Ein Grund mehr, die Prozesse zu optimieren

Bereits in unserer Marktübersicht zu Dokumenten-Management-Systemen (DMS) in AWA Nr. 12/2022 („Schnell finden statt lange suchen“) haben wir die wachsende Bedeutung einer möglichst durchgängig digitalen Buchführung thematisiert und auf die Anforderungen diesbezüglich vonseiten der Finanzverwaltung hingewiesen. Eine Kernaussage war, dass elektronisch eingehende Belege auch in dem Format aufbewahrt werden müssen, in dem sie empfangen werden. Diese Anforderung erlangt nun durch die verpflichtende Einführung der E-Rechnung (vgl. AWA 23/2024, S. 12 f.) eine neue Dimension.

Eine E-Rechnung liegt nur dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Dies beinhaltet einen strukturierten Datensatz, der i. d. R. aus einer XML-Datei besteht und maschinell auslesbar sein muss. In Deutschland sind bereits zwei gängige Formate im Einsatz:

• Das „X-Rechnung“-Format besteht nur aus einer XML-Datei. Hier wird zur Lesbarmachung eine Software benötigt.
• Das „ZUGFeRD“-Format besteht aus einer PDF-Datei, die die XML-Datei als Anlage enthält.

Die XML-Datei muss alle für eine ordnungsmäßige Rechnung erforderlichen Pflichtangaben (gemäß § 14 und 14 a Umsatzsteuergesetz) enthalten. Weil damit alle für eine Verbuchung notwendigen Angaben vorliegen, kann aus einer E-Rechnung mit Hilfe einer Software auch gleich ein Buchungssatz erzeugt werden. Bislang mussten die digitalen Belege erst eine OCR-Erkennung (Optical Character Recognition, deutsch: optische Zeichenerkennung) durchlaufen. Nicht zuletzt berechtigt nach Ablauf der Übergangsfristen auch nur noch eine E-Rechnung dem Grunde nach zum Vorsteuerabzug, was bei Nichterfüllung der Anforderungen im Falle einer Betriebsprüfung besonders „wehtun“ dürfte.

Dies untermauert einerseits eine praktische DMS-Pflicht für finanzamtrelevante Belege und erleichtert andererseits die Arbeit mit Dokumentenmanagement-Lösungen: Schließlich entfällt dadurch das Einscannen – abgesehen von wenigen Ausnahmen (siehe unten) – , und auch die bislang manuelle oder OCR-basierte Verschlagwortung der Belege kann in Zukunft weitestgehend automatisiert erfolgen.

Das Ende der Übergangsfrist zum 31.12.2026, nach der alle Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (bis auf einige wenige Ausnahmen) nur noch digital in einem zulässigen E-Rechnungsformat ausgestellt werden dürfen, wird in Apotheken dazu führen, dass eingehende Papierbelege bald schon ins Hintertreffen geraten werden. Ausnahmen werden Kassenbons (bis maximal 250 Euro) sein, die als Ausgabe über Ihre Kasse oder per EC-Zahlung von Ihrem Bankkonto bezahlt werden.

Ausgehende Belege – das sind v. a. die über das Fakturaprogramm der Warenwirtschaft-Software (WWS) erstellten Ausgangsrechnungen – werden hiervon nicht betroffen sein, solange sie private Kunden betreffen. Natürlich werden die WWS-Anbieter auch dafür sorgen, dass Ausgangsrechnungen im E-Rechnungsformat generiert werden – etwa für Rechnungen an Ärzte oder andere Unternehmen.

Mit Einführung der E-Rechnung ergibt sich ein nahezu durchgängiger digitaler Prozess: Fast alle Belege liegen von der Entstehung bis zur Verarbeitung und Archivierung in digitaler Form vor. Apotheken werden damit quasi „gezwungen“ sein, ihre internen Prozesse grundlegend zu überdenken, um die Anforderungen der Finanzverwaltung auch in Zukunft verlässlich zu erfüllen.

In der Praxis wird die Finanzverwaltung von Unternehmen in Zukunft erwarten, dass die Daten des WWS als Grundlage des externen Rechnungswesens und der Besteuerung entsprechend in die Finanzbuchhaltung übernommen werden (vgl. AWA Nr. 6/2020, S. 6 f.). Dies wird üblicherweise bereits dadurch gewährleistet, dass so gut wie alle WWS-Lösungen über eine DATEV-Schnittstelle verfügen: Darüber können die Daten der Kasse, Faktura und Wareneingänge an das Steuerbüro übermittelt werden.

Auf Basis dieser Daten können nun entsprechende Buchungssätze erzeugt werden. Der zugehörige Buchungsbeleg liegt damit aber noch nicht vor und muss für eine ordnungsgemäße Buchhaltung auf anderem Wege an das Steuerbüro übermittelt werden, denn es gilt die alte „Buchhalterweisheit“: „Keine Buchung ohne Beleg!“ Dies geschah bisher überwiegend dadurch, dass die Belege entweder in Papierform oder bereits digital (gescannt) übertragen wurden. Das dürfte nun aber spätestens ab 2027 weitestgehend der Vergangenheit angehören. Damit stellt sich die Frage, wie digitale Belege künftig aufbewahrt und in der Buchhaltung verarbeitet werden können.

Faktisch wird es darauf hinauslaufen, dass die E-Rechnungen im Originalformat an das Steuerbüro übermittelt werden (müssen). Denn im Falle einer Betriebsprüfung ist es zweckmäßig, wenn beim Export der Daten aus der Finanzbuchhaltung die E-Rechnung mit dem Buchungssatz verknüpft ist. Anderenfalls müssten die in der Apotheke anfallenden E-Rechnungen der Finanzverwaltung im Originalformat zur Verfügung gestellt werden.

Apotheken werden insofern gezwungen sein, ihre internen Prozesse grundlegend zu überdenken, um die Anforderungen der Finanzverwaltung auch in Zukunft verlässlich zu erfüllen. Dies schließt auch mit ein, dass die Belege ordnungsgemäß in der Finanzbuchhaltung verarbeitet werden können, was wiederum einen möglichst „smarten Workflow“ vom Eingang des Beleges in der Apotheke bis zur endgültigen rechtssicheren Verbuchung im Steuerbüro erforderlich macht.

Am einfachsten für alle Beteiligten dürfte es daher sein, wenn ein Export aus der WWS oder DMS als zusammenhängende Verknüpfung der Buchungsdaten mit dem dazugehörigen Beleg erfolgt. Hierzu existieren bereits verschiedene Softwarelösungen, die überwiegend die Steuerberatersoftware DATEV nutzen.

So hat z. B. der Warenwirtschaftsanbieter Pharmatechnik die vorhandene DATEV-Schnittstelle mit dem integrierten DMS ORBIZ dergestalt verknüpft, dass die im System erzeugten Buchungsdaten mit den zugehörigen, im DMS abgelegten digitalen Belegen in einem Arbeitsschritt an das DATEV-Rechenzentrum exportiert werden können. Von dort kann das Steuerbüro diese dann eins zu eins in die Finanzbuchhaltung übernehmen.

Dies betrifft die Daten der Kasse, Faktura und Wareneingänge. Eingehende Belege, die nicht mit Daten der Warenwirtschaft zusammenhängen – also alle Kostenrechnungen, die keine Wareneingänge darstellen – werden dabei separat als digitale Belege exportiert. Wurden bislang mit Hilfe einer OCR-Erkennung die zugehörigen Buchungssätze generiert, so dürfte dieses Prozedere künftig vom strukturierten Datenformat der E-Rechnung abgelöst werden.

Weiterhin bietet auch die Firma Noventi/Awinta eine vergleichbare Lösung für die WWS PROKAS an – und zwar über die Zusatzsoftware aDocu. Auch nicht in die WWS integrierte DMS-Lösungen, wie z. B. ELO, können aus einem Beleg bzw. zukünftig aus einer E-Rechnung einen Buchungssatz erzeugen und diesen zusammen mit dem digitalen Beleg an das DATEV-Rechenzentrum bzw. die DATEV-Software übermitteln.

Nachteil bei diesen Lösungen ist, dass die im WWS erstellten buchhaltungsrelevanten Vorgänge unter Umständen von den anhand des Beleges erstellten Buchungssätzen abweichen können, da hier keine Verknüpfung besteht.

Die Einführung der E-Rechnung sollte nicht nur als weitere bürokratische Belastung gesehen werden, sondern als Anstoß, sich der ohnehin nicht aufzuhaltenden Digitalisierung zu stellen und die eigenen Prozesse in der Offizin zu optimieren. Belohnt wird dieser Aufwand durch eine deutliche Zeitersparnis bei den (vorbereitenden) Tätigkeiten der Buchführung in der Apotheke sowie eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten infolge eines insgesamt deutlich verbesserten, durchgängig digitalen Workflows.

Im Idealfall sollte das für Sie als Apothekeninhaber/-in Zeit für Ihre pharmazeutischen und/oder unternehmerischen Aufgaben freisetzen – oder auch einfach für etwas mehr Freizeit sorgen.

Ralf Dreczko, Diplom-Kaufmann, Treuhand Hannover Steuerberatung und Wirtschaftsberatung für Heilberufe GmbH, Niederlassung Berlin, ralf.dreczko@treuhand-hannover.de