möglich, die Kosten steigen dann mit weiterem Speicherplatz über die Jahre an.

Ralf Dreczko, Diplom-Kaufmann, Treuhand Hannover GmbH Steuerberatungsgesellschaft,, 10115 Berlin, E-Mail: ralf.dreczko@treuhand-hannover.de

Christian Meyer, Diplom-Ökonom, Treuhand Hannover GmbH, Steuerberatungsgesellschaft, 30519 Hannover, E-Mail: christian.meyer@treuhand-hannover.de