Schnell finden statt lange suchen

Immer mehr Dokumente werden nur noch auf digitalen Wegen übermittelt – entweder per E-Mail oder zum Abruf über ein Portal. So stellen aktuell viele Großhändler den Papierversand ihrer monatlichen Sammelrechnungen ein und bieten diese nur noch zum Download auf einem Onlineportal an.

Theoretisch können Sie sich für alle digitalen Dokumente, die Tag für Tag in Ihrer Offizin ankommen, einfach eine Ordnerstruktur auf Ihrem PC einrichten und dort alles abspeichern. Abgesehen davon, dass dies mit der Zeit unübersichtlich wird und die Dokumentensuche sehr zeitraubend sein kann, gibt es auch rechtliche Probleme: Eine solche Ablage von Dokumenten, die nach dem Handels- und Steuerrecht aufbewahrungspflichtig sind, ist nach den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) praktisch nicht zulässig (Details siehe Info).

Für den Umgang mit Dokumenten in Unternehmen hat die Finanzverwaltung umfangreiche Anforderungen definiert. Diese sind in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ laut
BMF-Schreiben vom 28.11.2019 zusammengefasst.

Insbesondere die dort genannten Grundsätze der Ordnung und Unveränderbarkeit werden durch eine „planlose Sammlung und Aufbewahrung“ nicht erfüllt. Dies wird nur durch sogenannte „revisionssichere“ Dokumenten-Management-Systeme gewährleistet. Zudem wird gefordert, dass elektronisch eingehende Belege in dem Format aufbewahrt werden müssen, in dem sie empfangen werden. Das führt faktisch – zumindest für finanzamtsrelevante
Belege – zu einer DMS-Pflicht!

Außerdem muss für die Ordnungsmäßigkeit der elektronischen Bücher laut GoBD eine Verfahrensdokumentation („Finanzamt-QMS“) vorhanden sein. Für die darin festgelegten Organisationsanweisungen sollen zur Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften Kontrollen mit einem internen Kontrollsystem (IKS) eingerichtet, ausgeübt und protokolliert werden. Dies gilt explizit auch für die Umwandlung von Papier- in elektronische Dokumente („ersetzendes Scannen“).

Der große Vorteil von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) liegt darin, dass sie eine datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente ermöglichen. Dabei werden die digitalisierten Dokumente mithilfe eines IT-Systems einsehbar und nutzbar gemacht. Es gibt eine Vielzahl von Anbietern und Lösungen, wobei – je nach Speicherort der Daten – zwischen zwei Technologien unterschieden wird:

• Bei cloudbasierten DMS-Lösungen werden die Daten in einer Cloud-Infrastruktur gespeichert, die entsprechenden Rechenzentren müssen in der EU angesiedelt sein. Vorteil ist die hohe Flexibilität – je nach Nutzerzahl und Speicherbedarf kann beliebig nach oben oder unten skaliert werden. Zudem ist der Installationsaufwand gering.
• Bei On-Premises-Lösungen werden die Daten auf lokalen Servern gespeichert, die in der Apotheke stehen. Das führt in der Regel zu deutlich höheren Investitionskosten und einer geringeren Flexibilität. Die Dokumente müssen für die gesamte Dauer der Aufbewahrungspflichten vorgehalten werden, was vermutlich in einer externen Cloud eher gewährleistet ist. Dafür sollten Sie bei einer Cloudlösung bedenken, dass Sie bei einer Trennung vom gewählten DMS-Anbieter unter Umständen keinen Zugriff mehr auf Ihre Daten haben.

Tipp: Neben einer revisionssicheren Archivierung bieten Ihnen DMS auch die Möglichkeit, digitale Workflows einzurichten, mit deren Hilfe aufwendige manuelle Prozesse abgelöst werden können.

Entscheidend ist, dass Sie sich vor der Einführung eines DMS in Ruhe überlegen, welche Dokumente und Workflows einbezogen werden sollen: Sie können die Software z.B. nur für die „finanzamtsrelevanten“ Belege, für die eine revisionssichere Archivierung vorgeschrieben ist, nutzen, oder Sie digitalisieren weitestgehend alle in der Apotheke anfallenden Dokumente. Schließlich gibt es in der Offizin ja auch zahlreiche außersteuerliche Aufbewahrungspflichten z.B. nach der Apothekenbetriebsordnung, dem Arzneimittel-, Transfusions- oder Betäubungsmittelgesetz etc. Auch hier gilt: Selbst das einfachste und günstigste DMS bietet Ihnen hundert Mal mehr Möglichkeiten und Sicherheit als die beste Ordnerstruktur auf Ihrem PC.

Ein wesentlicher Vorteil, den Ihnen alle Dokumenten-Management-Systeme bieten, ist die deutliche Zeitersparnis durch eine sichere, effiziente Dokumentenablage sowie zugleich optimierte Betriebsabläufe: In der Regel lässt sich durch standardisierte digitale Prozesse einiges an Ressourcen einsparen. Zudem bieten diese ein wirksames „Gegenmittel“, um der immer stärkeren Bürokratisierung des Apothekenalltags etwas entgegenzuhalten. Weitere Vorteile von DMS sind die Platzeinsparungen – Papierunterlagen können nach der Digitalisierung in einem revisionssicheren DMS vernichtet werden – und natürlich der geringere Papierverbrauch.

Eine Besonderheit von DMS ist, dass die Belege für eine revisionssichere Archivierung zunächst „verschlagwortet“ werden müssen. Das heißt, dass beim Speichern die wichtigsten Schlagworte in einer Eingabemaske eingegeben werden müssen. Bei Eingangsrechnungen sind dies z.B. die Lieferanten, das Rechnungsdatum, die Rechnungs- und ggf. Kundennummer sowie der Rechnungsbetrag. Die gängigen Lösungen besitzen hierfür eine sogenannte „OCR“ (automatische Texterkennung), mit der diese Werte automatisiert ausgelesen werden. Der Dateiname wird in der Regel automatisch vom System vergeben, kann aber bei Bedarf manuell abgeändert werden. Über diese Schlagworte lassen sich sämtliche Dokumente in einem DMS-Archiv in Sekundenschnelle finden – ein riesiger Vorteil gegenüber der oft mühsamen und zeitaufwendigen Suche in Leitz-Ordnern und Schubladen. Manche Lösungen bieten darüber hinaus auch noch eine Volltextsuche der archivierten Dokumente.

Bevor Sie von den Vorteilen eines DMS profitieren können, steht allerdings die Einführung. Und die kann es durchaus in sich haben, führt eine solche Software doch zu grundlegend anderen – stärker digitalisierten – Arbeitsabläufen in der Apotheke.

Tipp: Informieren Sie sich im Vorfeld ausführlich bei den Anbietern und auch bei Kollegen, die bereits ein DMS im Einsatz haben, über die Möglichkeiten der verschiedenen Systeme und testen Sie diese ggf. mit Demo-Versionen. Mindestens genauso wichtig: Binden Sie Ihre Mitarbeiter in der Entscheidungs-, spätestens aber Einführungsphase aktiv mit ein. Diese müssen ebenfalls für die Arbeit mit einem DMS geschult und motiviert werden: Nur wenn Sie als Apothekeninhaber bzw. -leiter Ihr Team auf dem Weg in eine digitale Dokumentenverwaltung mitnehmen, werden Sie die Vorteile, die sich daraus ergeben, wirklich voll ausschöpfen können.

Grundsätzlich lassen sich die am Markt verfügbaren Dokumenten-Management-Systeme, die für Apotheken in Frage kommen, in drei Kategorien einordnen:

1. Im Warenwirtschaftssystem (WWS) integrierte DMS

In diese Kategorie fällt zum einen die DMS-Lösung „ORBIZ“ von Pharmatechnik, die voll in „IXOS“ integriert ist; zum anderen bietet Noventi/Awinta mit „aDocu“ ein DMS, das optimal ins eigene WWS „PROKAS“ integriert ist.

Der Vorteil einer solchen integrierten Lösung liegt darin, dass die bereits in Ihrem WWS erzeugten Belege ohne weitere Verschlagwortung im DMS gespeichert werden. Das spart natürlich Verwaltungsarbeit. Tagesabschlüsse, Fakturarechnungen und über die MSV3-Schnittstelle übermittelte Lieferscheine des Großhandels werden ohne Ihr Zutun automatisch abgelegt. Weitere finanzamtsrelevante Belege wie Kassenausgaben oder Wareneingangsrechnungen werden im laufenden Prozess der Auszahlung bzw. Warenannahme gescannt und abgelegt. Als manueller Aufwand verbleiben nur das Importieren bzw. Einscannen von Belegen außerhalb des Warenwirtschaftssystems wie z.B. Telefon- oder Werbekosten.

2. Auf Apotheken spezialisierte DMS-Lösungen

Hierunter fällt zum einen die gleichnamige Lösung der im fränkischen Erlangen ansässigen bITma solutions GmbH sowie die ApoTune-Lösung des Systemhauses blue:bizz GmbH mit Sitz in Dorsten. Last but not least bietet der in Oldenburg ansässige DMS-Spezialist Amagno ein apothekenspezifisches Software-Paket.

bITma solutions baut technologisch auf die Lösung des Stuttgarter DMS-Spezialisten ELO Digital auf, die man entsprechend den besonderen Anforderungen des Apothekenmarktes angepasst hat. Die Franken haben bereits seit 2006 einen besonderen Fokus auf Apotheken und dürften insofern auch Marktführer in der Branche sein. BitmaSolutions bietet zahlreiche branchenspezifische Lösungen: Dazu zählt unter anderem das bITma Apothekenarchiv sowie etliche Workflows wie z.B. ein Rechnungseingangs-Modul inklusive Retaxation und Großhandelsabgleich. BitmaSolutions setzt auf ein On-Premises-Konzept, die Anfangsinvestitionen inklusive Server liegen im fünfstelligen Bereich. Die Lösung bietet sich insbesondere für Apotheken an, die ihre Dokumente komplett digital aufbewahren und darüber hinaus eine große Auswahl an integrierten Workflows nutzen wollen.

Im Gegensatz dazu setzt blue:bizz mit ApoTune auf eine modular aufgebaute, cloudbasierte DMS-Lösung: So bietet z.B. das Modul ApoTune PaperFree eine GoBD-konforme Archivlösung, ApoTune QM ein digitales Qualitätsmanagement und das Modul Drive eine digitale Botendienst-Steuerung. blue:bizz zählt nach eigenen Angaben derzeit gut 600 Apothekenkunden.

3. Branchenübergreifende DMS

In diese Kategorie fällt die Mehrzahl der Anbieter von Dokumenten-Management-Systemen, unter anderem die Softwarehäuser Docuware, Windream, d.velop, Optimal Systems und ecoDMS.

Hier stehen eventuelle Kostenvorteile wegen Skalierungseffekten dem Nachteil entgegen, dass das DMS grundsätzlich an die apothekenspezifischen Bedürfnisse angepasst werden muss. Die sollten vor dem Hintergrund der starken Regulierung des Apothekenmarktes keinesfalls unterschätzt werden! Insofern erfordern solche Lösungen ggf. eine längere, aufwendige Einführungsphase.

Unbedingt zu empfehlen ist es, die Einführung eines DMS auch gleich mit einer digitalen Daten-Übermittlung an den Steuerberater per Belegtransfer zu koppeln. Damit schlagen Sie gewissermaßen „zwei Fliegen mit einer Klappe“ – nämlich einer vereinfachten Belegübermittlung und revisionssicheren Aufbewahrung Ihrer Dokumente.

Die Einführung eines DMS ist grundsätzlich als Digitalisierungsvorhaben einzustufen, wofür es verschiedene Fördermöglichkeiten in Form von Kostenzuschüssen der öffentlichen Hand gibt. Die unterschiedlichen Förderprogramme des Bundes und der Länder sind kaum zu überblicken und ändern sich zudem ständig. Das bekannteste Programm ist „Digital jetzt“ des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz, das allerdings nur in Form eines Losverfahrens angeboten wird. In diesem Kontext könnten Sie ggf. auch von Ihrem Steuerberater detailliertere Informationen sowie eine konkrete Hilfestellung bekommen.

Ralf Dreczko, Diplom-Kaufmann, Treuhand Hannover, 10115 Berlin, E-Mail: ralf.dreczko@treuhand-hannover.de

Christian Meyer, Diplom-Ökonom, Treuhand Hannover GmbH, Steuerberatungsgesellschaft, 30519 Hannover, E-Mail: christian.meyer@treuhand-hannover.de