„Einmal Schleudergang, bitte!“

Das Leben hält allerhand Überraschungen bereit – mal schöne, mal weniger erfreuliche, die plötzlich ungefragt an die Tür klopfen. Bei mir war es die Insolvenz meiner ehemaligen vier Apotheken, die sich von September 2023 bis August 2024 hinzog und eine echte Ausnahmesituation darstellte. Drei Betriebe konnte ich verkaufen, eine Apotheke musste ich schließen, die jedoch sehr wahrscheinlich wieder eröffnet wird.

Wie es dazu gekommen ist und was die Ursachen und Hintergründe dafür waren, das beschreibe ich in diesem Artikel – und auch, warum ich heute im Rückblick für diese Erfahrung sogar dankbar bin. Ich möchte mit meinen Erfahrungen alle Kollegen ermutigen, die mit ihrem Betrieb gerade selbst vor größeren finanziellen Herausforderungen stehen, den Kopf nicht hängen zu lassen: Es gibt verschiedene Möglichkeiten, einen Betrieb, der in Schieflage geraten ist, erfolgreich zu sanieren – auch ohne Insolvenz.

Aber auch diejenigen Kollegen, die auf finanziell stabilen Beinen stehen, können von meinen Erfahrungen bestimmt einiges lernen – unter anderem wie man als Unternehmer Engpässen aktiv vorbeugen kann.

Im Rückblick erkenne ich mehrere Faktoren, die nach der Corona-Pandemie ungünstig zusammengewirkt und die wirtschaftliche Basis meiner vier Apothekenbetriebe zunehmend ausgehöhlt haben. Das führte schließlich zu einem Circulus vitiosus, der seine eigene Dynamik entwickelte und sich ab einem bestimmten Zeitpunkt nicht mehr umkehren ließ.

Nachfolgend finden Sie eine Zusammenfassung dieser Negativfaktoren.

Ich habe meine ehemaligen vier Apotheken in einer „guten“ Zeit während der Niedrigzinsphase 2018 und 2019 gekauft, und meine Investitionskosten lagen damals bei fast 4 Mio. €. Bis März 2020 ging der Businessplan auch auf. Doch dann schmolz das Betriebsergebnis aus verschiedenen Gründen zusammen: Die Corona-Pandemie spielte ebenso rein wie das Rx-Skonti-Verbot, die hohen Personalkosten, die anhaltenden Lieferengpässe, der wachsende Anteil an Hochpreisern sowie die Herausforderungen rund um die E-Rezept-Einführung (s. u.). Die Finanzierungskosten blieben aber dieselben – und damit ging die Schere zwischen Erträgen und Kosten gefährlich auf.

Im Rückblick muss ich konstatieren, dass es ein Fehler war, bei den Banken nicht konsequent nachzuverhandeln, um bessere Konditionen für meine Finanzierung zu bekommen.

Die Hauptverschreiber meiner vier Apotheken (internistische Hausarzt- und allgemeinmedizinische Praxen) hatten selbst ihre liebe Not mit der Organisation des E-Rezepts und der Kommunikation an die Patienten. Kamen diese nach dem Arztbesuch direkt in unsere Apotheken, waren die E-Rezepte teilweise noch nicht freigegeben. Stammkunden kamen auch noch ein zweites Mal – und selbst dann ließ das E-Rezept mitunter noch auf sich warten. Natürlich sprachen wir mit den Ärzten vor Ort und sorgten dafür, dass die Kunden bis zum Abend via Botendienst ihre Arzneimittel erhielten. Unterm Strich hat uns die holprige Einführung des E-Rezepts aber deutliche Einbußen bei den Rezeptkunden beschert.

Die Zeitverzögerung bei der Freigabe von E-Rezepten hat zur Verärgerung und Abwanderung von Kunden geführt. Die Probleme der TI-Server, dass E-Rezepte nicht eingelesen werden konnten, taten ihr Übriges, sodass wir beim wichtigen Rx-Geschäft empfindliche Einbußen hinnehmen mussten.

Die schon seit mehreren Jahren anhaltenden Lieferengpässe führten zu einer temporären Kundenabwanderung und somit zu Umsatzeinbußen. Viele Kunden hatten zwar Verständnis, dennoch brauchten sie ihr Arzneimittel jetzt und begannen mit der Suche nach einer anderen Apotheke. Zwar konnten wir die Situation dank filialübergreifendem Warenaustausch ein wenig puffern, und viele Stammkunden haben uns auch die Treue gehalten. Dennoch haben wir aufgrund der Lieferengpässe Kunden und damit auch Umsatz eingebüßt.

Der Anteil hochpreisiger Arzneimittel, die wir belieferten, nahm ab 2023 dramatisch zu: Hatten wir bis Ende 2022 noch zwischen 15 und 20 Hochpreiser pro Monat und Apotheke abgegeben, so stieg diese Zahl bis Mitte 2023 auf gut 30. In einer Filiale waren es sogar 48 in einem Monat. Da wir die teuren Medikamente vorfinanzieren mussten, war der Kontokorrent schnell erschöpft. Zwar konnte ich diesen vereinzelt überziehen – das hatte jedoch seinen Preis: So hat eine Bank Mitte 2023 im Rahmen der vereinbarten Kontoüberziehung 7,99 % p. a. Zinsen erhoben – darüber hinaus schossen die Zinsen bei einer geduldeten Kontoüberziehung auf 12,99 % p. a. in die Höhe! Das war ein wesentlicher Faktor, der mir die BWA „zerschossen“ und Liquidität geraubt hat.

Heute weiß ich: Ich muss den Steuerberater führen – nicht umgekehrt! Dafür braucht es allerdings einen nüchternen Blick für die eigenen Zahlen, den man am besten im Austausch mit Kollegen bekommt. Mein Fehler war es, dass ich mich zu sehr auf die Rückmeldung meines Steuerberaters verlassen habe. O-Ton: „Ich liefere Ihnen die Kennzahlen. Stimmen die nicht, melde ich mich schon bei Ihnen.“ Heute würde ich pro Quartal ein Gespräch führen, um die finanziellen Ziele und Belastungen der nächsten Monate zu besprechen und konkrete Schritte zu definieren.

Ich muss den Steuerberater führen – nicht umgekehrt! Und ich werde nie mehr länger als sechs Wochen auf eine BWA warten. Nach zwei Wochen muss diese auf dem Tisch sein.

2023 und 2024 mussten wir wegen hoher Krankenstände auf Vertretungspersonal zurückgreifen. Die Qualität (Beratung, Freundlichkeit, Servicegedanke) war jedoch sehr heterogen, und es gab vermehrt Beschwerdebriefe von Stammkunden. Überdies hatten meine ehemaligen Mitarbeiter im Nachgang zusätzliche Arbeit, weil beispielsweise Rezepte falsch bedruckt wurden. Und das, obwohl alle Apotheken einen „Vertreter-Ordner“ hatten, in dem alle wichtigen Prozesse dokumentiert waren. Das war eine Belastung für das Betriebsklima ebenso wie für die Kundenbindung.

Der Dokumentationsaufwand insbesondere nach der Corona-Pandemie nahm immer mehr zu, unter anderem für die Dokumentation von Lieferengpässen. Obwohl das Personal durch unser modernes Warenwirtschaftssystem und Kommissionierautomaten in allen vier Betrieben so weit wie möglich entlastet wurde, ging durch den hohen Aufwand für die Dokumentation viel Arbeitszeit verloren.

Wir haben die Insolvenz in Eigenverwaltung von Anfang an offen an die Kunden kommuniziert und auch, dass die Apotheken verkauft werden sollen. Dazu befragte mich auch ein Journalist der Lokalausgabe des Kölner Stadtanzeigers. Prompt stand am nächsten Tag ohne Absprache mit mir ein Artikel darüber in der Zeitung, der sehr missverständlich formuliert war. Die Kunden interpretierten den Bericht so, dass die Apotheken geschlossen würden. Fragen wie: „Wann schließen Sie denn?“ und „Wann muss ich mich um eine neue Apotheke kümmern?“ belasteten die Mitarbeiter.

Einen entscheidenden Punkt habe ich leider zu spät erkannt: Eine Apotheke zu leiten ist primär Verwaltung und Management. Meine Leidenschaft für Pharmazie und kreative Lösungen ist dabei völlig auf der Strecke geblieben.

Die Auswirkungen des missverständlichen Artikels zur Insolvenz meiner Apotheken im Kölner Stadtanzeiger waren gravierend: Nach dessen Erscheinen im Januar 2024 sackte die Kundenzahl schlagartig ab – in der Hauptapotheke von 230 auf 160 Kunden pro Tag. Das war ein Rückgang um 30 %!

Mit dem Wissen von heute hätte ich vor zwei Jahren einige grundsätzliche Änderungen vorgenommen, um die drohende Krise noch abzuwenden: Das wäre zum einen eine fundierte Marktanalyse gewesen, um schneller auf Veränderungen reagieren zu können. Zum anderen hätte ich eine strikte Finanzkontrolle und strategische Liquiditätsplanung eingeführt, um drohende Engpässe zu verhindern.

Von der ersten Erkenntnis, dass die Zahlen meiner Apotheken aus dem Ruder laufen, bis zur Einsicht, dass eine Insolvenz unausweichlich war, vergingen etwa sechs Monate. Anfangs hielt ich an der Hoffnung fest, dass ich die angespannte finanzielle Situation durch interne Maßnahmen noch retten könnte: So habe ich etliche Verträge, die zum Teil noch von meinen Vorgängern stammten, gekündigt und mir dadurch kurzfristig etwas Liquidität verschafft.

Jedoch spitzten sich die Probleme weiter zu, und irgendwann waren die finanziellen Rücklagen erschöpft. Mir wurde schmerzhaft klar, dass eine Insolvenz unvermeidlich war. In dieser Phase schämte ich mich zutiefst und Schuldgefühle begleiteten mich. Schließlich habe ich als Arbeitgeberin Verantwortung gegenüber meinen Mitarbeitern!

Am 11.09.2023 traf ich die Entscheidung: keinen Tag länger! Jetzt mache ich Nägel mit Köpfen. Ich rief bei drei Kanzleien an, die sich auf Insolvenzrecht spezialisiert hatten: Die ersten beiden rieten mir zur sofortigen Privatinsolvenz, der Fachanwalt für Insolvenzrecht aus der dritten Kanzlei schlug mir ein anderes Modell vor: die Insolvenz in Eigenverwaltung, bei welcher der Wert der Apotheken erhalten bleibt. Am 15.09.2023 unterschrieb ich die Vollmacht und bekam eine Sachwalterin an die Seite gestellt, die das ganze Verfahren begleitete. Von da an ging es Schlag auf Schlag.

Auf juristischer Seite standen mir zwei Kanzleien bei: die Kanzlei des Fachanwaltes für Insolvenzrecht inklusive der Spezialisten für Arbeits- und Steuerrecht sowie die Kanzlei der Sachwalterin. Einmal pro Woche informierten wir uns gegenseitig per Online Jour fixe lückenlos zum Status quo und den nächsten Schritten. Zudem standen wir anfangs auch per Mail fast täglich in Kontakt, bis wir alle Kreditoren informiert hatten.

Betriebswirtschaftlich musste ich zwei Dienstleister beauftragen, die die Buchhaltung übernahmen und für das Amtsgericht die Zahlen aufbereiteten. Einmal im Monat erhielt ich einen Forecast, der auch für die Sachwalterin bestimmt war.

Die Gehälter der ersten drei Insolvenzmonate wurden von der Insolvenzgeldumlage bezahlt. Ein spezieller Dienstleister kümmerte sich darum. Das verschaffte den Apotheken einen kleinen Puffer.

Besonders belastend war, dass ich die Insolvenz am Anfang als persönliches Scheitern sah. Ich hatte so viel Zeit und Energie in die Apotheken investiert und nun plötzlich das – Misserfolg! Existenzängste und Selbstzweifel waren in dieser Phase meine ständigen Begleiter.

Persönlich standen mir in dieser schwierigen Phase einige sehr gute Freunde bei. Da reichte manchmal ein kurzes Gespräch oder einfach nur ein „Hallo!“ Wohltuend war auch der Austausch mit anderen Unternehmern, von denen einige selbst durch eine Insolvenz gegangen waren und zwischenzeitlich erfolgreich eine neue Firma gegründet hatten. Diese Gespräche gaben mir Zuversicht.

Während dieser Zeit ging ich durch viele emotionale Höhen und Tiefen. An dem Tag, an dem ich die Vollmacht an den Fachanwalt unterschrieb, machte ich mich an die Arbeit, ein Konzept für meine neue Firma zu schreiben. Tage mit Tränen und Existenzängsten wechselten sich ab mit Tagen voller Hoffnung, weil mir meine neue Firma eine Perspektive eröffnete, endlich meine Leidenschaft für Pharmazie und Gesundheit ausleben zu können. Bedingungslose Unterstützung bekam ich von meiner Familie und einigen echten Freunden. Auch die meisten meiner ehemaligen Mitarbeiter verhielten sich sehr loyal: Gemeinsam kämpften wir für den Erhalt aller vier Apotheken.

Enttäuschend war hingegen das Verhalten einiger Geschäftspartner, die sich in der Krise abwandten, sowie ehemaliger privater und beruflicher Weggefährten, die plötzlich auf Tauchstation gingen.

Verdichten sich die Hinweise, dass Ihre Zahlen aus dem Ruder laufen? Dann sollten Sie unbedingt SOFORT professionelle Hilfe in Anspruch nehmen! Es empfiehlt sich, mehrere Kanzleien zu kontaktieren, weil i. d. R jede eine andere Lösung vorschlägt.

Theoretisch wäre auch eine Restrukturierung meiner Apotheken nach StaRUG ohne Insolvenz möglich gewesen – wenn ich diesbezüglich früher Bescheid gewusst hätte. Zum Zeitpunkt der Liquiditätsprobleme war diese Option aber nicht mehr realisierbar. Manchmal ist der richtige Zeitpunkt entscheidend!

Ich hatte in meinem Umfeld zwei Unternehmer, die schon mal eine Insolvenz durchgemacht haben. Sie konnten mir durch fachliche und menschliche Unterstützung besonders helfen. Leider ist schon das Wort „Insolvenz“ sehr schambehaftet. Mir tat es gut, darüber zu reden – damit ging plötzlich die Schwere weg. Auch habe ich die Erfahrung gemacht, dass viele Menschen mit solchen Situationen nicht umgehen können und sich in ihrer Verunsicherung abwenden.

In den letzten Monaten habe ich viel über Freundschaft und Verlässlichkeit gelernt. Natürlich hat es weh getan, dass sich ehemalige Freunde und auch Kollegen von mir abwandten. Dafür habe ich von fremden Menschen viel Unterstützung und Hilfestellung bekommen.

Ich bin nun um eine sehr wichtige Erfahrung reicher. Genau das hilft gerade einem befreundeten Unternehmer, der vor zwei Monaten selbst Insolvenz anmelden musste. Wir telefonieren regelmäßig und ich „füttere“ ihn mit meinen Erfahrungen. Ich unterstütze ihn sowohl menschlich als auch fachlich und merke dabei, wie wohltuend es für mich selbst ist, dass ich jemand anderem in vergleichbarer Situation etwas von seiner (Zukunfts-)Angst und Verunsicherung abnehmen kann.

Aber auch die menschlichen Enttäuschungen waren im Rückblick wichtig für mich: Sie haben mich zum Nachdenken gebracht und ich gehe heute viel achtsamer mit anderen Menschen um als noch vor zwei Jahren.

Im wirtschaftlichen Sinn sind es vor allem zwei Lektionen, die ich durch die Insolvenz gelernt habe:

1. Ruhe Dich niemals auf deinen bisherigen Erfolgen aus!
2. Cash first: Vor allem anderen muss eine lückenlose Liquiditätsplanung stehen.

Seit jeher schlägt mein Herz für Prävention und Gesundheitsoptimierung. Das bringe ich nun mit meiner neuen Firma zum Ausdruck, denn: Das Leben geht weiter!

Aus berufspolitischer Sicht fände ich es sinnvoll, wenn Kammern bzw. Verbände Kollegen, die mit ihren Betrieben in finanzielle Schieflage geraten, konkrete Hilfestellungen anbieten. Auch als wichtiges Signal: "Wir helfen Dir, wir sind für Dich da!"

Nadine Freialdenhoven, ehemalige Inhaberin des Freialdenhoven- Apotheken-Verbunds, 50171 Kerpen, E-Mail: n.freialdenhoven@web.de