Staatlich verordnete Prozessoptimierung

Ab dem 01. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) für den inländischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen auszustellen. Der Gesetzgeber gibt dabei Anforderungen an die technische Ausgestaltung, den Umfang der Pflicht sowie verschiedene Zeitpunkte vor, zu denen Unternehmen ihre Ausgangsrechnungen als E-Rechnungen ausstellen müssen.

Das Gesetz definiert eine E-Rechnung als eine Rechnung, die in einem strukturierten, elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Entscheidend dabei ist nicht nur die elektronische Erstellung der strukturierten Rechnungsdaten, sondern auch deren elektronische Übermittlung und Empfang. Die E-Rechnung muss eine elektronische Verarbeitung der Rechnungsangaben ermöglichen.

PDF-Dateien und andere unstrukturierte Formate wie Word- (.docx), Excel- (.xlsx) oder Bilddateien (zum Beispiel .tif oder .jpeg) erfüllen die gesetzlichen Anforderungen an E-Rechnungen nicht! Auch wenn solche Dateien elektronisch erstellt, gesendet und empfangen werden können, handelt es sich lediglich um digitale Abbildungen von Rechnungen. Da diese Formate keine strukturierte Datenbasis besitzen, erlauben sie keine elektronische Weiterverarbeitung der Rechnungsinformationen und gelten daher nicht als E-Rechnungen.

Grundsätzlich gibt es keine festen Technologieanforderungen für die E-Rechnung. Das bedeutet, dass das strukturierte elektronische Format zwischen Rechnungsaussteller und -empfänger grundsätzlich frei vereinbart werden kann. Ab dem 01. Januar 2025 muss das Format jedoch den Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 für elektronische Rechnungen entsprechen. Demnach muss das Format entweder eine vollständige und korrekte Extraktion der geforderten Daten im EN-16931-Standard erlauben, oder mit dem Standard interoperabel sein.

In Deutschland basieren insbesondere die beiden führenden Formate XRechnung und ZUGFeRD auf der Norm EN 16931. Beide sind bereits im Einsatz und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen.

Bei der XRechnung handelt es sich um ein im öffentlichen Auftragswesen bereits gängiges Rechnungsformat. Es besteht aus einer XML-Datei. Zur Nutzung bedarf es eines Visualisierungstools. Anderenfalls ist das Format für das menschliche Auge nicht lesbar. Einige Warenwirtschaftssoftware-Anbieter binden entsprechende Tools direkt in ihr System ein. Ansonsten steht im Internet kostenlose Software zur Visualisierung zur Verfügung.

Bei dem ebenfalls bereits genutzten ZUGFeRD-Format handelt es sich um ein sogenanntes „hybrides Rechnungsformat“. Dabei werden die Rechnungsdaten in einer PDF-Datei übermittelt, die den strukturierten Datensatz als Anlage enthält.

Als Unternehmer sind Sie zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet, wenn Sie Leistungen an einen anderen inländischen Unternehmer erbringen. Kleinunternehmer sollen von dieser Pflicht laut Jahressteuergesetz 2024 ausgenommen werden, wobei die Zustimmung dazu seitens des Bundesrates noch aussteht.

Für folgende Rechnungen brauchen Sie auch zukünftig keine E-Rechnung auszustellen:

• Rechnungen über Leistungen, die nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind (beispielsweise Vermietung, Heilbehandlungsleistungen),
• Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 €,
• Fahrausweise,
• Rechnungen an ausländische Unternehmer,
• Rechnungen an private Endverbraucher/Kunden/Patienten.

Grundsätzlich tritt die E-Rechnungspflicht ab dem 01. Januar 2025 in Kraft. Allerdings ist zu unterscheiden zwischen der Pflicht, eine Rechnung zu empfangen und der Pflicht, eine Rechnung auszustellen.

Ab dem 01. Januar 2025 gilt die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen. Der bisherige gesetzliche Vorrang von Papierrechnungen entfällt ebenso wie die Pflicht, dem Erhalt von E-Rechnungen explizit zuzustimmen. Das bedeutet, dass Ihre Geschäftspartner Ihnen ab Januar E-Rechnungen zusenden können, ohne dass Ihre ausdrückliche Zustimmung erforderlich ist.

Für den Vorsteuerabzug müssen Sie künftig auf die erhaltene E-Rechnung zurückgreifen, da Sie keinen Anspruch mehr auf eine alternative (Papier-)Rechnung haben. Diese Empfangspflicht gilt für alle inländischen Unternehmer – unabhängig davon, ob sie selbst E-Rechnungen ausstellen oder umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringen.

Wichtig: Damit müssen auch Vermieter, Ärzte und Betreiber von PV-Anlagen in der Lage sein, E-Rechnungen ab 01. Januar 2025 empfangen zu können.

Ebenfalls ab dem 01. Januar 2025 gilt die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen zwischen inländischen Unternehmern. Das Gesetz sieht für Rechnungsaussteller jedoch Übergangsfristen vor (siehe Tabelle 1).

Auch für die Ausstellung der E-Rechnung arbeiten die Warenwirtschaftssoftware-Anbieter an Lösungen, damit keine zusätzliche Software in der Apotheke angeschafft werden muss.

Auch E-Rechnungen sind für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist zu archivieren. Diese beträgt derzeit für Rechnungen, die als Buchungsbelege gelten, acht Jahre. Die Frist beginnt mit dem Jahr der Ausstellung der E-Rechnung.

Grundsätzlich ist bei der Archivierung von Rechnungen darauf zu achten, dass diese in der ursprünglichen Form und unveränderbar aufbewahrt werden: Nachträgliche Änderungen müssen ersichtlich sein! Für E-Rechnungen bedeutet dies, dass sie elektronisch und versionierbar aufbewahrt werden, beispielsweise über ein Dokumenten-Management-System. Diese Anforderungen sind insbesondere für den strukturierten Datenteil relevant.

Die XML-Datei einer E-Rechnung darf auch während des Archivierungsprozesses nicht durch Formatumwandlung gelöscht werden. Denn während der Aufbewahrungsfrist muss die maschinelle Auslesbarkeit der E-Rechnung durch die Finanzverwaltung gewährleistet sein.

Wichtig: Die Umstellung auf E-Rechnung muss auch in den Prozessbeschreibungen Ihrer Verfahrensdokumentation berücksichtigt werden.

Die prozessuale Umstellung ist eine weitere Herausforderung für Unternehmer. Es handelt sich aber um eine Pflichtaufgabe. Positiv daran ist: Die Umstellung eröffnet zugleich viele Möglichkeiten, die Rechnungstellung deutlich einfacher und effizienter zu gestalten. Durch diese Prozessoptimierung wird das ohnehin knappe Personal entlastet und kann an anderer Stelle sinnvoller eingesetzt werden.

Wir empfehlen Ihnen, sich frühzeitig mit den Prozessabläufen in Ihrer Apotheke zu beschäftigen und die Übergangsfrist bis 2027 zu nutzen, um die technischen Voraussetzungen für das Ausstellen von E-Rechnungen zu erfüllen.

Michael Volkhausen, Steuerberater – Fachberater für die Umstrukturierung von Unternehmen, Treuhand Hannover Steuerberatung und Wirtschaftsberatung für Heilberufe GmbH, michael.volkhausen@treuhand-hannover.de